La presiunile HUNEDOARA LIBERĂ, Consiliul Județean a „desecretizat”, în sfârșit, Raportul de control.

 

Miercuri, 7 februarie, Consiliul Județean a făcut public raportul. Vi-l prezentăm integral mai jos:

______________________________

JUDETUL HUNEDOARA                                                          AVIZAT,

CONSILIUL JUDETEAN                                                        PRESEDINTE

SERVICIU AUDIT PUBLIC INTERN                                 Bobora Mircea Flaviu 

 

   RAPORT DE AUDIT PUBLIC INTERN EXCEPTIONAL 

 

  1. INTRODUCERE

 

Subsemnatele: Plesa Mastici Octavia Gabriela si Popa Andreea Carmen – auditori la Serviciul de audit public intern din cadrul Consiliului Judetean Hunedoara, in baza Ordinului de serviciu nr. 10554/24.07.2017, am efectuat o misiune de audit public intern exceptionala la Spitalul Judetean de Urgenta Deva, in conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare si ale Hotararii Guvernului nr. 1086/2013 de aprobare a Normelor meodologice generale privind exercitarea activitatii de audit public intern.

Datele de identificare a misiunii de audit public intern

Tema misiunii de audit public intern :

 Platile asumate prin angajamente legale si bugetare pentru bunuri, lucrari si servicii efectuate in perioada 01.01.2009-30.06.2017;

Inregistrarea, urmarirea si recuperarea creantelor in perioada 01.01.2013-30.06.2017”

 Durata actiunii de auditare:

 Misiunea de audit public intern s-a efectuat in perioada 01.08.2017 – 29.09.2017 si a cuprins intervalul 01.01.2009 – 30.06.2017.

Scopul actiunii de auditare:

 Scopul misiunii de audit public intern  este de a da asigurări asupra modului de organizare si desfăşurare a activităţii financiar-contabile, în conformitate cu cadrul legislativ şi normativ, iar obiectivele acestuia au în vedere:

1.Atribuirea si derularea contractelor de achizitie publica;

2.Inregistrarea achizitiilor in contabilitate;

3.Platile si cheltuielile efectuate prin virament sau numerar;

4.Constituirea si raportarea creantelor si datoriilor ;

5.Urmarirea si incasarea creantelor;

6.Inregistrarea in contabilitate a creantelor.

Baza legala a actiunii de auditare:

-Legea nr.672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile si completarile ulterioare;

-Hotararea Guvernului nr. 1086/2013 de aprobare a a Normelor meodologice generale privind exercitarea activitatii de audit public intern;

-Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificarile si completarile  ulterioare;

-Legea nr. 82/1991- legea contabilitătii, republicata, cu modificarile si completarile  ulterioare;

-Ordin M.F.P. nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea şi conducerea contabilităţii instituţiilor publice, Planul de conturi pentru instituţiile publice şi instrucţiunile de aplicare a acestuia, cu modificarile si completarile  ulterioare;

-Ordonanta nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata, cu  modificarile si completarile  ulterioare;

-Ordinul M.F.P. nr. 923/2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv şi a Codului specific de norme profesionale pentru persoanele care desfăşoară activitatea de control financiar preventiv propriu;

Ordinul MFP nr. 522/2003 aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, cu  modificarile si completarile  ulterioare;

-Decretul nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operaţiilor de casa ale unităţilor socialiste;

-Legea nr. 95/2006 privind reforma in domeniul sanatatii, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare;

-Hotararea nr. 774/2000 pentru aprobarea Regulamentului de aplicare a dispoziţiilor Ordonanţei Guvernului nr. 1/2000 privind organizarea activităţii şi funcţionarea instituţiilor de medicina legală;

Ordonanta nr. 1/2000, privind organizarea activităţii şi funcţionarea instituţiilor de medicină legală,  republicată, cu modificarile si completarile ulterioare;

-Legea nr. 32/1994 privind sponsorizarea.

Instrumente si tehnici utilizate: 

-verificarea  – in vederea asigurarii validarii, confirmarii si acuratetei inregistrarilor

in contabilitate,

Tehnicile de verificare utilizate au fost :

-comparatia – pentru sumele aprobate la plata si sumele platite,

-examinarea – pentru detectarea erorilor in completarea documentelor,

-garantarea – pentru verificarea realitatii operatiilor inregistrate in evidenta contabila,

-esantionarea – pentru analiza intocmirii documentelor,

-observarea fizica – in vederea formarii unei pareri proprii privind  modul de intocmire si emitere a documentelor,

-observarea directa – in vederea formarii unei pareri proprii privind  modul de desfasurare a activitatii la.

Documente si reglementari specifice unitatii care au fost consultate 

Documentele si reglementarile specifice unitati auditate care au fost consultate in timpul misiunii sunt urmatoarele:

– hotararile consiliului judetean din perioada 2010-2017 referitoare la tema misiunii,

– hotararile consiliului judetean de aprobare a BVC si a situatiilor financiare anuale pentru   perioada auditata,

– deciziile interne privind tema misiunii,

– regulamentul de organizare si functionare,

– organigrama, statul de functii,

– contracte, fisele postului personalului cu atributii in domeniul auditat,

– situatiile financiare anuale pe perioada 20009 – 2016 si situatiile financiare trimestriale la 30.06.2017,

– balantele de verificare pentru perioada 2009 – 30.06.2017

– procese verbale si rapoarte de control incheiate pana la data prezentei;

–  alte documente .

Date de identificare a unitatii auditate:

Spitalul Judetean de Urgenta Deva, cu sediul in municipiul Deva, str. 22 Decembrie, nr. 58, jud. Hunedoara este unitatea sanitară cu paturi, de utilitate publică, cu personalitate juridică, care asigură asistenţă medicală de specialitate, preventivă, curativă şi de recuperare a bolnavilor internaţi şi a celor prezentaţi in ambulatoriu de pe teritoriul arondat şi funcţionează în baza Legii nr.95/2006 privind reforma în domeniul sănătăţii, cu modificările şi completările ulterioare.

In perioada supusa auditului si in timpul misiunii de audit intern exceptional, conducerea executiva a entitatii a fost asigurata de:

– d-l Florea Dan Calin Constantin –manager – ordonator tertiar de credite – din data de 01.01.2009 si pana la data de 01.07.2010;

– d-l Didilescu Silviu George –manager – ordonator tertiar de credite – din data de 01.07.2010 si pana la data de 24.05.2012;

– d-na Stanescu Vetuta –manager interimar –ordonator tertiar de credite – din data de 28.05.2012 si pana la data de 25.07.2012;

– d-l Laza Calin Mircea – manager interimar –ordonator tertiar de credite – din data de 26.07.2012 si pana in data de 13.02.2013;

-d-l Laza Calin Mircea – manager –ordonator tertiar de credite – din data de 14.02.2013 si pana in data de 15.09.2016;

-d-na Oros Livia – manager interimar –ordonator tertiar de credite – din data de 15.09.2016 si pana in data de 16.03.2017;

-d-l Berceanu Gabriel – manager interimar –ordonator tertiar de credite – din data de 16.03.2017 si pana in data de 20.07.2017;

-d-na Pera Stefanie Adina Ileana – manager –ordonator tertiar de credite – din data de 20.07.2017 si pana in prezent;

– d-na Stefanie Susana Margareta –director financiar-contabil –din data de 01.01.2009 si pana in data de 01.08.2010;

– d-na Stanescu Vetuta –director financiar-contabil interimar–din data de 01.08.2010 si pana in data de 16.04.2013

– d-na Stanescu Vetuta –director financiar-contabil –din data de 17.04.2013 si pana in data de 23.06.2015

– d-na Moldovan Cecilia -director financiar contabil interimar din data de 24.06.2015 si pana in data de 12.08.2016;

– d-l Arsoi Grigore -director financiar contabil interimar din data de 12.08.2016 si pana in data de 15.03.2017;

– d-na Fer Ioana Maria -director financiar contabil interimar din data de 15.03.2017 si pana in data de 15.09.2017.

– d-na Chis Georgeta Ileana -director financiar contabil interimar din data de 15.09.2017 si pana in prezent.

Regulamentul de organizare si functionare a fost aprobat prin Hotararea Consiliului Judetean Hunedoara nr. 124/2011, nr. 23/2013 si nr. 146/2014.

Statul de functii si Organigrama au fost aprobate prin Hotarararea  Consiliului Judetean Hunedoara nr. 198/2011, nr. 104/2012, nr. 212/2012, nr. 47/2013, nr. 124/2013, nr. 149/2013, nr. 209/2013, nr. 247/2013, nr. 30/2014, nr 98/2014 si nr. 146/2014.

Directorul financiar contabil are in subordine Serviciul financiar contabilitate (9 posturi) si Biroul Achizitii (6 posturi).

Potrivit Regulamentului de organizare si functionare Consiliul de administratie are in principal urmatoarele atributii:

-avizeaza bugetul de venituri si cheltuieli al spitalului, precum si situatiile financiare trimestriale si anuale;

-avizeaza programul anual al achizitiilor publice intocmit in conditiile legii;

-analizeaza modul de indeplinire a obligatiilor de catre membrii comitetului director si activitatea managerului si dispune masuri pentru imbunatatirea activitatii.

Conform Regulamentului de organizare si functionare Managerul unitatii are in principal urmatoarele obligatii in domeniul economico-financiar:

-răspunde de asigurarea realizării veniturilor şi de fundamentarea cheltuielilor în raport cu acţiunile şi obiectivele din anul bugetar pe titluri, articole şi alineate, conform clasificaţiei bugetare;

-aprobă şi urmareste realizarea programului anual de achiziţii publice;

-aprobă lista investiţiilor şi a lucrărilor de reparaţii curente şi capitale care urmează să se realizeze într-un exerciţiu financiar, în condiţiile legii, la propunerea consiliului medical si a comitetului director, cu avizul Consiliului Judetean Hunedoara;

– răspunde de respectarea disciplinei economico-financiare la nivelul secţiilor, compartimentelor şi serviciilor din cadrul spitalului, prin intermediul consiliului medical;

-îndeplineşte toate atribuţiile care decurg din calitatea de ordonator de credite, conform legii.

Comitetul director este format din Directorul medical, Directorul financiar – contabil si Directorul de îngrijiri, avand in principal urmatoarele atributii potrivit Regulamentului de organizare si functionare:

-elaboreaza proiectul bugetului de venituri si cheltuieli al spitalului, pe baza centralizarii de catre compartimentul economico-financiar a propunerilor fundamentate ale conducatorilor sectiilor si compartimentelor din structura spitalului, pe care il supune aprobarii managerului;

-urmareste realizarea indicatorilor privind executia bugetului de venituri si cheltuieli pe sectii si compartimente, asigurand sprijin sefilor de sectii si compartimente pentru incadrarea in bugetul alocat;

-la propunerea consiliului medical, intocmeste, fundamenteaza si prezinta spre aprobare managerului planul anual de achizitii publice, lista investitiilor si a lucrarilor de reparatii curente si capitale care urmeaza sa se realizeze intr-un exercitiu financiar, in conditiile legii, si raspunde de realizarea acestora;

Principalele atributii specifice ale Directorul financiar-contabil conform Regulamentului de organizare si functionare sunt:

-asigura si raspunde de buna organizare si desfasurare a activitatii financiare a unitatii, in conformitate cu dispozitiile legale;

-organizeaza contabilitatea in cadrul unitatii, in confomitate cu dispozitiile legale, si asigura efectuarea corecta si la timp a inregistrarilor;

-angajeaza unitatea prin semnatura alaturi de manager in toate operatiunile patrimoniale, avand obligatia, in conditiile legii, de a refuza pe acelea care contravin dispozitiilor legale;

– asigura intocmirea, circuitul si pastrarea documentelor justificative care stau la baza

inregistrarilor in contabilitate;

-raspunde de indeplinirea atributiilor ce revin serviciului financiar-contabilitate cu privire la exercitarea controlului financiar preventiv si al asigurarii integritatii patrimoniului;

-impreuna cu directorul/serviciul administrativ intocmeste si prezinta studii privind optimizarea masurilor de buna gospodarire a resurselor materiale si banesti, de prevenire a formarii de stocuri peste necesar, in scopul administrarii cu eficienta maxima a patrimoniului unitatii si a sumelor incasate in baza contractului de furnizare servicii medicale;

Potrivit Regulamentului de organizare si functionare Serviciul financiar –contabilitate are in principal urmatoarele atributii:

-exercitarea controlului financiar preventiv in conformitate cu dispozitiile legale;

-verificarea documentelor justificative de cheltuieli sub aspectul formei, continutului si legalitatii operatiunii;

-urmăreşte corelarea programului anual de achizitii publice cu creditele bugetare acordate unităţii;

– organizarea evidenţei tehnico-operative de gestiune, asigurarea ţinerii evidentelor corecte şi la zi;

-analizarea si pregatirea din punct de vedere financiar al evaluarii eficientei utilizarii mijloacelor materiale si banesti puse la dispozitia unitatii; luarea masurilor necesare pentru evitarea cheltuielilor neeconomicioase si inoportune;

-intocmirea instrumentelor de protocol si a documentelor de acceptare sau refuz a platii;

-verificarea documentelor justificative de cheltuieli sub aspectul formei, continutului si legalitatii operatiunii;           

La nivelul institutiei, conform datelor din evidenta contabila,  soldul contului de furnizori a avut urmatoarea evolutie:

-anul 2009 – 5.549.771,87 lei,

-anul 2010 –  4.229.331,31 lei, scadere cu aproximativ 23% fata de anul precedent,

-anul 2011 – 5.920.731,30 lei, crestere de aproximativ 40%, fata de anul precedent,

-anul 2012 – 9.815.636,26 lei, crestere de aproximativ 66%, fata de anul precedent,

-anul 2013 – 5.740.224,91 lei, scadere cu aproximativ 42%, fata de anul precedent,

-anul 2014 – 5.610.081,97 lei, scadere cu aproximativ 2%, fata de anul precedent,

-anul 2015 – 8.134.017,45 lei, crestere de aproximativ 45% fata de anul precedent,

-anul 2016 – 8.351.311,56 lei, crestere de aproximativ 3% fata de anul precedent,

-la 30.06.2017 – 11.661.499,12 lei, crestere cu aproximativ 2% fata de aceeasi perioada a anului precedent.

Din analiza informaţiilor de mai sus se observa oscilatii in datoriile institutiei catre furnizori, inregistrate la finele anului, astfel:  soldul contului de furnizori a crescut de la an la an în perioada 2011-2012 si in perioada 2015-30.06.2017, cu execptia anilor 2010, 2013 si 2015 cand s-au inregistrat scaderi fata de anii precedenti.

In perioada 01.01.2017 – 30.06.2017, Consiliul Judetean Hunedoara a alocat Spitalului Judetean de Urgenta Deva suma de 6.500.000 lei, pentru achitarea facturilor aferente perioadelor septembrie 2016 –decembrie 2016; cu toate acestea la 30.06.2017 spitalul mai are un sold de plata la furnizori de 11.661.499,12 lei. 

  1. CONSTATARI 

2.1. Respectarea prevederilor legale privind atribuirea si derularea contractelor de achizitie publica de medicamente si reactivi; Angajarea, lichidarea, ordonantarea si plata cheltuielilor, confirmarea legalitatii platii, mentiunea ”bun de plata si efectuarea receptiilor

CONSTATAREA:

Din analiza  datelor cuprinse in Programul anual al achizitiilor publice, intocmit si aprobat in perioada 01.01.2009-30.06.2017,  comparativ cu  volumul achizitiilor publice de produse (medicamente si reactivi) contractate, in aceeasi perioada,  si fata de prevederile bugetare alocate anual pentru medicamente si reactivi s-a constat ca:

  1. Achizitii publice de medicamente

– Programul anual al achizitiilor publice de medicamente, intocmit si aprobat, in perioada 01.01.2009-30.06.2017, a fost elaborat in baza referatelor de necesitate transmise de sectiile spitalului, fara a se proceda la punerea de acord cu nivelul prevederilor bugetare aprobate, aspect care reiese din situatia prezentata mai jos:

Nr.crt. Anul Planul Anual Achizitii Publice Buget aprobat % depasire PAAP fata de buget aprobat
0 1 2 3 4 =2/3%-100
1 2009 12.273.796 6.718.794 83
2 2010 16.891.080 10.242.952 65
3 2011 16.044.081 13.245.660 21
4 2012 58.953.314 14.311.000 312
5 2013 48.640.812 17.829.500 173
6 2014 37.492.086 14.646.500 156
7 2015 62.334.679 14.365.790 334
8 2016 36.424.270 17.892.000 104
9 2017 38.409.565 12.711.030 202

-Contractele de achizitii publice de medicamente au fost incheiate avand la baza Programul anual al achizitiilor publice aprobat, astfel ca in fiecare an institutia a inregistrat  depasiri fata de bugetul aprobat, conform situtiei de mai jos:

 

Nr.

crt.

Anul Planul Anual Achizitii Publice Buget aprobat Contracte % Depasiri buget fata de contract
0 1 2 3 4 5 =4/3%-100
1 2009 12.273.796 6.718.794 8.209.833 22
2 2010 16.891.080 10.242.952 11.014.583 8
3 2011 16.044.081 13.245.660 17.394.865 31
4 2012 58.953.314 14.311.000 25.761.540 80
5 2013 48.640.812 17.829.500 35.387.766 98
6 2014 37.492.086 14.646.500 36.271.183 148
7 2015 62.334.679 14.365.790 52.774.628 267
8 2016 36.424.270 17.892.000 29.559.336 65
9 2017 38.409.565 12.711.030 21.205.427 67

 

In timpul misiunii s-a procedat la analiza cantitatilor de medicamente planificate a se achizitiona, fata de nivelul consumului inregistrat in anul precedent, analiza  pentru care a fost selectat un esantion de 83 de tipuri de medicamente, constatandu-se urmatoarele:

Dintr-un numar de 715 medicamente  cuprinse in planurile anuale de achizitiei publice, s-au selectat in esantion un numar de 83 tipuri de medicamente a caror valoare anuala fara TVA depaseste suma de 100.000 lei, date cuprinse in Anexa nr.    “Fisa de lucru-Situatia cantitatilor de medicamente cuprinse in planul anual al achizitiilor publice cu valoare anuala fara TVA mai mare de 100.000 lei in perioada 2009-2017”.

  • In 47 de cazuri cantitatea anuala de medicamente planificata a se achizitiona in anul 2009 a depasit consumul inregistrat in anul 2008, neexistand nicio justificare pentru cresterea cantitatilor de medicamente;
  • In 58 de cazuri cantitatea anuala de medicamente planificata a se achizitiona in anul 2010 a depasit cantitatea consumata in anul 2009, neexistand nicio justificare pentru cresterea cantitatilor de medicamente;
  • In 53 de cazuri cantitatea anuala de medicamente planificata a se achizitiona in anul 2011 a depasit cantitatea consumata in anul 2010, neexistand nicio justificare pentru cresterea cantitatilor de medicamente;
  • In 69 de cazuri cantitatea anuala de medicamente planificata a se achizitiona in anul 2012 a depasit cantitatea consumata in anul 2011, neexistand nicio justificare pentru cresterea cantitatilor de medicamente;
  • In 74 de cazuri cantitatea anuala de medicamente planificata a se achizitiona in anul 2013 a depasit cantitatea consumata in anul 2012, neexistand nicio justificare pentru cresterea cantitatilor de medicamente;
  • In 77 de cazuri cantitatea anuala de medicamente planificata a se achizitiona in anul 2014 a depasit cantitatea consumata in anul 2016, neexistand nicio justificare pentru cresterea cantitatilor de medicamente;
  • In 70 de cazuri cantitatea anuala de medicamente planificata a se achizitiona in anul 2015 a depasit cantitatea consumata in anul 2014, neexistand nicio justificare pentru cresterea cantitatilor de medicamente;
  • In 74 de cazuri cantitatea anuala de medicamente planificata a se achizitiona in anul 2016 a depasit cantitatea consumata in anul 2015, neexistand nicio justificare pentru cresterea cantitatilor de medicamente;
  • In 78 de cazuri cantitatea anuala de medicamente planificata a se achizitiona in anul 2017 a depasit cantitatea consumata in anul 2016, neexistand nicio justificare pentru cresterea cantitatilor de medicamente;

In concluzie, se poate afirma ca:

-planificarea medicamentelor s-a facut fara o fundamentare realista in sensul ca NU au existat in toate cazurile justificari concrete din partea sectiilor si nu au fost avute in vedere consumurile efective a anului precedent;

-in toate Planurile de achizitie au fost cuprinse cantitati majorate de la an la an, acestea regasindu-se si in contractele de achizitie incheiate, chiar in conditiile inexistentei sursei bugetare;

-cantitatile de medicamente cuprinse in Planul anual al achizitiilor publice au stat la baza initierii procedurilor de achizitiei publica si la incheierea contractelor;

-contractele de achizitie publica de medicamente nu sunt insotite de propuneri de angajare a unei cheltuieli si de angajamente bugetare, astfel ca institutia nu a avut posibilitatea cunoasterii nivelului angajat intr-un an bugetar.

  1. Achizitii publice de reactivi

-Valoarea planului de achizitie de reactivi NU a fost actualizat la nivelul bugetului aprobat, existand depasiri de buget astfel:

Nr.crt. Anul Planul Anual Achizitii Publice Buget aprobat % depasire PAAP fata de buget aprobat
0 1 2 3 4=2/3%-100
1 2009 2.122.503 634.471 235
2 2010 2.290.046 1.277.939 79
3 2011 8.089.325 2.173.300 272
4 2012 7.468.728 3.605.000 107
5 2013 5.252.866 4.241.120 24
6 2014 7.088.510 4.528.000 57
7 2015 9.216.010 6.467.500 42
8 2016 7.304.066 6.672.200 9
9 2017 13.254.561 6.700.000 98

 

-In anii 2009, 2011, 2014, 2015 si 2017 au fost incheiate contracte de achizitie de reactivi peste bugetul aprobat, inregistrandu-se urmatoarele depasiri:

Nr.crt. Anul Planul Anual Achizitii Publice Buget aprobat Contracte % depasiri conracte fata de buget
0 1 2 3 4 5 =4/3%-100
1 2009 2.122.503 634.471 802.144 26
2 2011 8.089.325 2.173.300 5.755.183 165
3 2014 7.088.510 4.528.000 6.512.419 44
4 2015 9.216.010 6.467.500 9.077.851 40
5 2017 13.254.561 6.700.000 6.761.029 1

Planificarea reactivilor s-a facut fara o fundamentare realista, in sensul ca NU au existat in toate cazurile justificari concrete din partea compartimentelor de specialitate si nu au fost avute in vedere prevederile bugetare alocate, acestea regasindu-se si in contractele de achizitie publica, incheiate chiar in conditiile inexistentei sursei bugetare. 

CAUZE:

-Nerespectarea prevederilor art. 4  din Hotărârea nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor  referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publica din <LLNK 12006    34180 301   0 45>Ordonanţa de urgenta a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publica, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii (*actualizată*) unde se prevede :

    “(1) Autoritatea contractantă are obligaţia de a stabili programul anual al achiziţiilor publice.

    (2) Programul anual al achiziţiilor publice se elaborează într-o prima forma pana la sfârşitul ultimului trimestru al anului în curs şi cuprinde totalitatea contractelor/acordurilor-cadru pe care autoritatea contractantă intenţionează sa le atribuie/încheie în decursul anului următor.

    (3) Autoritatea contractantă are obligaţia, atunci când stabileşte programul anual al achiziţiilor publice, de a tine cont de:

  1. a) necesităţile obiective de produse, de lucrări şi de servicii;
  2. b) gradul de prioritate a necesităţilor prevăzute la lit. a);
  3. c) anticiparile cu privire la fondurile ce urmează sa fie alocate prin bugetul anual.

    (4) După aprobarea bugetului propriu, autoritatea contractantă are obligaţia de a-si definitiva programul anual al achiziţiilor publice în funcţie de fondurile aprobate şi de posibilităţile de atragere a altor fonduri.

…………………………………………………………………………………………….

        (7) Programul anual al achiziţiilor publice se aproba de conducătorul autorităţii contractante, conform atribuţiilor legale ce ii revin, cu avizul compartimentului financiar-contabil.

    (8) Autoritatea contractantă are dreptul de a opera modificări sau completări ulterioare în programul anual al achiziţiilor publice, modificări/completări care se aproba conform prevederilor alin. (7).

    (9) In cazul în care modificările prevăzute la alin. (8) au ca scop acoperirea unor necesitaţi ce nu au fost cuprinse iniţial în programul anual al achiziţiilor publice, introducerea acestora în program este condiţionată de asigurarea surselor de finanţare.”

-Nu s-au respectat prevederile art. 4 alin. (3) si ale art. 24 alin. (3) din Legea nr. 273/2006 privind finantele publice locale care prevede ca:

“Angajarea cheltuielilor din aceste bugete se face numai în limita creditelor bugetare aprobate.

……………………………………………………………………………………………..

Angajarea şi ordonanţarea cheltuielilor se efectuează numai cu viza prealabila de control financiar preventiv propriu, potrivit dispoziţiilor legale.”

-Lipsa oricaror forme de control ierarhic, neexercitarea corespunzătoare a vizei controlului financiar preventiv propriu;

-Nu s-au respectat principiile unei bune gestiuni financiare, in special ale economiei si eficientei cheltuielilor, cu incalcarea prevederilor Ordinului nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea,ordonantarea si plata cheltuielilor institutiilor publice, precum si organizarea, evidenta si raportarea angajamentelor bugetare si legale:

a) Angajamentul legal – faza în procesul execuţiei bugetare reprezentând orice act juridic din care rezultă sau ar putea rezultă o obligaţie pe seama fondurilor publice.

  Angajamentul legal trebuie să se prezinte sub forma scrisă şi să fie semnat de ordonatorul de credite. Angajamentul legal ia forma unui contract de achiziţie publică, comanda, convenţie, contract de muncă, acte de control, acord de împrumut etc.

……………………………………………………………………………………………

 Proiectele angajamentelor legale reprezintă decizii de principiu luate de ordonatorii de credite, care implica o obligaţie de efectuare a unei cheltuieli faţă de terţe persoane.

 Proiectul de angajament legal se prezintă pentru viza de control financiar preventiv propriu împreună cu formularul «Propunere de angajare a unei cheltuieli în limita creditelor de angajament» sau împreună cu formularul «Propunere de angajare a unei cheltuieli în limita creditelor bugetare»      

……………………………………………………………………………………………..

  1. b) Angajamentul bugetar – orice act prin care o autoritate competentă, potrivit legii, afectează fonduri publice unor anumite destinaţii, în limita creditelor bugetare aprobate.

  În aplicarea principiului anualitatii, potrivit căruia “plăţile efectuate în cursul unui an bugetar în contul unui buget aparţin exerciţiului corespunzător de execuţie a bugetului respectiv”, şi a prevederilor legale, potrivit cărora pentru a efectua o plata este obligatorie parcurgerea prealabilă a celor trei faze, respectiv angajarea, lichidarea, ordonanţarea, se impune punerea în rezerva a creditelor bugetare angajate, astfel încât toate angajamentele legale încheiate în cursul unui exerciţiu bugetar sau în exerciţiile precedente de ordonatorul de credite sau de alte persoane împuternicite să poată fi plătite în cursul exerciţiului bugetar respectiv, în limita creditelor bugetare aprobate.

  ……………………………………………………………………………………….

  Este interzis ordonatorilor de credite aprobarea unor angajamente legale fără asigurarea ca au fost rezervate şi fondurile publice necesare plăţii acestora în exerciţiul bugetar, cu excepţia acţiunilor multianuale.

  Valoarea angajamentelor legale nu poate depăşi valoarea angajamentelor bugetare şi, respectiv, a creditelor bugetare aprobate, cu excepţia angajamentelor legale aferente acţiunilor multianuale care nu pot depăşi creditele de angajament aprobate în buget.

  Angajarea cheltuielilor trebuie să se facă întotdeauna în limita disponibilului de credite bugetare şi, respectiv, în limita disponibilului de credite de angajament pentru acţiuni multianuale.”

CONSECINŢE:

– In exercitarea controlul financiar preventiv se inregistreaza anumite disfunctionalitati care afecteaza buna gestiune financiară prin asigurarea legalităţii, regularităţii, economicităţii, eficacităţii şi eficientei în utilizarea fondurilor publice şi în administrarea patrimoniului public;

 

– Neexercitarea controlului administrativ intern- controlul ierarhic de catre personalul cu functii de conducere din spital, asupra compartimentelor de specialitate implicate in fundamentarea si derularea achizitiilor publice a condus la efectuarea de operatiuni care nu indeplinesc conditiile de legalitate, realitate si regularitate. 

RECOMANDĂRI:

               1-Aplicarea si actualizarea procedurilor de lucru scrise si formalizate privind achizitiile publice –elaborarea si actualizarea programului anual de achizitii publice;

2-Se recomanda Comitetului Director, conform cu obligatiile ce ii revin din ROF, analiza modului de indeplinire a atributiilor  membrilor sai cu responsabilitati in fundamentarea şi dimensionarea contractelor de achiziţii publice de medicamente si reactivi, a modului in care evaluarile facute in faza de planificare a achizitiei au fost condiţionate de necesităţi, priorităţi, scopuri şi fondurile existente într-o anumită perioadă de timp;

3-Ordonatorul de credite va lua masurile legale pentru ca plata  cheltuielilor din bugetul institutiei sa se faca cu parcurgerea celor 3 faze ale executiei bugetare, respectiv angajarea, lichidarea si ordonantarea de care este direct raspunzator potrivit normelor legale in vigoare, a contractului de management si a Regulamentului de Organizare si Functionare.  

2.2. Respectarea prevederilor legale privind atribuirea si derularea contractelor de achizitie publica privind serviciile de chirie si mentenanta programe informatice; Angajarea, lichidarea, ordonantarea si plata cheltuielilor, confirmarea legalitatii platii, mentiunea ”bun de plata si efectuarea receptiilor serviciilor prestate.  

CONSTATAREA:              

Din analiza modului de efectuare a achizitiilor publice de servicii, a derularii contractelor incheiate cu SC INFO WORLD SRL, precum si a platilor efectuate catre acest furnizor in perioada 01.01.2009-30.06.2017, am constatat urmatoarele neregularitati:

I.          Neaplicarea prevederilor legale la achizitia publica  pentru  servicii de inchiriere si mentenanta programe informatice 

-procedura de achizitie aplicata de SJU Deva pentru achizitia serviciilor de chirie si mentenanta programe informatice a fost de negociere fara publicarea prealabila a unui anunt de participare, cu toate ca  nu se justifica alegerea acesteia conform prevederilor legale:

Art. 122 alin. b din OUG 34/2006 prevede ca:

    Autoritatea contractantă are dreptul de a aplica procedura de negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare numai în următoarele cazuri:

  1. b) atunci când, din motive tehnice, artistice sau pentru motive legate de protecţia unor drepturi de exclusivitate, contractul de achiziţie publică poate fi atribuit numai unui anumit operator economic”

-nu a fost motivata oportunitatea si necesitatea alegerii aceste proceduri de achizitie publica;

-din documentele analizate prezentate in dosarul achizitiei nu rezulta ca au fost respectate principiile economicitatii, eficientei si eficacitatii utilizarii fondurilor publice;

-In anul 2011 se trimit invitatii pentru a se depune oferte de informatizare a spitalului (activitate medicala, economica, de personal si salarizare), dar aceasta intentie de analiza a pietei nu a avut nicio finalitate, astfel:

               In 13.12.2011 se trimit pe email invitatii pentru prezentare oferte de informatizare a spitalului (activitate medicala, economica, de personal si salarizare) catre SC ROMANIAN SOFT COMPANY Bucuresti, SC INFO WORLD SRL Bucuresti si SC LOGICIEL MEDICAL Bucuresti.

In data de 15.12.2011 se incheie Procesul verbal al sedintei comitetului director in care se precizeaza ca reprezentantii SC ROMANIAN SOFT COMPANY Bucuresti  nu s-au prezentat pentru sustinerea ofertelor tehnice.

In data de 15.12.2011 seful serviciului Informatica si statistica medicala intocmeste referatul nr. 20009/15.12.2011 in care se prezinta analiza ofertelor tehnice a celor 2 participanti, respectiv SC INFO WORLD SRL Bucuresti (IW) si SC LOGICIEL MEDICAL Bucuresti (ILM). Concluzia acestuia este ca: “ … consider ca, din punct de vedere tehnic, SC INTEGREE LOGICIEL MEDICAL Bucuresti are oferta cea mai buna, mai flexibila si mai adaptata necesitatilor spitalului, pentru informatizarea atat pentru activitatea medicala cat si pentru activitatea economica, de personal si salarizare.”

Tot pe acest referat Directorul financiar isi exprima punctul de vedere, si anume: “In urma discutiilor purtate cu reprezentantii celor doua firme si vazand cheltuielile lunare ale SJU Deva cu IW, oferta avantajoasa d.p.d.v. financiar este a firmei ILM (propunerea financiara a fost de aproximativ  11.000 lei/luna ) sub cea a IW. Daca in urma analizei tehnice ILM raspunde nevoilor SJU Deva, propun achizitia aplicatiei informatice si a serviciilor de mentenanta de la ILM”

In data de 19.12.2011 se trimit celor doua firme, respectiv IW si ILM solicitari privind depunerea ofertelor financiare pana in data de 20.12.2011, ora 14.00.

In data de 21.12.2011, ora 9.59, firma ILM transmite prin email oferta financiara pentru program informatic (licenta program informatic Integree –Logiciel Medical, pentru suma de 63.640 lei platibila in transe lunare egale dupa receptionarea produselor la care se adauga TVA in valoare de 15.273,60 lei = TOTAL =78.913,6 LEI –cu mentiunea ca beneficiarul poate utiliza aceasta licenta pentru un nr. nelimitat de statii de lucru si utilizatori)  si oferta financiara pentru prestari servicii suport pentru utilizarea programului informatic (3.225 lei/luna +TVA in valoare de 774 lei =3.999 lei/luna);

La dosarul achizitiei este prezentata si oferta firmei IW privind inchirierea programului informatic Hospital Manager Suite pentru un numar de 27 posturi de lucru cu un pret de 7.518,15 lei/luna +TVA = 9.322,51 lei/luna, precum si oferta servicii informatice la cerere necesare implementarii programului Hospital Manager Suite, oferte care NU au nr. si data din partea ofertantului si nici nr. si data de intrare la SJU Deva, deci nu se poate cunoaste data la care au fost depuse. Exista la dosarul achizitiei doua facturi, nr. 1008493/30.11.2011 –cv prestari servicii mentenanta in valoare de 5.893,76 lei+TVA= 7.308,26 lei si nr. 1008492/30.11.2011 –cv inchiriere program informatic in valoare de 7.518,15 lei+TVA= 9.322,51 lei.

Fata de cele prezentate mai sus, mentionam ca in dosarul achizitiei nu s-au mai gasit documente din care sa reiasa finalitatea analizei ofertelor tehnice si financiare depuse de cele doua firme, existand doar 2 acte aditionale incheiate in data de 30.12.2011 prin care se prelungesc contractele incheiate cu SC INFO WORLD SRL Bucuresti. 

In concluzie, cu toate ca spitalul a initiat o procedura de achizitie publica, incheierea contractului s-a facut fara a analiza documentele prezentate de ofertanti, fara a tine cont de concluziile tehnice si financiare, deci cu incalcarea prevederilor legale. 

II.         Derularea contractelor incheiate de SJU Deva in perioada 01.01.2009-30.06.2017 pentru achizitionarea serviciilor de chirie si mentenanta programe informatice A.   1.In perioada auditata institutia a incheiat contracte/acte aditionale de inchiriere software si servicii conexe –Hospital Manager Suit – cu SC INFO WORLD SRL, conform Anexei nr.   /1 ”Fisa de lucru –Situatie contracte chirie SC INFO WORLD SRL Bucuresti in perioada 2009-30.06.2017 soft HOSPITAL MANAGER SUITE”astfel:

– in perioada 01.01.2009-30.06.2017 pentru chirie si servicii mentenanta program informatic HOSPITAL MANAGER SUITE, S.J.U. Deva a incheiat cu SC INFO WORD SRL Bucuresti un numar de 19 contracte si 23 de acte aditionale, la care am constatat ca in 37 situatii (13 contracte si 24 acte aditionale) angajarea s-a facut fara viza de CFP, iar in 7 situatii (5 contracte si 2 acte aditionale) documentele nu au aplicat avizul de legalitate emis de compartimentul juridic;

-Act aditional nr. 3/17.12.2008 la contract nr. 3287/16.05.2007 pentru perioada 01.01.2009-pana la aprobarea bugetului la un pret lunar cu TVA de 9.940,67 lei pentru 30 statii de lucru;

-Contract nr. 8107/27.05.2009 pentru perioada 01.06.2009-31.12.2009 la un pret lunar  cu TVA de 9.940,67 lei pentru 30 statii de lucru;

-Act aditional nr. 1/06.01.2010 la Contract nr. 8107/27.05.2009 pentru perioada 01.01.2010 – pana la aprobarea bugetului la un pret lunar cu TVA de 9.940,67 lei pentru 30 statii de lucru;

-Contract nr. 7969/09.06.2010 pentru perioada 01.05.2010-31.12.2010 la un pret lunar  cu TVA de 9.940,67 lei pentru 30 statii de lucru;

-Act aditional nr. 1/02.12.2010 si nr. 2/22.12.2010 la Contract nr. 7969/09.06.2010 pentru perioada 01.12.2010-30.04.2011 la un pret lunar  cu TVA de 9.322,51 lei pentru 27 statii de lucru;

-Contract nr. 13833A/01.09.2011 pentru perioada 01.09.2011-30.11.2011 la un pret lunar cu TVA de 9.322,51 lei pentru 27 statii de lucru;

-Act aditional nr. 1/29.11.2011, nr. 2/30.12.2011 si nr. 3/27.02.2012 la Contract nr. 13833A/01.09.2011 pentru perioada 01.12.2011-31.03.2012 la un pret lunar  cu TVA de 9.322,51 lei pentru 27 statii de lucru;

-Contract nr. 25/4865/28.03.2012 pentru perioada 01.04.2012-31.12.2012 la un pret lunar cu TVA de 6.693,52 lei pentru 20 statii de lucru;

-Act aditional nr. 1/27.12.2012 la Contract nr. 25/28.03.2012 pentru perioada 01.12.2013-30.04.2013 la un pret lunar  cu TVA de 6.693,52 lei pentru 20 statii de lucru;

-Contract nr. 7889/21.05.2013 pentru perioada 21.05.2013-31.12.2013 la un pret lunar cu TVA de 6.693,52 lei pentru 20 statii de lucru;

-Act aditional nr. 1/31.12.2013 la Contract nr. 7889/21.05.2013 pentru perioada 01.01.2014-30.04.2014 la un pret lunar  cu TVA de 6.693,52 lei pentru 20 statii de lucru;

-Contract nr. 9016/30.05.2014 pentru perioada 21.05.2014-31.12.2014 la un pret lunar cu TVA de 6.693,52 lei pentru 20 statii de lucru;

-Act aditional nr. 1/30.12.2014 la Contract nr. 9016/30.05.2014 pentru perioada 01.01.2015-30.04.2015 la un pret lunar  cu TVA de 6.693,52 lei pentru 20 statii de lucru;

-Contract nr. 8954/30.04.2015 pentru perioada 01.05.2015-31.12.2015 la un pret lunar cu TVA de 6.693,52 lei pentru 20 statii de lucru;

-Act aditional nr. 1/29.12.2015 la Contract nr. 8954/30.04.2015 pentru perioada 01.01.2016-30.04.2016 la un pret lunar  cu TVA de 6.477,60 lei pentru 20 statii de lucru;

-Contract nr. 8864/29.04.2016 pentru perioada 01.05.2016-31.12.2016 la un pret lunar cu TVA de 6.477,60 lei pentru 20 statii de lucru;

-Act aditional nr. 1/21.12.2016 la Contract nr. 8864/29.04.2016 pentru perioada 01.01.2017-30.04.2017 la un pret lunar  cu TVA de 6.423,62 lei pentru 20 statii de lucru;

In urma analizarii contractelor si actelor aditionale de inchiriere software –HOSPITAL MANAGER SUIT – in perioada 01.01.2009-30.06.2017 s-a constatat ca:     

-in 17 situatii nu s-a acordat viza de control financiar preventiv pe contract/act aditional;

-in 4 cazuri legalitatea contractului/actului aditional nu a fost confirmata prin viza de compartimentul;

-in 2 cazuri se intocmesc acte aditionale care au durata de derulare peste 4 luni, contrar prevederilor legale;

-in toata perioada de derulare a serviciilor plata s-a facut fara confirmarea efectuarii acestora printr-un proces verbal de receptie a serviciilor prestate de furnizor;

– conform clauzelor contractuale, in luna decembrie 2012:

-mai trebuiau preluate 7 licente in proprietate;

-la data prezentei nu au fost preluate;

s-a platit chirie in plus in perioada dec.2012- apr.2017 in valoare totala de 176.376,36 lei;

A.        2. In perioada auditata institutia a incheiat contracte/acte aditionale de inchiriere sistem informational –E-BOARD – cu SC INFO WORLD SRL, conform Anexei nr.   /1 ”Fisa de lucru –Situatie contracte chirie SC INFO WORLD SRL Bucuresti in perioada 2009-30.06.2017” astfel:

-Contract nr. 209/27.09.2012pentru perioada 01.10.2012-31.12.2012 la un pret lunar  cu TVA de 6.200,00 lei;

-Act aditional nr. 1/27.12.2012 la contract nr. 152000/21.09.2012 pentru perioada 01.01.2013 – 30.04.2013 la un pret lunar cu TVA de 6.200,00 lei;

-Contract nr. 7900/21.05.2013pentru perioada 01.05.2013-31.12.2013 la un pret lunar  cu TVA de 6.200,00 lei;

-Act aditional nr. 1/31.12.2013 la contract nr. 7900/21.05.2013 pentru perioada 01.01.2014 – 30.04.2014 la un pret lunar cu TVA de 6.200,00 lei;

-Contract nr. 9022/30.05.2014pentru perioada 01.05.2014-31.12.2014 la un pret lunar  cu TVA de 6.200,00 lei;

-Act aditional nr. 1/30.12.2014 la contract nr. 9022/30.05.2014 pentru perioada 01.01.2015 – 30.04.2015 la un pret lunar cu TVA de 6.200,00 lei;

-Contract nr. 8956/30.04.2015pentru perioada 01.05.2015-31.12.2015 la un pret lunar  cu TVA de 6.200,00 lei;

-Act aditional nr. 1/29.12.2015 la contract nr. 8956/30.04.2015 pentru perioada 01.01.2016 – 30.04.2016 la un pret lunar cu TVA de 6.000,00 lei;

-Contract nr. 8862/29.04.2016pentru perioada 01.05.2016-31.12.2016 la un pret lunar  cu TVA de 6.000,00 lei;

-Act aditional nr. 1/21.12.2016 la contract nr. 8862/29.04.2016 pentru perioada 01.01.2017 – 31.01.2017 la un pret lunar cu TVA de 5.950,00 lei;

In urma analizei contractelor si actelor aditionale de servicii de inchiriere program informatic E-BOARD s-a constat ca:

-in perioada 01.10.2012 – 31.01.2017 programul informatic E-BOARD se utilizeaza la  Unitatea de Primire Urgente in baza unor contracte anuale de inchiriere program informatic si de prestari servicii mentenanta;

– SJU Deva plateste pentru utilizarea acestui program suma de 319.750 lei, desi in cadrul programului informatic HOSPITAL MANAGER SUITE exista modulul pentru Unitatea de Primire Urgente;

– achizitia acestui program informatic si a serviciilor respective a fost facuta prin achizitie directa;

– dosarul achizitiei nu contine documente pentru justificarea economica si fundamentarea oportunitatii achizitiei;

-pentru achizitia acestui program s-au incheiat 5 contracte si 5 acte aditionale fara  viza de CFP (2 contracte si 5 acte aditionale) si fara avizul de legalitate emis de compartimentul juridic (exceptie intr-un caz –contractul nr. 8862/29.04.2016);

     A.3. Neinregistrarea in contabilitate a licentelor transferate cu titlu gratuit

– Prin Procesul verbal nr. 4455/21.03.2012 –se transfera 20 licente in proprietatea SJU Deva – care la data auditului nu au fost inregistrate in contabilitate in contul 208;

-In perioada 01.04.2012-01.04.2017: conform clauzei din contractul nr. 25/28.03.2012 – art. 12.11  ”dupa o perioada de utilizare a sistemului informatic ce va cumula 60 luni, dreptul de folosinta a bunurilor (licenta) sa intre in proprietatea LOCATARULUI, fara alta intelegere expresa”, institutia trebuia sa primeasca in proprietate incepand cu 01.04.2017 un numar de 13 licente;

s-a constat ca:

– nu au fost facute demersuri si nu au fost primite cu titlu gratuit 13 licente;

-valoarea estimata a celor 13 licente pentru perioada de 5 ani (01.04.2012-01.04.2017) este de 258.839,10 lei, valoare  care trebuia inregistrata in contabilitate si  majorat patrimoniul in anul 2017;

-incepand cu contractul de inchiriere nr. 8954/30.05.2014 clauza privind transferul gratuit al dreptului de proprietate a fost eliminata fara nicio justificare economica.

B.       In perioada auditata institutia a incheiat contracte/acte aditionale de servicii de mentenanta /service software pentru soft –Hospital Manager Suit – cu SC INFO WORLD SRL, conform Anexei nr.   /2 ”Fisa de lucru –Situatie contracte – servicii- SC INFO WORLD SRL Bucuresti in perioada 2009-30.06.2017” astfel:

-Act aditional nr. 1/17.12.2008 la contract nr. 7686/25.05.2008 pentru perioada 01.01.2009 – pana la aprobarea bugetului la un pret lunar cu TVA de 15.585,72 lei pentru 48 posturi de lucru;

-Contract nr. 8108/27.05.2009 pentru perioada 01.06.2009-31.12.2009 la un pret lunar  cu TVA de 15.585,72 lei pentru 48 posturi de lucru;

-Act aditional nr. 1/06.01.2010 la Contract nr. 8108/27.05.2009 pentru perioada 01.01.2010 –30.04.2010 la un pret lunar cu TVA de 15.585,72 lei pentru 48 posturi de lucru;

-Contract nr. 7968/09.06.2010 pentru perioada 01.05.2010-31.12.2010 la un pret lunar  cu TVA de 15.585,72 lei pentru 48 posturi de lucru;

-Act aditional nr. 1/02.12.2010 si nr. 2/22.12.2010 la Contract nr. 7968/09.06.2010 pentru perioada 01.12.2010-30.04.2011 la un pret lunar  cu TVA de 14.616,52 lei pentru 44 posturi de lucru;

-Contract nr. 13833B/01.09.2011 pentru perioada 01.09.2011-30.11.2011 la un pret lunar cu TVA de 7.308,26 lei pentru 27 posturi de lucru;

-Act aditional nr. 1/29.11.2011, nr. 2/30.12.2011 si nr. 3/27.02.2012 la Contract nr. 13833B/01.09.2011 pentru perioada 01.12.2011-31.03.2012 la un pret lunar  cu TVA de 7.308,26 lei pentru 27 posturi de lucru;

-Contract nr. 26/29.03.2012 pentru perioada 01.04.2012-31.12.2012 la un pret lunar cu TVA de 7.936,00 lei pentru 40 posturi de lucru;

-Act aditional nr. 1/27.12.2012 la Contract nr. 26/29.03.2012 pentru perioada 01.12.2013-30.04.2013 la un pret lunar  cu TVA de 7.936,00 lei pentru 40 posturi de lucru;

-Contract nr. 8591/31.05.2013 pentru perioada 01.05.2013-31.12.2013 la un pret lunar cu TVA de 7.936,00 lei pentru 40 posturi de lucru;

-Act aditional nr. 1/31.12.2013 la Contract nr. 8591/31.05.2013 pentru perioada 01.01.2014-30.04.2014 la un pret lunar  cu TVA de 7.936,00 lei pentru 40 posturi de lucru;

-Contract nr. 9019/30.05.2014 pentru perioada 01.05.2014-31.12.2014 la un pret lunar cu TVA de 7.936,00 lei pentru 40 posturi de lucru;

-Act aditional nr. 1/30.12.2014 la Contract nr. 9019/30.05.2014 pentru perioada 01.01.2015-30.04.2015 la un pret lunar  cu TVA de 7.936,00 lei pentru 40 posturi de lucru;

-Contract nr. 8955/30.04.2015 pentru perioada 01.05.2015-31.12.2015 la un pret lunar cu TVA de 7.936,00 lei pentru 40 posturi de lucru;

-Act aditional nr. 1/29.12.2015 la Contract nr. 8955/30.04.2015 pentru perioada 01.01.2016-30.04.2016 la un pret lunar  cu TVA de 7.680,00 lei pentru 40 posturi de lucru;

-Contract nr. 8863/29.04.2016 pentru perioada 01.05.2016-31.12.2016 la un pret lunar cu TVA de 7.680,00 lei pentru 40 posturi de lucru;

-Act aditional nr. 1/21.12.2016 la Contract nr. 8863/29.04.2016 pentru perioada 01.01.2017-30.04.2017 la un pret lunar  cu TVA de 7.616,00 lei pentru 40 posturi de lucru;

-Contract nr. 76/26.05.2017 pentru perioada 01.05.2017-31.12.2017 la un pret lunar cu TVA de 20.825,00 lei pentru 75 posturi de lucru;

In urma analizarii contractelor si actelor aditionale de servicii de mentenanta software in perioada 01.01.2009-30.06.2017 s-a constatat ca:  

-in 20 situatii nu s-a acordat viza de control financiar preventiv pe contract/act aditional;

-in 3 cazuri legalitatea contractului/actului aditional nu a fost confirmata prin viza de compartimentul;

-intr-o situatie se intocmeste un act aditional care are durata de derulare peste 4 luni, contrar prevederilor legale;

-in toata perioada de derulare a serviciilor plata s-a facut fara a exista intocmit proces verbal de receptie a serviciilor prestate de furnizor

CAUZE:

  1. Incheierea contractelor de achizitie publica /acte aditionale cu durata de derulare care depaseste anul bugetar, precum si neintocmirea Propunerilor de angajare a unei cheltuieli si a angajamentului bugetar, s-au facut cu incalcarea Ordinului 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenta şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale:

“Angajarea cheltuielilor se efectuează în tot cursul exerciţiului bugetar, astfel încât sa existe certitudinea ca bunurile şi serviciile care fac obiectul angajamentelor vor fi livrate, respectiv prestate, şi se vor plati în exerciţiul bugetar respectiv.

    Ordonatorii de credite nu pot angaja cheltuieli într-o perioada în care se ştie ca bunul, lucrarea sau serviciul nu va putea fi executat, receptionat şi plătit pana la data de 31 decembrie a exerciţiului bugetar curent, respectiv ultima zi de plata prevăzută în Programul calendaristic pentru derularea principalelor operaţiuni de încheiere a exerciţiului bugetar, cu excepţia acţiunilor multianuale.” 

  1. Nerespectarea prevederilor art.6 alin.(3) lit.d) din Hotararea nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achizitie publica din <LLNK 12006 34180 301   0 45>Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii – cu privire la prelungirea contractului initial prin act aditional:

“Prelungirea contractului iniţial nu poate depăşi o durata de 4 luni de la data expirării duratei iniţiale de îndeplinire a acestuia”.

  1. Incalcarea art.54 din Legea nr. 273/ 2006 privind finanţele publice locale:

“(1) In procesul executiei bugetare, cheltuielile bugetare parcurg urmatoarele faze: angajament, lichidare, ordonantare, plata.

    (2) Executia bugetara la orase, municipii, sectoarele municipiului Bucuresti, judete si municipiul Bucuresti se bazeaza pe principiul separarii atributiilor persoanelor care au calitatea de ordonator de credite de atributiile persoanelor care au calitatea de contabil.

    (3) Operatiunile specifice angajarii, lichidarii si ordonantarii cheltuielilor sunt in competenta ordonatorilor de credite si se efectueaza pe baza avizelor compartimentelor de specialitate ale institutiilor publice.

    (4) Plata cheltuielilor este asigurata de seful compartimentului financiar-contabil, in limita fondurilor disponibile.

    (5) Instrumentele de plata trebuie sa fie insotite de documentele justificative. Aceste documente trebuie sa certifice exactitatea sumelor de plata, receptia bunurilor, executarea serviciilor si altele asemenea, conform angajamentelor legale incheiate. Instrumentele de plata se semneaza de catre contabil si seful compartimentului financiar-contabil.

    (6) Efectuarea platilor, in limita creditelor bugetare aprobate, se face numai pe baza de acte justificative, intocmite in conformitate cu dispozitiile legale, si numai dupa ce acestea au fost angajate, lichidate si ordonantate lipsa controlului intern asupra operatiunilor patrimoniale si asupra fazelor executiei bugetare a condus la efectuarea de operatiuni economico-financiare cu incalcarea normelor si reglementarilor in vigoare.”

4.Nerespectarea prevederilor privind inregistrarea cronologica şi sistematică, in contabilitate precum si incalcarea prevedrilor Legii nr. 82/1991 a contabilitatii, care la art. 11 prevede ca:

”Deţinerea, cu orice titlu, de elemente de natura activelor şi datoriilor, precum şi efectuarea de operaţiuni economico-financiare, fără să fie înregistrate în contabilitate, sunt interzise.”

CONSECINTE:              

-Angajarea, ordonanțarea si plata sumei de 176.376,36 lei in perioada dec.2012- apr.2017 lei, reprezentând contravaloarea unor serviciide inchiriere soft pentru 7 licente a programului Hospital Manager Suite care trebuiau preluate gratuit in patrimoniul spitalului in luna decembrie 2012;

-Angajarea, ordonanțarea si plata a sumei de 319.750,00 lei in perioada oct.2012- ian.2017 lei, reprezentând contravaloarea unor servicii de inchiriere program informatic E-Board pentru Unitatea de Primiri Urgente desi in cadrul programului informatic Hospital Manager Suite exista acelasi modul pentru Unitatea de Primire Urgente;

-Prin neinregistrarea in contabilitate a imobilizarilor necorporale, nu s-a procedat la reflectarea reala in bilantul contabil incheiat la finele anilor 2012-2016 a elementelor de active si pasiv ;

-Lipsa controlului intern asupra operatiunilor patrimoniale si asupra fazelor executiei bugetare a condus la efectuarea de operatiuni economico-financiare cu incalcarea normelor si reglementarilor in vigoare.

 RECOMANDARI:

               4-Ordonatorul de credite va lua masurile legale pentru ca plata  cheltuielilor din bugetul institutiei sa se faca cu parcurgerea celor 3 faze ale executiei bugetare, respectiv angajarea, lichidarea si ordonantarea de care este direct raspunzator potrivit normelor legale in vigoare, a contractului de management si a Regulamentului de Organizare si Functionare;

5-Conducatorul entitatii va dispune luarea masurilor legale pentru remedierea deficientelor constatate, stabilirea marimii si intinderii valorilor estimate de auditori ca abateri si recuperarea sumelor reprezentand plati nelegale pentru servicii prestate fara documente justificative, daca este cazul;

6- Directorul financiar contabil va proceda la evaluarea, inregistrarea in evidenta contabila si inventarierea bunurilor primite cu titlu gratuit in perioada 2012 – 2017, precum si a amortizarii aferente. 

2.3. Efectuarea plăţii serviciilor de curatenie necertificate in privinta realitatii si fără realizarea recepţiei finale; Angajarea, lichidarea si ordonantarea cheltuielilor, confirmarea legalitatii platii, mentiunea ”bun de plata”. 

CONSTATAREA:              

In urma misiunii  de audit public intern efectuata la Spitalul Judetean de Urgenta Deva, s-au constatat urmatoarele:                -La Contractele de prestare de servicii nr.1461/21,01,2011,  nr.1/03.01.2012, nr.4072/11.03.2013, nr.2904/17.02.2014, nr.19750/18.12.2014, nr. 25262/28,12,2015 atribuite SC Felis Invest SRL Deva, avand ca obiect „prestarea de servicii de curatenie, respectiv in cladirea centrala a unitatii „ au fost inscrise urmatoarele clauze:

                    PRESTATORUL si-a asumat obligatia:

-de a  respecta legislatia specifica serviciului prestat,

-de a asigura obiectele specifice de lucru –ustensile, detergenti, dezinfectanti, echipament de protectie pentru personalul propriu,

-sa accepte orice control de specilitate inopinat sau anuntat, care sa stabileasca calitatea serviciilor acordate si concordanta cu legislatia specifica, etc

-sa foloseasca numai materiale si substante de curatenie si dezinfectie autorizate de MS si numai cu acordul compartimentului SPCIN.

                  BENEFICIARUL are obligatia:

-sa puna la dispozitia prestatorului graficul de prestare a serviciilor si programul de lucru, ritmul si frecventa ciclurilor de curatenie si dezinfectie,

-prin compartimentul SPCIN intern sa efectueze controale de specialitate inopinate si planificate privind evaluarea calitatii serviciilor prestate si va informa in scris conducerea unitatii si a firmei prestatoare asupra constatarilor si masurilor care se impun a fi luate,

-prin Directorul de ingrijiri al spitalului va confirma executia prestatiei, va viza documentele financiar contabile din punct de vedere a certificarii calitatii si realitatii serviciului prestat.

            Persoanele nominalizate cu atributii de control asupra modului de indeplinire a sarcinilor si obligatiilor prestatorului:

            -Militaru Corina – director ingrijiri,

             -Vraciu Nicolae – asistent igiena SPCIN,

             -Goia Rodica Loredana – asistent igiena SPCIN,

            -Darie Mariana – statistician medical ambulatoriu integrat al spitalului.

            Conform prevederilor legale –O.M.S.P. nr.261/2007- programul de curatare si dezinfectie este parte integranta a planului propriu unitatii sanitare de supraveghere si control al infectiilor nosocomiale.”

               Ca rezultat al incheierii contractelor de prestare de servicii s-a constatat ca:

-institutia a acceptat decontarea  serviciilor de curatenie in valoare de 439.456,15 lei –in perioada 2011- 2016;

– decontarea s-a efectuat in baza facturilor emise  fara ca prestatorul sa prezinte documente justificative care să ateste exactitatea şi realitatea  prestării serviciilor: – facturile emise au fost insotite uneori de un Raport de activitate intocmit de prestator, identic pentru toata perioada, atasat in copie Xerox la fiecare factura, nevizat de reprezentantul beneficiarului;

-facturile nu au fost insotite de constatarile persoanelor nomnalizate cu atributii de control, privind evaluarea calitatii serviciilor, conform clauzelor contractuale;

-documentele prestatorului nu au fost confirmate de executia prestatiei, prin viza acordata de Directorul de ingrijiri care certifica calitatea si realitatea serviciului prestat. 

Datorita acestor deficiente, autoritatea contractanta a decontat  servicii nereale   in perioada 2011 – 2016 in  suma de 439.456,15 lei fara ca facturile emise de  SC Felis Invest SRL sa fie insotite de documente  care sa certifice realitatea prestatiilor.  

CAUZA:

 Fazele executiei bugetare privnd lichidarea si ordonantare nu au fost respectate potrivit prevederilor legale, deoarece in cadrul acestora trebuia verificata realitatea operatiunilor ce stau la baza efectuarii cheltuielilor.

In faza de lichidare si ordonantare a cheltuielilor nu au fost respectate prevederile  Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenta şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale aprobate prin O.M.F.P.nr.1792/2002  cu privire la angajarea  si lichidarea cheltuielilor:

2)Lichidarea cheltuielilor – este faza în procesul execuţiei bugetare în care se verifica existenta angajamentelor, se determina sau se verifica realitatea sumei datorate, se verifica condiţiile de exigibilitate ale angajamentului legal pe baza documentelor justificative care sa ateste operaţiunile respective.     Documentele care atesta bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sunt Factura fiscală (cod 14-4-10/A) sau Factura (cod 14-4-10/aA) cuprinse în anexa nr. 1A “Catalogul formularelor tipizate, comune pe economie, cu regim special de tipărire, inseriere şi numerotare, privind activitatea financiară şi contabila” la <LLNK 11997   831 20 301   0 33>Hotărârea Guvernului nr. 831/1997 pentru aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiară şi contabila şi a normelor metodologice privind întocmirea şi utilizarea acestora, sau alte formulare ori documente cu regim special, aprobate potrivit legii.

    Determinarea sau verificarea existenţei sumei datorate creditorului se efectuează de către persoana împuternicită de ordonatorul de credite, pe baza datelor înscrise în factură şi a documentelor întocmite de comisia de recepţie constituită potrivit legii (Proces-verbal de recepţie – cod 14-2-5, Procesverbal de recepţie provizorie – cod 14-2-5/a, Proces-verbal de punere în funcţiune – cod 14-2-5/b, în cazul mijloacelor fixe, Nota de recepţie şi constatare de diferenţe – cod 14-3-1A, în cazul bunurilor de natura stocurilor, şi alte documente prevăzute de lege, după caz.)

…….documentele care atesta bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sau din care reies obligaţii de plata certe se vizează pentru “Bun de plata” de ordonatorul de credite sau de persoana delegată cu aceste atribuţii”.

  1. Ordonanţarea cheltuielilor

  Este faza în procesul execuţiei bugetare în care se confirma ca livrările de bunuri au fost efectuate sau alte creanţe au fost verificate şi ca plata poate fi realizată. ………………………………………………………………………………………………

Ordonanţarea de plata va fi însoţită de documentele justificative în original şi va purta viza persoanelor autorizate din compartimentele de specialitate, care sa confirme corectitudinea sumelor de plata, livrarea şi receptionarea bunurilor, executarea lucrărilor şi prestarea serviciilor, existenta unui alt titlu care sa justifice plata, precum si, după caz, înregistrarea bunurilor în gestiunea instituţiei şi în contabilitatea acesteia”.

  1. Plata cheltuielilor

Nu se poate efectua plata:

    – în cazul în care nu exista credite bugetare deschise si/sau repartizate ori disponibilităţile sunt insuficiente;

    – când nu exista confirmarea serviciului efectuat şi documentele nu sunt vizate pentru “Bun de plata”;

    – când beneficiarul nu este cel fata de care instituţia are obligaţii;

    – când nu exista viza de control financiar preventiv propriu pe ordonanţarea de plata şi nici autorizarea prevăzută de lege”.

– Incalcarea  art.54 din Legea nr. 273/ 2006 privind finanţele publice locale:

“(1) In procesul executiei bugetare, cheltuielile bugetare parcurg urmatoarele faze: angajament, lichidare, ordonantare, plata.

    (2) Executia bugetara la orase, municipii, sectoarele municipiului Bucuresti, judete si municipiul Bucuresti se bazeaza pe principiul separarii atributiilor persoanelor care au calitatea de ordonator de credite de atributiile persoanelor care au calitatea de contabil.

    (3) Operatiunile specifice angajarii, lichidarii si ordonantarii cheltuielilor sunt in competenta ordonatorilor de credite si se efectueaza pe baza avizelor compartimentelor de specialitate ale institutiilor publice.

    (4) Plata cheltuielilor este asigurata de seful compartimentului financiar-contabil, in limita fondurilor disponibile.

    (5) Instrumentele de plata trebuie sa fie insotite de documentele justificative. Aceste documente trebuie sa certifice exactitatea sumelor de plata, receptia bunurilor, executarea serviciilor si altele asemenea, conform angajamentelor legale incheiate. Instrumentele de plata se semneaza de catre contabil si seful compartimentului financiar-contabil.

    (6) Efectuarea platilor, in limita creditelor bugetare aprobate, se face numai pe baza de acte justificative, intocmite in conformitate cu dispozitiile legale, si numai dupa ce acestea au fost angajate, lichidate si ordonantate lipsa controlului intern asupra operatiunilor patrimoniale si asupra fazelor executiei bugetare a condus la efectuarea de operatiuni economico-financiare cu incalcarea normelor si reglementarilor in vigoare.”

 CONSECINTA:              

-Angajarea si ordonantarea la plată  a sumei de 439.456,15 lei  reprezentând contravaloarea unor servicii de curatenie efectuate in perioada 2011-2016 fără prezentarea documenteleor  justificative prevazute in etapa de lichidare a cheltuielilor prin care se certifica realitatea serviciilor  executate; 

RECOMANDARI:

7-Ordonatorul de credite va lua masurile legale pentru ca plata  cheltuielilor din bugetul institutiei sa se faca cu parcurgerea celor 3 faze ale executiei bugetare, respectiv angajarea, lichidarea si ordonantarea si numai dupa avizarea documentelor de “Bun de plata”, avand in vedere ca este direct raspunzator de respectarea normelor legale in vigoare, a contractului de management si a Regulamentului de Organizare si Functionare;

8-Conducatorul entitatii va dispune masuri legale pentru remedierea deficientelor constatate, stabilirea marimii si intinderii valorilor estimate de auditori ca abateri si recuperarea sumelor reprezentand plati nelegale pentru servicii de curatenie platite de la buget fara documente justificative.

2.4. Legalitatea incheierii contractelor de achiziţie publica de servicii si a actelor aditionale aferente; Receptia serviciilor, certificarea in privinta realitatii, regularitatii si legalitatii; acordarera vizei „bun de  plata”

CONSTATARE:

In urma analizei cheltuielilor cu serviciile de paza efectuate de Spitalul Judetean de Urgenta Deva in perioada 01.01.2009-30.06.2017 s-a constatat ca:

Anul 2009-serviciul de paza a fost prestat de 12 salariati -223.574,00 lei cheltuiala/an

Anul 2010– serviciul de paza a fost prestat de 12 salariati -208.356,00 lei cheltuiala /an 

Anul 2011

In adresa nr. 20739/14.12.2010 intocmita de directorul financiar contabil -Nota fundamentare privind masurile de externalizare a serviciului de paza SJU Deva,  se arata:

-necesar paza -37 salariati cf Situatie paza intocmita de inginerul Iacobescu Marius nr. 14954/17.09.2010 –cheltuiala estimata/an=732.156 lei/an;

-pt buna functionare –necesar 26.5 pers- cheltuiala estimata/an=530.507 lei/an;

-3 oferte servicii de servicii de paza:

-SC ISRAELI PROTECTION SPECIALIS SRL =344.844 lei/an inclusiv tva;

-SC COMPACT SECURITY SRL =339.276 Lei /an inclusiv TVA;

-SC TIGER PROTECTOR COMPANY SRL –neconcludenta prezentand doar intentia de a prelua ceste servicii;

          Institutia a incheiat Contractul nr. 2683/21.12.2010 cu SC COMPACT SECURITY SRL

-durata contract 1 an : 29.12.2010-29.12.2011;

-valoare anuala=339.282,6 lei/an;

Actul aditional nr. 1/14.02.2011 –suplimentare 1 post paza permanent-7.75 lei/ora/agent+TVA pe durata 14.02.2011-30.06.2011;

Actul aditional nr. 2/08.06.2011 –suplimentare 1 post paza 4h/zi L-V pt sectia ATI;

Actul aditional nr. 3/05.09.2011 –suplimentare 1 post paza 8h/zi L-V pt sectia ATI cf referat nr 14016/05.09.2011;

Actul aditional nr. 4/15.09.2011 –suplimentare 1 post paza 16h/zi L-V pt sectia ATI cf Proces verbal nr. 14505/13.09.2011;

Plata  servicii an 2011 -344.103,10 lei. 

An 2012

Actul aditional nr. 5/21.11.2011 prevede prelungirea pe 1 an de zile a contractului din 2011(30.12.2011-31.12.2012)

Actul aditional nr. 6/16.01.2012 prevede modificarea tarifului la 8,1 lei/ora/agent post neinarmat si 4000 lei /luna –servicii de patrulare, monitorizare si interventie rapida fara TVA-cu aplicabilitate de la 01.01.2012 –total prestatie anuala= 406.644 lei/an cu TVA;

Actul aditional nr. 7/14.02.2012 –incepand cu 17.02.2011 se suplimenteaza dispozitivul de paza pt Policlinica Deva la 16 h/zi de L-V;

Actul aditional nr 8/09.08.2012 –incepand cu 10.08.2012 se suplimenteaza dispozitivul de paza cu 1 post paza mobil-patrula parcare in exteriorul obiectivului, interval orar 11-17 –L-V, 124 ore/luna-cv serviciu 1000 lei/luna +TVA;

Plata servicii an 2012- 446.302,53 lei 

An 2013

            Actul aditional nr. 9/20.11.2012 –se prelungeste durata contractului pe o perioada de 3 luni pana la data de 01.04.2013, data la care contractul se poate prelungi in mod tacit sau prin act aditional, semnat de ambele parti;

Contractul nr. 1044/26.02.2013 incheiat cu SC COMPACT SECURITY SRL:

-durata contract 1 an : 01.03.2013-01.03.2014;

-valoare anuala=466.308 lei/an;

Actul aditional nr. 1/24.05.2013 –incepand cu data de 27.05.2013 se desfiinteaza  postul de 12h/zi –patrula mobile si se infiinteaza 1 post permanent de paza 24h/24h la sectia UPU;

Adresa nr. 11420/23.07.2013 prin care se instiinteaza SJU Deva de faptul ca SC COMPACT SECURITY SRL a cesionat activitatea catre SC COMPACT SILVER SECURITY SRL incepand cu data de 01.08.2013;

Plata servicii an 2013- 488.539,42 lei 

An 2014

            In dosarul achizitiei publice exista o invitatie de participare in care se specifica data limita de depunere a ofertelor ca fiind 06.02.2014 ora 15.00 si specificatii tehnice –nu are nr si data si nu se stie unde s-a publicat anuntul si la cine s-a transmis invitatia;

S-a depus o SINGURA oferta de  catre SC COMPACT SILVER SECURITY SRL inregistrata la SJU Deva cu nr. 2127/06.02.2014 avand valoarea totala de 550.560 lei

Contractul nr. 188/17.02.2014 incheiat cu SC COMPACT SILVER SECURITY SRL:

-durata contract 1 an : 01.03.2014-01.03.2015;

-valoare anuala=550.560 lei/an;

Plata servicii an 2014 -539.735,42 lei

An 2015

Actul aditional nr. 1/28.02.2015 – prin care se prelungeste durata contractului nr. 188/17.02.2014 incepand cu 01.03.2015 pana in data de 15.03.2015;

Contractul nr. 525/13.03.2015 incheiat cu SC COMPACT SILVER SECURITY SRL:

-durata contract 1 an: 16.03.2015-16.03.2016;

-valoare anuala=524.580 lei/an;

Contractul s-a incheiat avand la baza analiza ofertelor depuse de:

-SC TIGER PROTECTOR COMPANY SRL -9,90 lei/ora/agent +6000 lei/luna –serv patrulare +TVA;

-SC COMPACT SILVER SECURITY -8,8 lei/ora/agent + 1990 lei/luna –serv patrulare +TVA;

-SC HYPERION TRANS SRL-9,4 lei/ora/agent +5500 lei/luna –serv patrulare +TVA;

-SC PHOENIX PROTECT SRL -9 lei/ora/agent +4000 lei/luna –serv patrulare +TVA

Actul aditional nr. 1/12.08.2015 – prin care se modifica tarifele de prestari servicii de paza incepand cu 01.09.2015 astfel: 9.48 lei/ora/agent post neinarmat si la 3.980 lei/luna –servicii de patrulare, la aceste tarife adaugandu-se TVA;

Plata servicii an 2015 –546.072,16 lei

An 2016

Actul aditional nr. 2/09.03.2016 la contractual de paza 525/13.03.2015 –prin care se prelungeste durata contractului de la data de 16.03.2016 pana in data de 30.04.2016;

In dosarul achizitiei publice se afla:

-cererea de oferta de pret nr. 8938/03.05.2016-fara sa se precizeze la cine se va trasmite sau unde se va afisa;

-anuntul postat pe site-ul spitalului conform unei listari de pe pagina web din data de 05.05.2016 privind cererea de oferta de pret pentru servicii de paza a obiectivelor, bunurilor, valorilor si protectia persoanelor;

-procesul verbal de analiza oferta nr. 9186/05.05.2016 – s-a depus doar o ferta la registratura unitatii – SC COMPACT SILVER SECURITY SRL Deva

Contractul nr. 995/06.05.2015 incheiat cu SC COMPACT SILVER SECURITY SRL:

-durata contract 8 luni: 07.05.2014-31.12.2016;

-valoare anuala= 447.440 lei/an;

Plata servcii an 2016 –636.812,99 lei 

An 2017

Nu s-a prezentat auditorilor nici un document de contractare pentru serviciile de paza pe acest an.

Plata servicii la  data de 30.06.2017 –357.163,32 lei

In perioada 2011-30.06.2017 s-a constatat ca exista situatii in care contractele s-au incheiat pentru o perioada mai mare decat anul bugetar, contrar prevederilor legale si ca actele aditionale care prelungesc durata de derulare a unui contract depasesc 4 luni, astfel:

-contractul nr. 2683/21.12.2010 se incheie pentru perioada 29.12.2010-29.12.2011;

-actul aditional nr. 5/21.11.2011 prelungirea pe 1 an de zile a contractului din 2011(30.12.2011-31.12.2012);

-actul aditional nr. 9/20.11.2012 –se prelungeste durata contractului pe o perioada de 3 luni pana la data de 01.04.2013, data la care contractul se poate prelungi in mod tacit sau prin act aditional, semnat de ambele parti;

-contractul nr. 1044/26.02.2013 se incheie pentru perioada 01.03.2013-01.03.2014;

-contractul nr. 188/17.02.2014 se incheie pentru perioada 01.03.2014-01.03.2015.

 

Platile efectuate de institutie pentru serviciile de paza in perioada 01.01.2009-30.06.2017  in suma totala de 3.790.658,94 lei, se prezinta astfel:

Anul Valoare – lei-
2009 223.574,00
2010 208.356,00
2011 344.103,10
2012 446.302,53
2013 488.539,42
2014 539.735,42
2015 546.072,16
2016 636.812,99
30.06.2017 357.163,32
TOTAL 3.790.658,94

 

– In majoritatea cazurilor serviciile prestate au fost platite fara ca beneficiarul sa confirme efectuarea lor, prin intocmirea unui proces verbal de receptie;

– In majoritatea cazurilor,facturile nu poarta viza de certificare in privinta realitatii, regularitatii si legalitatii si viza  ordonatorului de credite de „bun de plata „.

– In toate cazurile analizate contractele incheiate/actele aditionale nu a fost insotite de PROPUNEREA DE ANGAJARE a unei cheltuieli si de Angajamentul Bugetar prin care sa fie facuta dovada rezervarii creditelor bugetare aferente cheltuielilor generate de contractele incheiate, acestea fiind intocmite  in mod eronat, la fiecare factura emisa de prestator. 

CAUZE:

  1. Incheierea contractelor de achizitie publica / acte aditionale cu durata de derulare care depaseste anul bugetar, precum si neintocmirea Propunerilor de angajare a unei cheltuieli si a angajamentului bugetar, s-au facut cu incalcarea Ordinului 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenta şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale:

“Angajarea cheltuielilor se efectuează în tot cursul exerciţiului bugetar, astfel încât sa existe certitudinea ca bunurile şi serviciile care fac obiectul angajamentelor vor fi livrate, respectiv prestate, şi se vor plati în exerciţiul bugetar respectiv.

    Ordonatorii de credite nu pot angaja cheltuieli într-o perioada în care se ştie ca bunul, lucrarea sau serviciul nu va putea fi executat, receptionat şi plătit pana la data de 31 decembrie a exerciţiului bugetar curent, respectiv ultima zi de plata prevăzută în Programul calendaristic pentru derularea principalelor operaţiuni de încheiere a exerciţiului bugetar, cu excepţia acţiunilor multianuale.”

  1. Nerespectarea prevederilor art.6 alin.(3) lit.d) din Hotararea nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achizitie publica din <LLNK 12006 34180 301   0 45>Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii – cu privire la prelungirea contractului initial prin act aditional:

“Prelungirea contractului iniţial nu poate depăşi o durata de 4 luni de la data expirării duratei iniţiale de îndeplinire a acestuia”.

  1. Efectuarea platilor s-a facut cu incalcarea prevederilor Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenta şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale aprobate prin O.M.F.P.1.792/2002:

Angajarea şi ordonanţarea cheltuielilor se efectuează numai cu viza prealabilă de control financiar preventiv propriu, potrivit dispoziţiilor legale”…………………

Lichidarea cheltuielilor

Este faza în procesul execuţiei bugetare în care se verifica existenta angajamentelor, se determina sau se verifica realitatea sumei datorate, se verifica condiţiile de exigibilitate ale angajamentului legal pe baza documentelor justificative care sa ateste operaţiunile respective.    ………………………………………………………………………………………………

    Documentele care atesta bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sunt Factura fiscală ………………………………………………………………………………………………………………………. Determinarea sau verificarea existenţei sumei datorate creditorului se efectuează de către persoana împuternicită de ordonatorul de credite, pe baza datelor înscrise în factură şi a documentelor întocmite de comisia de recepţie constituită potrivit legii (Proces-verbal de recepţie – cod 14-2-5, Proces verbal de recepţie provizorie – cod 14-2-5/a, Proces-verbal de punere în funcţiune – cod 14-2-5/b, în cazul mijloacelor fixe, Nota de recepţie şi constatare de diferenţe – cod 14-3-1A, în cazul bunurilor de natura stocurilor, şi alte documente prevăzute de lege, după caz.”).

“….documentele care atesta bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sau din care reies obligaţii de plata certe se vizează pentru “Bun de plata” de ordonatorul de credite sau de persoana delegată cu aceste atribuţii”. 

  1. Persoanele nominalizate prin decizie interna care exercita controlul de realitate, regularitate si legalitate, nu si-au respectat atributiile prevazute in actul de dispozitie emis de conducatorul institutiei, respectiv nu a fost certificata realitatea serviciului prestat de catre compartimentul structurii organizatorice cu responsabilitati in acest sen, incalcandu-se  prevederile O.M.F.P. nr. 522/ 2003 si nr. 923/2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv:

“Controlul financiar preventiv al operaţiunilor se exercita pe baza actelor si/sau documentelor justificative certificate în privinţa realităţii, regularitatii şi legalităţii, de către conducătorii compartimentelor de specialitate emitente. Operaţiunile ce privesc acte juridice prin care se angajează patrimonial entitatea publica se supun controlului financiar preventiv după avizarea lor de către compartimentele de specialitate juridică şi financiar-contabila”

CONSECINŢE:

– Posibilitatea prejudicierii institutiei prin incheierea unor acte aditionale la contractele de achizitii publice fara existenta prevederilor bugetare;

-In exercitarea controlul financiar preventiv se inregistreaza disfunctionalitati care afecteaza buna gestiune financiară prin asigurarea legalităţii, regularităţii, economicităţii, eficacităţii şi eficientei în utilizarea fondurilor publice şi în administrarea patrimoniului public;

-Lipsa evidentei angajamentelor bugetare si legale poate crea posibilitatea depasirii prevederilor bugetare anuale.

– Plata facturilor furnizorilor de servicii a fost efectuata fara respectarea fazelor executiei bugetare privind lichidarea si ordonantarea ceea ce a condus la incalcarea normelor legale in care se arata ca(Ordinului MFP 1792/2002):

Nu se poate efectua plata:

    – în cazul în care nu exista credite bugetare deschise si/sau repartizate ori disponibilităţile sunt insuficiente;

    – când nu exista confirmarea serviciului efectuat şi documentele nu sunt vizate pentru “Bun de plata”;

    – când beneficiarul nu este cel fata de care instituţia are obligaţii;

    – când nu exista viza de control financiar preventiv propriu pe ordonanţarea de plata şi nici autorizarea prevăzută de lege”.

– Plata  cheltuielilor fara documente justificative s-a facut cu incalcarea

art.54 din Legea nr. 273/ 2006 privind finanţele publice locale:

…………………………………………………………………………………………………

   (5) Instrumentele de plata trebuie sa fie insotite de documentele justificative. Aceste documente trebuie sa certifice exactitatea sumelor de plata, receptia bunurilor, executarea serviciilor si altele asemenea, conform angajamentelor legale incheiate. Instrumentele de plata se semneaza de catre contabil si seful compartimentului financiar-contabil.

    (6) Efectuarea platilor, in limita creditelor bugetare aprobate, se face numai pe baza de acte justificative, intocmite in conformitate cu dispozitiile legale, si numai dupa ce acestea au fost angajate, lichidate si ordonantate. …”

            – Datorită neorganizării corespunzătoare a controlului intern, nu s-a urmărit respectarea principiilor de economicitate, eficacitate şi eficienţă în utilizarea fondurilor, fiind facute nejustificat cheltuieli,  fără realizarea unor analize de necesitate, oportunitate şi legalitate; 

RECOMANDĂRI:

9-Ordonatorul de credite va lua masurile legale pentru ca derularea achizitiilor publice sa fie realizata cu  respectarea principiilor bunei gestionari si administrare corecta si eficienta a bugetului institutiei, in conformitate cu obligatiile asumate prin contractul de management.

10-Ordonatorul de credite va lua masurile legale pentru ca plata tuturor cheltuielilor din bugetul institutiei sa se faca cu parcurgerea celor 3 faze ale executiei bugetare, respective angajarea, lichidarea si ordonantarea si numai dupa avizarea documentelor de „bun de plata”, avand in vedere ca este direct raspunzator de respectarea normelor legale in vigoare.

11-Organizarea controlului intern  şi luarea măsurilor reale de implementare a normelor proprii de control intern,  acordarea atenţiei şi importanţei cuvenite activităţilor de control intern şi audit intern, a căror misiune este de a identifica, diminua sau elimina riscurile privind proasta gestionare a resurselor şi a patrimoniului, includerea cu prioritate în programele compartimentelor de audit intern, a unor misiuni privind activitatea financiar–contabilă.

2.5. Legalitatea incheierii contractelor de achiziţie publica de servicii; Receptia serviciilor, certificarea in privinta realitatii, regularitatii si legalitatii; acordarea vizei „bun de plata”; inregistrarea in contabilitate

CONSTATARE:

  1. Legalitatea incheierii contractelor de achiziţie publica de servicii si a actelor aditionale aferente; acordarea vizei de c.f.p.

In perioada 01.01.2012-30.06.2017, s-a incheiat cu SC UNITECH COMPUTER SRL contracte de servicii, avand ca obiect „mentenanta si service-sistem supraveghere si monitorizare video”, in conditiile in care  institutia nu detine inregistrat in patrimoniu sistem monitorizare video .

In data de 06.01.2012 s-a  incheiat contractul nr.8114 pe o perioada de 12 luni, avand ca obiect mentenanta si service-sistem supraveghere si monitorizare video, iar ca tarif: „abonament 780 lei/luna in timpul programului de lucru si se fac in minim 8 ore lucratoare, de la sesizare..….”. Tot in contractul mentionat, se prevede si urmatoarea clauza: „Solicitarea expresa si notificata a beneficiarului reprezinta comunicarea de catre Beneficiar (SJU DEVA) a interventiei Executantului (Unitech) la echipamentele care fac obiectul acestui contract, in forma scrisa si cu confirmarea primirii de catre Executant, comunicare ce contine informatii detaliate necesare pentru a asigura repunerea promta in functiune a echipamentelor “

Articolul 6 Obligatiile partilor din contract prevede la obligatiile beneficiarului printre altele si …..”sa notifice executantul despre orice functionare anormala a echipamentelor …..”, si „sa confirme, in scris, executia lucrarilor efectuate pe Raportul de service, prezentat in Anexa 2” (anexa care nu se regaseste la contract), iar la obligatiile executantului  ……. ”sa solicite confirmarea executarii activitatilor pe documentul Raport-fisa de service”.

            In data de 01.03.2013 se incheie contractul nr. 3536, pe o perioada de 12 luni, respectiv 01.03.2013-01.03.2014, cu aceleasi clauze mentionate in contractul anterior. Precizam ca acest contract s-a incheiat pe o perioada ce cuprinde 2 ani bugetari, cu incalcarea prevederilor legale, deoarece pentru anul 2014, unitatea nu avea buget aprobat .

In anul 2014, se incheie un nou contract, respectiv contractul nr. 5677 din 01.04.2014 – avand aceleasi clauze contractuale ca si precedentele contracte – pe o perioada de 12 luni, adica 01.04.2014-01.04.2015, cu incalcarea prevederilor legale, deoarece pentru anul 2015 unitatea nu avea buget aprobat.

Pentru perioada 01.04.2015-30.06.2017, spitalul nu a mai incheiat contracte, prevalandu-se de o clauza din contractul nr. 5677/2014, potrivit careia „prezentul contract se incheie pe o perioada de 12 luni,….……,cu posibilitatea de prelungire automata cu cate o perioada egala, daca nici una dintre parti nu notifica in scris cu 30 zile ……incetarea raporturilor contractuale

Analizand contractele incheiate precum si modul de indeplinire a conditiilor contractuale , echipa de auditori a constatat nerespectarea in totalitate a clauzelor contractuale, astfel:

  • conform contractelor, executantul trebuia sesizat/notificat in scris pentru functionarea anormala a echipamentelor, fapt ce nu s-a intamplat, unitatea neprezentand nici un document in acest sens ;
  • plata contractului se face doar la o interventie, pe baza de sesizare scrisa. Facturile emise lunar, nu au la baza o notificare, prin care sa se justifice emiterea acestora;
  • conform obligatiilor partilor, atat executantul cat si beneficiarul trebuiau sa intocmesca documentul Raport fisa service, prin care sa se confirme prestarea serviciilor solicitate de catre beneficiar. Unitatea nu a prezentat documente in acest sens, drept pentru care in opinia auditorilor nu s-a facuta dovada executarii serviciilor;
  • contractele de prestari servicii pentru anii 2013 si 2014 au fost incheiate cu o durata de derulare care depaseste anul bugetar, respectiv 2014 si 2015, contrar prevederilor legale, spitalul neavand aprobat buget pentru anii 2014 si 2015 la data incheierii contractelor;
  • echipa de auditori a constatat ca unitatea a incheiat contracte de mentenanta si service la un sistem de supraveghere si monitorizare video, sistem care nu se regaseste inregistrat in patrimoniul spitalului, astfel ca nu se justifica efectuarea de servicii.

In toate cazurile analizate contractele incheiate nu a fost insotite de PROPUNEREA DE ANGAJARE a unei cheltuieli si de Angajamentul Bugetar prin care sa fie facuta dovada rezervarii creditelor bugetare aferente cheltuielilor generate de contractele incheiate .

  1. II. Receptia serviciilor, certificarea in privinta realitatii, regularitatii si legalitatii; acordarea vizei „ bun de plata”; inregistrarea in contabilitate;

Din analiza facturilor emise si a fisei de cont a furnizorului SC Unitech Computer SRL din perioada 01.01.2009-30.06.2017  s-au constatat urmatoarele :

  • Au fost facute plati fara a fi insotite de documente din care sa rezulte ca serviciile respective au fost realizate/prestate (proces verbal de receptie serviciu ) si fara a avea (in majoritatea cazurilor), viza de bun de plata si certificarea in privinta realitatii, regularitatii si legalitatii.
  • Au fost efectuate înregistrări contabile eronate, respectiv achizitia de bunuri de natura mijloacelor fixe s-a inregistat eronat in conturi de cheltuieli, denaturând atat elementele patrimoniale  de active ale institutiei  cat si nivelul cheltuielilor .

Spre exemplu :

  • Factura 1372111 din 20.08.2010, in valoare de 19.980 lei reprezentand sistem supraveghere video s-a inregistrat in contul de cheltuieli 628, desi este o imobilizare corporala;
  • Factura 137224 din 13.09.2010, in valoare de 9.000,01 lei reprezentand extindere sistem supraveghere video s-a inregistrat in contul de cheltuieli 628, desi reprezinta extinderea unei imobilizari corporale;
  • Factura 17421 din 14.02.2011, in valoare de 3.763,90 lei reprezentand sistem Alarma Baia Sarata s-a inregistrat in contul de cheltuieli 628, desi este o imobilizare corporala;
  • Factura 137455 din 15.03.2011 in valoare de 8.125,67 lei reprezentand sistem acces cu cartela s-a inregistrat in contul 611-cheltuieli reparatii, desi este o imobilizare corporala;
  • Factura 137423 din 16.02.2011 in valoare de 34.910,32 lei reprezentand extindere sistem supraveghere video pentru serviciul de medicina legala s-a inregistrat eronat in contul de cheltuieli 628, iar propunerea de angajare a unei cheltuieli si angajamentul bugetar nu sunt semnate de compartimentul contabilitate si nu sunt aprobate de ordonatorul de credite .
  • Factura 138605 din 07.12.2015 in valoare de 4.719,44 lei reprezentand sistem control

acces Baia Sarata s-a inregistrat in contul de cheltuieli 628, desi este o imobilizare corporala;

  • Factura 138641 din 19.01.2016 in valoare de 6.913,20 lei reprezentand sistem control acces ORL s-a inregistrat in contul de cheltuieli 628, desi este o imobilizare corporala;
  • Factura 138725 din 09.06.2016 in valoare de 10.946,40 lei reprezentand sistem control acces s-a inregistrat in contul de cheltuieli 628, desi este o imobilizare corporala;
  • Factura 138714 din 24.05.2016 in valoare de 27.366 lei reprezentand sistem control acces s-a inregistrat eronat in contul de cheltuieli 628, desi este o imobilizare corporala.

In consecinta, valoarea estimativa a abaterilor de la prevederile legale constatate  este in suma de 178.504,37 lei si reprezinta plati servicii mentenanta si service sistem supraveghere si monitorizare video, nejustificate legal, pentru perioada 01.01.2009-30.06.2017.

CAUZE:

  1. Incheierea contractelor de achizitie publica /acte aditionale cu durata de derulare care depaseste anul bugetar, precum si neintocmirea Propunerilor de angajare a unei cheltuieli si a angajamentului bugetar, s-au facut cu incalcarea Ordinului nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenta şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale:

“Angajarea cheltuielilor se efectuează în tot cursul exerciţiului bugetar, astfel încât sa existe certitudinea ca bunurile şi serviciile care fac obiectul angajamentelor vor fi livrate, respectiv prestate, şi se vor plati în exerciţiul bugetar respectiv.

    Ordonatorii de credite nu pot angaja cheltuieli într-o perioada în care se ştie ca bunul, lucrarea sau serviciul nu va putea fi executat, receptionat şi plătit pana la data de 31 decembrie a exerciţiului bugetar curent, respectiv ultima zi de plata prevăzută în Programul calendaristic pentru derularea principalelor operaţiuni de încheiere a exerciţiului bugetar, cu excepţia acţiunilor multianuale.”

  1. Persoanele nominalizate prin decizie interna care exercita controlul de realitate, regularitate si legalitate, nu si-au respectat atributiile stabilite in acest sens, respectiv nu a fost aplicata viza, din partea fiecarui compartiment al structurii organizatorice, incalcandu-se prevederile O.M.F.P. nr. 522/2003 si nr. 923/2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv:

“Controlul financiar preventiv al operaţiunilor se exercita pe baza actelor si/sau documentelor justificative certificate în privinţa realităţii, regularitatii şi legalităţii, de către conducătorii compartimentelor de specialitate emitente. Operaţiunile ce privesc acte juridice prin care se angajează patrimonial entitatea publica se supun controlului financiar preventiv după avizarea lor de către compartimentele de specialitate juridică şi financiar-contabila”

  1. Nu au fost respectate prevederile Ordinului MFP 1792/2002 referitor la faza de lichidare a cheltuielilor in care se arata ca “documentele care atesta bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sau din care reies obligaţii de plata certe se vizează pentru “Bun de plata” de ordonatorul de credite sau de persoana delegată cu aceste atribuţii”.
  2. Nu au fost intocmite documentele legale -procese verbale de receptie- care sa justifice prestarea serviciilor, contrar prevederilor Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenta şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale aprobate prin O.M.F.P.nr.1.792/ 2002  cu privire la lichidarea cheltuielilor:

Este faza în procesul execuţiei bugetare în care se verifica existenta angajamentelor, se determina sau se verifica realitatea sumei datorate, se verifica condiţiile de exigibilitate ale angajamentului legal pe baza documentelor justificative care sa ateste operaţiunile respective.

    ………………………………………………………………………………………………

Documentele care atesta bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sunt Factura fiscală

………………………………………………………………………………………………………………………….   Determinarea sau verificarea existenţei sumei datorate creditorului se efectuează de către persoana împuternicită de ordonatorul de credite, pe baza datelor înscrise în factură şi a documentelor întocmite de comisia de recepţie constituită potrivit legii (Proces-verbal de recepţie – cod 14-2-5, Proces verbal de recepţie provizorie – cod 14-2-5/a, Proces-verbal de punere în funcţiune – cod 14-2-5/b, în cazul mijloacelor fixe, Nota de recepţie şi constatare de diferenţe – cod 14-3-1A, în cazul bunurilor de natura stocurilor, şi alte documente prevăzute de lege, după caz.”).

  1. Abaterile de mai sus se datorează în cea mai mare parte neaplicarii  corespunzătoare a prevederilor Legii contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare și ale Ordinului Ministerului Finanțelor Publice nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea şi conducerea contabilităţii instituţiilor publice, cât şi ale Planului de conturi pentru instituţiile publice şi instrucţiunile de aplicare a acestuia de către salariații cu atributii financiar contabile, respectiv contabilul sef, sef serviciu financiar contabilitate,  salariatii din cadrul structurilor administrativ, aprovizionare dar  și lipsei de interes a ordonatorului de credite si a directorului financiar contabil  în ceea ce privește organizarea și conducerea contabilității.
  2. Nu există persoană  desemnata cu atributii de înregistrare,  evidență  și urmărirea derularii contractelor. 

CONSECINŢE:

– Posibilitatea prejudicierii institutiei prin incheierea unor acte aditionale la contractele de achizitii publice fara existenta prevederilor bugetare;

-In exercitarea controlul financiar preventiv se inregistreaza anumite deficiente care afecteaza buna gestiune financiară prin asigurarea legalităţii, regularităţii, economicităţii, eficacităţii şi eficientei în utilizarea fondurilor publice şi în administrarea patrimoniului public;

-Lipsa evidentei angajamentelor bugetare si legale poate crea posibilitatea depasirii prevederilor bugetare anuale.

– Neasigurarea evidenței contractelor poate conduce atât la urmărirea defectuoasă a modului de realizare cat si la plata si inregistrarea eronata a cheltuielilor.

– Plata facturilor furnizorilor de servicii a fost efectuata fara respectarea fazelor executiei bugetare privind lichidarea si ordonantarea ceea ce a condus la incalcarea normelor legale in care se arata ca(Ordinului MFP 1792/2002):

Nu se poate efectua plata:

    – în cazul în care nu exista credite bugetare deschise si/sau repartizate ori disponibilităţile sunt insuficiente;

    – când nu exista confirmarea serviciului efectuat şi documentele nu sunt vizate pentru “Bun de plata”;

    – când beneficiarul nu este cel fata de care instituţia are obligaţii;

    – când nu exista viza de control financiar preventiv propriu pe ordonanţarea de plata şi nici autorizarea prevăzută de lege”.

– Plata  cheltuielilor fara documente justificative s-a facut cu incalcarea  art.54 din Legea nr. 273/ 2006 privind finanţele publice locale: “………………………………………………………………………………………………….

(5) Instrumentele de plata trebuie sa fie insotite de documentele justificative. Aceste documente trebuie sa certifice exactitatea sumelor de plata, receptia bunurilor, executarea serviciilor si altele asemenea, conform angajamentelor legale incheiate. Instrumentele de plata se semneaza de catre contabil si seful compartimentului financiar-contabil.

    (6) Efectuarea platilor, in limita creditelor bugetare aprobate, se face numai pe baza de acte justificative, intocmite in conformitate cu dispozitiile legale, si numai dupa ce acestea au fost angajate, lichidate si ordonantate. …”

            – Neaplicarea prevederilor legale privind modul de inregistrare a operatiunilor economico-financiare in contabilitatea institutiei a condus la denaturarea soldurilor conturilor contabile prezentate în balanțele  de verificare și situațiile financiare, ele nereflectând sub nicio formă patrimoniul instituției auditate.

Subevaluarea rezultatului patrimonial al entităților controlate , ca urmare a neînregistrării unor mijloace fixe, precum și raportarea în situațiile financiare a unor informații denaturate, activele fixe ale entităților controlate fiind prezentate la o altă valoare decât cea reala.

RECOMANDĂRI:

12-Ordonatorul de credite va lua masurile legale pentru ca plata tuturor cheltuielilor din bugetul institutiei sa se faca cu parcurgerea celor 3 faze ale executiei bugetare, respective angajarea, lichidarea si ordonantarea de care este direct raspunzator potrivit normelor legale in vigoare;

13-Managerul institutiei va lua masuri de constituire a comisiei de receptie pentru receptia serviciilor prestate de furnizori si va urmari modul in care se realizeaza implementarea acestei masuri;

14-Directorul financiar-contabil va dispune analiza si inventarierea bunurilor de natura mijloacelor fixe achizitionate, evaluarea si inregistrarea acestora in evidenta contabila în ceea ce privește operațiunile neînregistrate sau înregistrate eronat, precum si calculul amortizarii, conform prevederilor legale;

15-Institutia, prin reprezentantii sai legali, va lua masurile legale pentru analiza si recuperarea sumei de 178.504,37 lei, plati efectuate fara ca instrumentele de plata sa fie insotite de documente justificative; suma s-a constatat ca si posibila abatere de la prevederile legale pentru perioada 01.01.2009-30.06.2017 in cadrul derularii contractelor de prestari de servicii.

2.6. Legalitatea incheierii contractelor de achiziţie publica de servicii si a actelor aditionale aferente; acordarea vizei de c.f.p.; Receptia serviciilor, certificarea in privinta realitatii, regularitatii si legalitatii; acordarera vizei „bun de plata”

CONSTATARE:

I.Legalitatea incheierii contractelor de achiziţie publica de servicii si a actelor aditionale aferente;  acordarea vizei de c.f.p.

Din analiza  contractelor de furnizare servicii intretinere,service si mentenanta retea informatica Serviciul de Medicina Legala si servicii informatice profesionale gazduire, mentenanta, actualizare si administrare site SJU Deva incheiate cu Întreprindere Individuala Buza Mircea Soft derulate in perioada 2009-2017, s-au constat urmatoarele:

-Contractele  de servicii mentenanta retea informatica si site precum si actele aditionale aferente contractelor au fost încheiate  în forma scrisă, fara fundamentarea necesitatii si oportunitatii acestor servicii si fără a fi supuse vizei pentru control financiar preventiv propriu;

-Actele aditionale de prelungire valabilitate perioada contract au fost incheiate pentru o perioada de 12 luni, fără a fi supuse vizei pentru control financiar preventiv propriu si contrar prevederilor legale.

– In urma analizei contractelor incheiate cu I.I. Buza Mircea Soft si a facturilor emise in perioada 2009-2017, s-a constatat ca au fost platite anumite servicii pentru care nu au existat contracte incheiate .

Astfel :

  1. In anul 2010, SJU Deva a incheiat contractul nr. 3765/08.03.2010 de prestari servicii informatice de gazduire si mentenanta site hospitaldeva.ro cu SC Silver Soft SRL pentru o valoare de 100 lei/luna, respectiv 1200 lei /an, pentru perioada 01.03.2010-31.12.2010.

Prin Conventia 15397/23.09.2010, se transfera toate drepturile contractului 3765/08.03.2010 incheiat cu SC SILVER SOFT SRL catre Întreprindere Individuala Buza Mircea Soft, societatea comerciala SILVER SOFT SRL suspendandu-si activitatea.

Tot in anul 2010, se incheie contractul nr. 20398 din 14.12.2010 cu II Buza Mircea Soft pentru prestarea de servicii informatice de gazduire si mentenanta site si realizarea si construirea site propriu spital pentru perioada 01.01.2011-31.12.2011, cu o valoare de 300 lei/luna, respectiv 3600 lei /an, pentru mentenata si o valoare de 3200 lei pentru realizarea site-ului.

Contractul s-a incheiat, fara Referat de necesitate si  Nota de fundamentare a achizitiei de servicii, fara a avea oferte de pret si fara viza de control financiar preventiv. La data incheierii contractului institutia nu avea aprobat bugetul pentru anul 2011.

In anul 2012 s-a incheiat Actul Aditional nr.1/12.01.2012 la contractul 20398/14.12.2010 pentru prelungirea valabilitatii contractului pe o perioada de 12 luni, respectiv 01.01.2012-31.12.2012, contrar prevederilor legale care permit prelungirea duratei contractului pe o perioada de maxim 4 luni si fara a avea viza de control financiar preventiv.

In anul 2013 s-a incheiat Actul Aditional nr.2/21.01.2013 la contractul 20398/14.12.2010 pentru prelungirea valabilitatii contractului pe o perioada de 12 luni, respectiv 21.01.2013-31.12.2013, contrar prevederilor legale care permit prelungirea duratei contractului pe o perioada de maxim 4 luni  si fara a avea viza de control financiar preventiv.

In anul 2014 s-a incheiat contractul nr. 373/10.01.2014 pentru prestarea de servicii informatice de gazduire si mentenanta site si modificarea si reconstruirea site propriu spital pentru perioada 01.01.2014-31.12.2014, cu o valoare de 300 lei /luna, respectiv 3600 lei /an, pentru mentenata si o valoare de 500 lei pentru modificarea site-ului.

Contractul s-a incheiat fara Nota de fundamentare a achizitiei de servicii si oferte de pret si fara a fi supus vizei de control financiar preventiv.

Prin Actul Aditional nr.1 din 06.01.2016 se prelungeste aplicabilitatea a contractului de prestari servicii mentenanta site nr. 485/09.01.2015 pentru o perioada de 12 luni, respectiv 06.01.2016 – 31.12.2016, contrar prevederilor legale care permit prelungirea duratei contractului pe o perioada de maxim 4 luni   si fara a avea viza de control financiar preventiv.

Prin Actul Aditional nr.1 din 06.01.2016 se prelungeste perioada de aplicabilitate a contractului de prestari servicii mentenanta site nr. 485/09.01.2015 pentru o perioada de 12 luni, respectiv 06.01.2016 – 31.12.2016, contrar prevederilor legale care permit prelungirea duratei contractului pe o perioada de maxim 4 luni   si fara a avea viza de control financiar preventiv.

Prin Actul Aditional nr. 2 din 04.01.2017 se prelungeste perioada de aplicabilitate a contractului de prestari servicii mentenanta site nr. 485/09.01.2015 pentru o perioada de 3 luni, respectiv 04.01.2017 – 31.03.2017.

  1. In anul 2007, SJU Deva a incheiat contractul nr. 3960/27.03.2007 de prestari servicii intretinere,service si mentenanta 16 calculatoare din dotarea Serviciului de Medcina Legala , cu SC Silver Soft SRL . Prin Actul Aditional nr.2/14.01.2009, se prelungeste perioada de aplicabilitate a contractului pentru perioada 01.01.2009-31.12.2009, pentru o valoare de 1000 lei/luna ,respectiv 12000 lei /an, contrar prevederilor legale, si fara viza de control financiar preventiv.

Prin Actul Aditional nr.3/19.01.2010, se se prelungeste din nou perioada de aplicabilitate a  contractului nr.3960/27.03.2007 pentru perioada 01.01.2010-31.12.2010, pentru o valoare de 1000 lei/luna ,respectiv 12000 lei /an, contrar prevederilor legale care permit prelungirea duratei contractului pe o perioada de maxim 4 luni  si fara viza de control financiar preventiv.

Prin Conventia 15397/23.09.2010, se transfera toate drepturile contractului 3765/08.03.2010 incheiat cu SC SILVER SOFT SRL catre Întreprindere Individuala Buza Mircea Soft, societatea comerciala SILVER SOFT SRL suspendandu-si activitatea.

In anul 2011, s-a  incheiat contractul nr. 113/04.01.2011 de prestari servicii intretinere,service si mentenanta 16 calculatoare din dotarea Serviciului de Medcina Legala , cu II Buza Mircea Soft pentru perioada 01.01.2011-31.12.2011, fara viza de control financiar preventiv .Prin Actul Aditional nr.1/12.01.2012, se prelungeste perioada de aplicabilitate a contractului pentru perioada 01.01.2012-31.12.2012, contrar prevederilor legale care permit prelungirea duratei contractului pe o perioada de maxim 4 luni  si fara viza de control financiar preventiv. Perioada de aplicabilitate a contractului se prelungeste din nou, prin Actul Aditional 2/21.01.2013,pentru perioada 01.01.2013-31.12.2013, fara viza de control financiar preventiv si contrar prevederilor legale care permit prelungirea duratei contractului pe o perioada de maxim 4 luni  .

Prin Actul Aditional nr. 3/10.01.2014 se prelungeste perioada de aplicabilitate a contractului pentru 12 luni, respectiv 01.01.2014-31.12.2014, fara a avea viza de control financiar preventiv si contrar prevederilor legale.

In anul 2015, s-a  incheiat contractul nr. 492/09.01.2015 de prestari servicii intretinere,service si mentenanta 16 calculatoare din dotarea Serviciului de Medcina Legala , cu II Buza Mircea Soft pentru perioada 01.01.2015-31.12.2015.

Perioada de aplicabilitate a contractului se prelungeste prin AA nr.1/06.01.2016 de la data de 01.01.2016 la data de 31.12.2016, prin AA nr.3/04.01.2017 pentru perioada 01.01.2017-31.03.2017 si prin AA 4/16.03.2017 pentru perioada 31.03.2017-30.04.2017,contrar prevederilor legale care permit prelungirea duratei contractului pe o perioada de maxim 4 luni  . 

II Receptia serviciilor, certificarea in privinta realitatii, regularitatii si legalitatii; acordarera vizei „bun de plata” ;

Din analiza Fiselor de cont pentru perioada 01.01.2009-30.06.2017 a furnizorilor SC Silver Soft SRL si Întreprindere Individuala Buza Mircea Soft, s-au constatat urmatoarele  :

  1. In perioada analizata, s-a constatat ca au fost emise si platite facturi pentru servicii care au fost prestate in perioada urmatoare . Spre exemplificare :
  • in luna octombrie 2010 au fost emise facturile nr. 21 si 22 din 20.10.2010 reprezentand servicii gazduire si mentenanta site si servicii de intretinere retea calculatore pentru lunile octombrie, noiembrie si decembrie 2010.
  • in luna decembrie 2010 a fost emisa factura nr. 71 din 12.2010 reprezentand servicii de intretinere retea calculatoare Serviciul de Medicina Legala pentru lunile ianuarie, februarie si martie 2011, servicii pentru care unitatea nu avea contract incheiat pentru anul 2011.
  • in luna ianuarie 2011 a fost emisa factura nr. 87 din 17.01.2011 reprezentand servicii gazduire si mentenanta site pentru lunile ianuarie, februarie si martie 2011.
  • in luna martie 2011 a fost emisa factura nr. 155 din 28.03.2011 reprezentand servicii de intretinere retea calculatoare Serviciul de Medicina Legala pentru lunile aprilie, mai si iunie 2011.
  • in luna iulie 2011 au fost emise facturile nr. 217 si 224 reprezentand servicii gazduire si mentenanta site si servicii de intretinere retea calculatore pentru lunile iulie, august si septembrie 2011.
  • in luna septembrie 2011 a fost emisa factura nr. 253 reprezentand servicii de intretinere retea calculatoare Serviciul de Medicina Legala pentru lunile octombrie, noiembrie si decembrie 2011 ;
  • in luna octombrie 2011 a fost emisa factura nr.261 reprezentand servicii gazduire si mentenanta site pentru lunile octombrie, noiembrie si decembrie 2011;
  • in luna ianuarie 2012 au fost emise facturile nr. 320 si 321 reprezentand servicii gazduire si mentenanta site si servicii de intretinere retea calculatore pentru lunile ianuarie,februarie si martie 2012;
  • in luna ianuarie 2013 au fost emise facturile nr. 496 si 497 reprezentand servicii gazduire si mentenanta site si servicii de intretinere retea calculatore pentru lunile ianuarie,februarie si martie 2013;
  • in luna ianuarie 2014 au fost emise facturile nr. 689 si 691 reprezentand servicii gazduire si mentenanta site si servicii de intretinere retea calculatore pentru lunile ianuarie,februarie si martie 2014;
  • in luna ianuarie si februarie 2015 au fost emise facturile nr. 843 si 845  reprezentand servicii gazduire si mentenanta site si servicii de intretinere retea calculatoare pentru lunile ianuarie,februarie si martie 2015;
  1. S-a constatat ca in unele situatii pentru aceeasi perioada au fost facturate si platite servicii de doua ori. Spre exemplu, prin factura nr. 651 din 19.11.2013, se platesc servicii de intretinere retea calculatore SML pentru lunile octombrie, noiembrie si decembrie 2013. Pentru aceste servicii a fost emisa factura nr. 624 din 19.09.2013, platita in data de 30.09.2013;

Prin factura nr. 978 din 01.01.2016, se platesc servicii mentenanta site pentru perioada 01.09.2015-01.01.2016, servicii pentru care a fost emisa si platita factura nr.943 din 14.10.2015.

  1. Unitatea a facut plati pentru servicii abonament LEX Serviciul Medicina Legala, servicii intretinere site SML si diverse servicii de editare diplome pentru Serviciul de Medicina Legala, pentru care nu exista incheiate contracte pentru prestarea acestora.

Exemplu :

  • Prin facturile 284 din 23.11.2011 si 467 din 20.11.2012 se platesc servicii gazduire si intretinere site medicinalegalahd.ro pentru perioada 01.12.2011 -01.12.2012 si 01.12.2013;
  • Prin factura 469 din 23.11.2012 se plateste serviciu informatic evidenta circuit camere frigorifice Serviciul Medicina Legala,;
  • Prin factura 658/17.12.2013 se plateste abonament Lex consilier juridic pentru Serviciul de Medicina Legala pentru perioada 01.01.2014-01.01.2015;
  1. In perioada 01.01.2009-30.06.2017, facturile emise de furnizorii de servicii SC Silver Soft SRL si II Buza Mircea Soft SRL au fost platite fara a fi insotite de documente din care sa rezulte ca serviciile respective au fost realizate (proces verbal de receptie serviciu ) si fara a avea (in majoritatea cazurilor), viza de bun de plata si certificat in privinta realitatii,regularitatii si legalitatii.
  2. In toate cazurile analizate contractele incheiate nu a fost insotite de PROPUNEREA DE ANGAJARE a unei cheltuieli si de Angajamentul Bugetar prin care sa fie facuta dovada rezervarii creditelor bugetare aferente cheltuielilor generate de contractele incheiate .

In consecinta, valoarea estimativa a abaterilor de la prevederile legale constatate  este in suma de 168.270 lei si reprezinta plati servicii  intretinere, service si mentenanta retea informatica Serviciul de Medicina Legala si servicii informatice profesionale gazduire, mentenanta, actualizare si administrare site SJU Deva pentru perioada 01.01.2009-30.06.2017.

CAUZE:

  1. Incheierea contractelor de achizitie publica /acte aditionale cu durata de derulare care depaseste anul bugetar, precum si neintocmirea Propunerilor de angajare a unei cheltuieli si a angajamentului bugetar, s-au facut cu incalcarea Ordinului nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenta şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale:

“Angajarea cheltuielilor se efectuează în tot cursul exerciţiului bugetar, astfel încât sa existe certitudinea ca bunurile şi serviciile care fac obiectul angajamentelor vor fi livrate, respectiv prestate, şi se vor plati în exerciţiul bugetar respectiv.

    Ordonatorii de credite nu pot angaja cheltuieli într-o perioada în care se ştie ca bunul, lucrarea sau serviciul nu va putea fi executat, receptionat şi plătit pana la data de 31 decembrie a exerciţiului bugetar curent, respectiv ultima zi de plata prevăzută în Programul calendaristic pentru derularea principalelor operaţiuni de încheiere a exerciţiului bugetar, cu excepţia acţiunilor multianuale.”

  1. Nerespectarea prevederilor art.6 alin.(3) lit.d) din Hotararea nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achizitie publica din <LLNK 12006 34180 301 0 45>Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii – cu privire la prelungirea contractului initial prin act aditional:

“Prelungirea contractului iniţial nu poate depăşi o durata de 4 luni de la data expirării duratei iniţiale de îndeplinire a acestuia”.

  1. Nu au fost respectate prevederile Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenta şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale aprobate prin O.M.F.P.nr.1.792/ 2002 cu privire la angajarea cheltuielilor: Angajarea şi ordonanţarea cheltuielilor se efectuează numai cu viza prealabilă de control financiar preventiv propriu, potrivit dispoziţiilor legale”…………………
  2. Persoanele nominalizate prin decizie interna care exercita controlul de realitate, regularitate si legalitate, nu si-au respectat atributiile in acest sens,respectiv nu a fost aplicata viza, din partea fiecarui compartiment al structurii organizatorice, incalcandu-se prevederile O.M.F.P. nr. 522/ 2003 si nr. 923/2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv:

“Controlul financiar preventiv al operaţiunilor se exercita pe baza actelor si/sau documentelor justificative certificate în privinţa realităţii, regularitatii şi legalităţii, de către conducătorii compartimentelor de specialitate emitente. Operaţiunile ce privesc acte juridice prin care se angajează patrimonial entitatea publica se supun controlului financiar preventiv după avizarea lor de către compartimentele de specialitate juridică şi financiar-contabila”

  1. Nu au fost respectate prevederile Ordinului MFP 1792/2002 referitor la faza de lichidare a cheltuielilor in care se arata ca “documentele care atesta bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sau din care reies obligaţii de plata certe se vizează pentru “Bun de plata” de ordonatorul de credite sau de persoana delegată cu aceste atribuţii”.
  2. Nu au fost intocmite procese verbale de receptie care sa justifice prestarea serviciilor, contrar prevederilor Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenta şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale aprobate prin O.M.F.P.nr.1.792/ 2002  cu privire la lichidarea cheltuielilor:

Este faza în procesul execuţiei bugetare în care se verifica existenta angajamentelor, se determina sau se verifica realitatea sumei datorate, se verifica condiţiile de exigibilitate ale angajamentului legal pe baza documentelor justificative care sa ateste operaţiunile respective.

   ………………………………………………………………………………………………

Documentele care atesta bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sunt Factura fiscală

……………………………………………………………………………………………………………………

Determinarea sau verificarea existenţei sumei datorate creditorului se efectuează de către persoana împuternicită de ordonatorul de credite, pe baza datelor înscrise în factură şi a documentelor întocmite de comisia de recepţie constituită potrivit legii (Proces-verbal de recepţie – cod 14-2-5, Proces verbal de recepţie provizorie – cod 14-2-5/a, Proces-verbal de punere în funcţiune – cod 14-2-5/b, în cazul mijloacelor fixe, Nota de recepţie şi constatare de diferenţe – cod 14-3-1A, în cazul bunurilor de natura stocurilor, şi alte documente prevăzute de lege, după caz.”).

  1. Nu există persoană  desemnata cu atributii de înregistrare,  evidență  și urmărirea realizării contractelor; 

CONSECINŢE:

– Posibilitatea prejudicierii institutiei prin incheierea unor acte aditionale la contractele de achizitii publice fara existenta prevederilor bugetare;

-In exercitarea controlul financiar preventiv se inregistreaza anumite deficiente care afecteaza buna gestiune financiară prin asigurarea legalităţii, regularităţii, economicităţii, eficacităţii şi eficientei în utilizarea fondurilor publice şi în administrarea patrimoniului public;

-Lipsa evidentei angajamentelor bugetare si legale poate crea posibilitatea depasirii prevederilor bugetare anuale.

– Neasigurarea evidenței contractelor poate conduce atât la urmărirea defectuoasă a modului de realizare cat si la plata si inregistrarea eronata a cheltuielilor.

– Plata facturilor furnizorilor de servicii a fost efectuata fara respectarea fazelor executiei bugetare privind lichidarea si ordonantarea ceea ce a condus la incalcarea normelor legale in care se arata ca(Ordinului MFP 1792/2002):

Nu se poate efectua plata:

    – în cazul în care nu exista credite bugetare deschise si/sau repartizate ori disponibilităţile sunt insuficiente;

    – când nu exista confirmarea serviciului efectuat şi documentele nu sunt vizate pentru “Bun de plata”;

    – când beneficiarul nu este cel fata de care instituţia are obligaţii;

    – când nu exista viza de control financiar preventiv propriu pe ordonanţarea de plata şi nici autorizarea prevăzută de lege”.

– Plata  cheltuielilor fara documente justificative s-a facut cu incalcarea  art.54 din Legea nr. 273/ 2006 privind finanţele publice locale:    “………………………………………………………………………………………………….

(5) Instrumentele de plata trebuie sa fie insotite de documentele justificative. Aceste documente trebuie sa certifice exactitatea sumelor de plata, receptia bunurilor, executarea serviciilor si altele asemenea, conform angajamentelor legale incheiate. Instrumentele de plata se semneaza de catre contabil si seful compartimentului financiar-contabil.

    (6) Efectuarea platilor, in limita creditelor bugetare aprobate, se face numai pe baza de acte justificative, intocmite in conformitate cu dispozitiile legale, si numai dupa ce acestea au fost angajate, lichidate si ordonantate. …”

                 – Lipsa controlului intern asupra operatiunilor patrimoniale si asupra fazelor executiei bugetare a condus la efectuarea de operatiuni economico-financiare cu incalcarea normelor si reglementarilor in vigoare.

RECOMANDĂRI:

16-Managerul va lua masuri de elaborare a procedurii operationale specifică care să  reglementeze circuitul,derularea, urmarirea si înregistrarea contractelor si actelor aditionale aferente acestora;

17-Managerul va dispune organizarea evidenței contractelor, înregistrarea și urmărirea  acestora,  stabilind persoanele  cu atribuții  și responsabilităti în acest sens;

18-Completarea procedurii operationale  PO–FC-040 privind  circuitul documentelor;

19-Ordonatorul de credite va lua masurile legale pentru ca derularea achizitiilor publice sa fie realizata cu respectarea principiilor bunei gestionari si administrare corecta si eficienta a bugetului institutiei, in conformitate cu obligatiile asumate prin contractul de management;

20-Aplicarea responsabilitatior ce le  revin persoanelor nominalizate pentru exercitarea controlulului de regularitate, prin aplicarea vizei de certificare in privinta realitatii, regularitatii si legalitatii operatiunilor economico-financiare;

21-Ordonatorul de credite sau alta persoana imputernicita conform prevederilor legale, va aplica viza de “Bun de plata” pe toate facturile care insotite de documentele justificative, vor fi inaintate la plata;

22-Managerul institutiei va lua masuri de constituire a comisiei de receptie pentru receptia serviciilor prestate de furnizori si va urmari modul in care se realizeaza implementarea acestei masuri;

23-Institutia, prin reprezentantii sai legali, va lua masurile legale pentru analiza si recuperarea sumei de 168.270 lei, plati efectuate fara ca instrumentele de plata sa fie insotite de documente justificative, reprezentand servicii  intretinere, service si mentenanta retea informatica Serviciul de Medicina Legala si servicii informatice profesionale gazduire, mentenanta, actualizare si administrare site SJU Deva; suma s-a constatata ca si posibila abatere de la prevederile legale pentru perioada 01.01.2009-30.06.2017 in cadrul derularii contractelor de prestari de servicii mai sus invocate;

24-Actualizatea si respectarea procedurilor proprii privind modalitatea de angajare, lichidare, ordonantare si plata cheltuielilor din fondurile publice;

25-Ordonatorul de credite va lua masurile legale pentru ca plata tuturor cheltuielilor din bugetul institutiei sa se faca cu parcurgerea celor 3 faze ale executiei bugetare, respective angajarea, lichidarea si ordonantarea de care este direct raspunzator potrivit normelor legale in vigoare;

26-Imbunatatirea sistemului de control intern care sa permita o evidenta corecta a angajamentelor bugetare si legale; desemnarea unei persoane responsabile cu evidenta angajamentelor bugetare si legale, conform normelor in vigoare;

27-Managerul institutiei, conform atributiilor ce ii revin va asigura organizarea şi asigurarea funcţionalităţii controlului ierarhic si a controlului financiar preventiv propriu, în vederea atingerii dezideratului scontat (elaborarea şi dezvoltarea sistemelor de control), respectiv acela de a furniza managementului informaţii asupra eficienţei şi regularităţii activităţii  în cauză.

 2.7. Respectarea prevederilor legale privind atribuirea si derularea contractelor de achizitie publica; Angajarea, lichidarea, ordonantarea si plata cheltuielilor, confirmarea legalitatii platii, mentiunea ”bun de plata si efectuarea receptiilor serviciilor prestate  

CONSTATAREA:               

In urma misiunii  de audit public intern efectuata la Spitalul Judetean de Urgenta Deva, s-au analizat contractele incheiate cu SC SERVICE TELECOM SRL si platile efectuate catre acest beneficiar in perioada 01.01.2009-30.06.2017, constatandu-se urmatoarele:

A. Privind contractele incheiate cu SC SERVICE TELECOM SRL:

1. Contract nr.30/14.05.2007 are ca obiect – asistenta tehnica necesara bunei functionari a echipamentelor si infrastructurii de telecomunicatii aferente echipamentelor care sunt in proprietatea beneficiarului – retea telefonica de incinta si aparate telefonice aferente si un pret al abonamentului de 200 EURO/luna, fara TVA;

Prin actul aditional nr. 904/15.01.2009 la contractul nr. 30/14.05.2007 se prelungeste durata acestuia cu 12 luni (01.01.2009-31.12.2009) si valoarea serviciilor se diminueaza la 180 euro/luna fara TVA. Actul aditional nu are viza de CFP si nici viza privind legalitatea acordata de compartimentul juridic. Nu se intocmesc propuneri de angajare a unei cheltuieli si angajament bugetar, contrar prevederilor legale ;

Prin actul aditional nr. 2225/08.02.2010 la contractul nr. 30/14.05.2007 se prelungeste durata acestuia cu 12 luni (01.01.2010-31.12.2010) si valoarea serviciilor se diminueaza la 170 euro/luna fara TVA. Actul aditional nu are viza de CFP si nici viza privind legalitatea acordata de compartimentul juridic. Nu se intocmesc propuneri de angajare a unei cheltuieli si angajament bugetar, contrar prevederilor legale;

2. Pentru perioada 2011-18.04.2016 institutia nu a prezentat contracte sau acte aditionale desi lunar au fost efectuate plati pentru aceste servicii catre SC SERVICE TELECOM SRL;

3. Contract nr. 7905/18.04.2016 are ca obiect – asistenta tehnica necesara functionarii optime a urmatoarelor echipamente de telecomunicatii – retea telefonica de incinta si aparate telefonice aferente, pretul abonamentului este de 750 lei/luna, fara TVA si durata contractului este de la 18.04.2016 pana la 31.12.2016. Contractul nu are viza de CFP si nici nu s-a intocmit propunerea de angajare a unei cheltuieli si angajament bugetar, contrar prevederilor legale;

Actul aditional nr. 1/20.12.2016 la contractul nr. 7905/18.04.2016 prevede prelungirea termenului contractului de la data 01.01.2017 pana la data de 31.03.2017. Nu s-a intocmit propunerea de angajare a unei cheltuieli si angajament bugetar care sa ateste existenta creditelor bugetare.

Actul aditional nr. 2/16.03.2017 la contractul nr. 7905/18.04.2016 prevede prelungirea termenului contractului de la data 31.03.2017 pana la data de 30.04.2017. Nu s-a intocmit propunerea de angajare a unei cheltuieli si angajament bugetar, prin care se confirma existenta creditelor bugetare.

4. Contract nr. 123/24.05.2017 are ca obiect – asistenta tehnica necesara bunei functionarii a urmatoarelor echipamente si infrastructuri de telecomunicatii – retea telefonica de incinta si aparate telefonice aferente, pretul abonamentului este de 750 lei/luna, fara TVA si durata contractului de 8 luni incepand cu 24.05.2017. Nu s-a intocmit propunerea de angajare a unei cheltuieli si angajament bugetar prin care se rezerva credite bugetare.

B. In perioada 01.01.2009 – 30.06.2017 executantul serviciilor de asistenta tehnica – retea telefonica de incinta si aparate telefonice aferente, a emis facturi in valoare de 123.198,67 lei conform fisei de cont a furnizorului.

Cu toate deficientele constatate la incheierea contractelor de prestari servicii care nu au acoperit toata perioada analizata, institutia a acceptat decontarea  acestor servicii in valoare de 119.628,67 lei, astfel:

– decontarea s-a efectuat in baza facturilor emise  fara ca prestatorul sa prezinte documente justificative care să ateste exactitatea şi realitatea  prestării serviciilor;

– facturile emise nu au fost insotite de un Raport al serviciilor prestate avizat de reprezentantul beneficiarului;

– facturile nu au fost insotite de procese verbale de receptie a serviciilor, in unele situatii nu sunt vizate de Bun de plata si nu au fost certificate in privinta realitatii, regularitatii si legalitatii de catre compartimentele de specialitate;

-din esantionul verificat s-a constata ca nicio factura nu este insotita de un document emis de beneficiar, in care sa fie consemnate defectiunile constatate, modul cum  fost anuntat specialistul, precum si semnatura acestuia pentru remedierile efectuate, iar din partea beneficiarului sa fie semnatura persoanei imputernicite care sa asiste executantul  la solutionarea operative a problemelor aparute pe parcursul interventiilor; conditiile respective sunt inscrise ca si clause/obligatii ale beneficiarului in contractele de prestari servicii;

-in perioada 01.01.2011-17.04.2016 se platesc lunar servicii de asistenta tehnica pentru reteaua telefonica de incinta si aparate telefonice aferente, fara ca spitalul sa aibe contracte de prestari servicii incheiate, fara refetare de necesitate, comenzi sau alte documente din care sa reiasa necesitatea efectuarii acestor servicii;

Datorita acestor deficiente, estimam ca autoritatea contractanta a decontat  servicii nereale in perioada 2009 – 30.06.2017 in  suma de 119.628,67 lei fara ca facturile emise de  SC Service Telecom SRL sa fie insotite de documente  care sa certifice realitatea prestatiilor. 

CAUZE:

-Parcurgerea necorespunzatoare a fazelor de angajare, lichidare, ordonantare si plata a cheltuielilor, in cadrul carora trebuie verificata realitatea operatiunilor ce stau la baza efectuarii cheltuielilor, prin incalcarea prevederilor O.M.F.P.nr.1792/2002:

2)Lichidarea cheltuielilor – este faza în procesul execuţiei bugetare în care se verifica existenta angajamentelor, se determina sau se verifica realitatea sumei datorate, se verifica condiţiile de exigibilitate ale angajamentului legal pe baza documentelor justificative care sa ateste operaţiunile respective.     Documentele care atesta bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sunt Factura fiscală (cod 14-4-10/A) sau Factura (cod 14-4-10/aA) cuprinse în anexa nr. 1A “Catalogul formularelor tipizate, comune pe economie, cu regim special de tipărire, inseriere şi numerotare, privind activitatea financiară şi contabila” la <LLNK 11997   831 20 301   0 33>Hotărârea Guvernului nr. 831/1997 pentru aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiară şi contabila şi a normelor metodologice privind întocmirea şi utilizarea acestora, sau alte formulare ori documente cu regim special, aprobate potrivit legii.

    Determinarea sau verificarea existenţei sumei datorate creditorului se efectuează de către persoana împuternicită de ordonatorul de credite, pe baza datelor înscrise în factură şi a documentelor întocmite de comisia de recepţie constituită potrivit legii (Proces-verbal de recepţie – cod 14-2-5, Procesverbal de recepţie provizorie – cod 14-2-5/a, Proces-verbal de punere în funcţiune – cod 14-2-5/b, în cazul mijloacelor fixe, Nota de recepţie şi constatare de diferenţe – cod 14-3-1A, în cazul bunurilor de natura stocurilor, şi alte documente prevăzute de lege, după caz.)

…….documentele care atesta bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sau din care reies obligaţii de plata certe se vizează pentru “Bun de plata” de ordonatorul de credite sau de persoana delegată cu aceste atribuţii”.

  1. Ordonanţarea cheltuielilor

  Este faza în procesul execuţiei bugetare în care se confirma ca livrările de bunuri au fost efectuate sau alte creanţe au fost verificate şi ca plata poate fi realizată. ………………………………………………………………………………………………

Ordonanţarea de plata va fi însoţită de documentele justificative în original şi va purta viza persoanelor autorizate din compartimentele de specialitate, care sa confirme corectitudinea sumelor de plata, livrarea şi receptionarea bunurilor, executarea lucrărilor şi prestarea serviciilor, existenta unui alt titlu care sa justifice plata, precum si, după caz, înregistrarea bunurilor în gestiunea instituţiei şi în contabilitatea acesteia”.

  1. Plata cheltuielilor

Nu se poate efectua plata:

    – în cazul în care nu exista credite bugetare deschise si/sau repartizate ori disponibilităţile sunt insuficiente;

    – când nu exista confirmarea serviciului efectuat şi documentele nu sunt vizate pentru “Bun de plata”;

    – când beneficiarul nu este cel fata de care instituţia are obligaţii;

    – când nu exista viza de control financiar preventiv propriu pe ordonanţarea de plata şi nici autorizarea prevăzută de lege”.

– Incalcarea  art.54 din Legea nr. 273/ 2006 privind finanţele publice locale:

“(1) In procesul executiei bugetare, cheltuielile bugetare parcurg urmatoarele faze: angajament, lichidare, ordonantare, plata.

    (2) Executia bugetara la orase, municipii, sectoarele municipiului Bucuresti, judete si municipiul Bucuresti se bazeaza pe principiul separarii atributiilor persoanelor care au calitatea de ordonator de credite de atributiile persoanelor care au calitatea de contabil.

    (3) Operatiunile specifice angajarii, lichidarii si ordonantarii cheltuielilor sunt in competenta ordonatorilor de credite si se efectueaza pe baza avizelor compartimentelor de specialitate ale institutiilor publice.

    (4) Plata cheltuielilor este asigurata de seful compartimentului financiar-contabil, in limita fondurilor disponibile.

    (5) Instrumentele de plata trebuie sa fie insotite de documentele justificative. Aceste documente trebuie sa certifice exactitatea sumelor de plata, receptia bunurilor, executarea serviciilor si altele asemenea, conform angajamentelor legale incheiate. Instrumentele de plata se semneaza de catre contabil si seful compartimentului financiar-contabil.

    (6) Efectuarea platilor, in limita creditelor bugetare aprobate, se face numai pe baza de acte justificative, intocmite in conformitate cu dispozitiile legale, si numai dupa ce acestea au fost angajate, lichidate si ordonantate lipsa controlului intern asupra operatiunilor patrimoniale si asupra fazelor executiei bugetare a condus la efectuarea de operatiuni economico-financiare cu incalcarea normelor si reglementarilor in vigoare.”

-Nerespectarea prevederilor art.6 alin.(3) lit.d) din Hotararea nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achizitie publica din <LLNK 12006    34180 301   0 45>Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii – cu privire la prelungirea contractului initial prin act aditional:

“Prelungirea contractului iniţial nu poate depăşi o durata de 4 luni de la data expirării duratei iniţiale de îndeplinire a acestuia”.

– Prin exercitarea defectuoasa a controlului financiar preventive, au fost inculcate prevederile O.M.F.P. nr. 522/ 2003 si nr. 923/2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv:

“Controlul financiar preventiv al operaţiunilor se exercita pe baza actelor si/sau documentelor justificative certificate în privinţa realităţii, regularitatii şi legalităţii, de către conducătorii compartimentelor de specialitate emitente. Operaţiunile ce privesc acte juridice prin care se angajează patrimonial entitatea publica se supun controlului financiar preventiv după avizarea lor de către compartimentele de specialitate juridică şi financiar-contabila”;

-Nerespectarea prevederilor legale care la art.10 din Ordonanta nr.119/1999 privind auditul intern si controlul financiar preventiv prevede ca:

Viza de control financiar preventiv propriu se exercită prin semnătura persoanelor în drept, competente în acest sens potrivit prezentei ordonanţe, şi prin aplicarea de către acestea a sigiliului personal şi atestă îndeplinirea condiţiilor legale, a regularităţii şi încadrării în limitele creditelor bugetare sau creditelor de angajament aprobate, după caz, a proiectelor de operaţiuni supuse aprobării ordonatorului de credite.”

 CONSECINTE:               

-Angajarea, ordonanțarea si plata  a sumei de 119.628,67 lei  reprezentând contravaloarea unor servicii de asistenta tehnica –retea telefonica de incinta si aparate telefonice in perioada 2009-30.06.2017 fără prezentarea documenteleor  justificative care să certifice realitatea serviciilor  executate reprezinta cheltuieli neeconomice, neeficiente si nelegale;               –

Lipsa evidentei angajamentelor bugetare si legale poate crea posibilitatea depasirii prevederilor bugetare anuale;

-Lipsa controlului intern asupra operatiunilor patrimoniale si asupra fazelor executiei bugetare a condus la efectuarea de operatiuni economico-financiare cu incalcarea normelor si reglementarilor in vigoare.

RECOMANDARI:

            28-Ordonatorul de credite va lua masurile legale pentru ca plata  cheltuielilor din bugetul institutiei sa se faca cu parcurgerea celor 3 faze ale executiei bugetare, respectiv angajarea, lichidarea si ordonantarea de care este direct raspunzator potrivit normelor legale in vigoare, a contractului de management si a Regulamentului de Organizare si Functionare;

29-Conducatorul entitatii va dispune luarea masurilor legale pentru remedierea deficientelor constatate, stabilirea marimii si intinderii valorilor estimate de auditori ca abateri si recuperarea sumelor reprezentand plati nelegale pentru servicii prestate fara documente justificative de asistenta tehnica necesara bunei functionari a echipamentelor si infrastructurii de telecomunicatii aferente echipamentelor care sunt in proprietatea beneficiarului – retea telefonica de incinta si aparate telefonice aferente, daca este cazul.

2.8. Legalitatea incheierii contractului de achiziţie publica si a actelor aditionale;  Acordarea vizei de c.f.p.; Receptia serviciilor; acordarea vizei de certificare in privinta realitatii ,regularitatii si legalitatii; acordarea vizei „bun de plata”

CONSTATARE:

  1. Legalitatea incheierii contractului de achiziţie publica si a actelor aditionale; Acordarea vizei de c.f.p

Din analiza  contractelor de furnizare servicii de reparatii si intretinere/service aparate aer conditionat incheiate cu SC DAN MAR COMPROD SRL derulate in perioada 2011-2017, si a contractelor de furnizare servicii reparatii si intetinere aparate frigorifice incheiate cu SC ECO FRIO BBS SRL derulate in perioada 2016-2017, s-au constat urmatoarele:

– Contractele  de servicii de reparatii si intretinere mentionate mai sus  au fost încheiate,  fără acordarea, in toate cazurile, a vizei pentru control financiar preventiv propriu si fara a se prezenta o fundamentare reala a necesitatii achizitiei in conditii de economicitate si eficacitate si fara o asigurare ca repartizarea resurselor financiare s-a facut pe baza unor criterii obiective. 

– Pentru anul 2013, pentru serviciile de reparatii si intretinere/service aparate aer conditionat, unitatea nu a avut incheiate contracte, desi au fost facute plati in acest sens .

  1. Receptia serviciilor; acordarea vizei de certificare in privinta realitatii, regularitatii si legalitatii; acordarea vizei „bun de plata”

-Din analiza Fiselor de cont pentru perioada 01.01.2009-30.06.2017 a furnizorilor SC DAN MAR COMPROD SRL si SC ECO FRIO BBS SRL, s-a constatat ca in perioada 01.01.2010-30.06.2017, facturile emise de furnizorii de servicii au fost platite desi nu au fost  insotite de documente din care sa rezulte ca serviciile respective au fost realizate, realitatea serviciului (proces verbal de receptie serviciu) si fara a avea (in majoritatea cazurilor), viza de bun de plata si certificare in privinta realitatii, regularitatii si legalitatii de beneficiarii serviciilor.

-In toate cazurile analizate contractele incheiate nu a fost insotite de PROPUNEREA DE ANGAJARE a unei cheltuieli si de Angajamentul Bugetar prin care sa fie facuta dovada rezervarii creditelor bugetare aferente cheltuielilor generate de serviciile contractate .

In consecinta, valoarea estimativa a platilor facute cu incalcarea prevederilor legale in perioada 2010-30.06.2017 este in suma de 275.950 lei si reprezinta plati servicii  aparate aer conditionat in valoare de 215.480 lei si plati servicii reparatii si intetinere aparate frigorifice in valoare de 60.470 lei. 

CAUZE:

  • Nerespectarea prevederilor art 4 alin.(3) din Hotararea 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achizitie publica din <LLNK 12006 34180 301   0 45>Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii, cu modificarile si completarile ulterioare  si a art.19 din OUG 34/2006:

“Art4.(3) Autoritatea contractantă are obligaţia, atunci când stabileşte programul anual al achiziţiilor publice, de a tine cont de:

  1. a) necesităţile obiective de produse, de lucrări şi de servicii;
  2. b) gradul de prioritate a necesităţilor prevăzute la lit. a);
  3. c) anticiparile cu privire la fondurile ce urmează sa fie alocate prin bugetul anual.

………………………………………………………………………………………………

  • Neaplicarea Vizei de cfp conform procedurii legale de la art.10 din Ordonanta 119/1999 privind auditul intern si controlul financiar preventiv:

Viza de control financiar preventiv propriu se exercită prin semnătura persoanelor în drept, competente în acest sens potrivit prezentei ordonanţe, şi prin aplicarea de către acestea a sigiliului personal şi atestă îndeplinirea condiţiilor legale, a regularităţii şi încadrării în limitele creditelor bugetare sau creditelor de angajament aprobate, după caz, a proiectelor de operaţiuni supuse aprobării ordonatorului de credite.”

  • Persoanele nominalizate prin decizie interna care exercita controlul de realitate, regularitate si legalitate, nu si-au respectat atributiile in acest sens,respectiv nu a fost aplicata viza, din partea fiecarui compartiment al structurii organizatorice, incalcandu-se  prevederile O.M.F.P. nr. 522/ 2003 si nr. 923/2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv:

“Controlul financiar preventiv al operaţiunilor se exercita pe baza actelor si/sau documentelor justificative certificate în privinţa realităţii, regularitatii şi legalităţii, de către conducătorii compartimentelor de specialitate emitente. Operaţiunile ce privesc acte juridice prin care se angajează patrimonial entitatea publica se supun controlului financiar preventiv după avizarea lor de către compartimentele de specialitate juridică şi financiar-contabila”

– Nu au fost respectate prevederile Ordinului MFP 1792/2002 referitor la faza de lichidare a cheltuielilor in care se arata ca “documentele care atesta bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sau din care reies obligaţii de plata certe se vizează pentru “Bun de plata” de ordonatorul de credite sau de persoana delegată cu aceste atribuţii”.

– Nu au fost intocmite documente care sa justifice prestarea serviciilor, contrar prevederilor Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenta şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale aprobate prin O.M.F.P.nr.1.792/ 2002  cu privire la lichidarea cheltuielilor:

Este faza în procesul execuţiei bugetare în care se verifica existenta angajamentelor, se determina sau se verifica realitatea sumei datorate, se verifica condiţiile de exigibilitate ale angajamentului legal pe baza documentelor justificative care sa ateste operaţiunile respective.    ………………………………………………………………………………………………

    Documentele care atesta bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sunt Factura fiscală

……………………………………………………………………………………………………………………….   Determinarea sau verificarea existenţei sumei datorate creditorului se efectuează de către persoana împuternicită de ordonatorul de credite, pe baza datelor înscrise în factură şi a documentelor întocmite de comisia de recepţie constituită potrivit legii (Proces-verbal de recepţie – cod 14-2-5, Proces verbal de recepţie provizorie – cod 14-2-5/a, Proces-verbal de punere în funcţiune – cod 14-2-5/b, în cazul mijloacelor fixe, Nota de recepţie şi constatare de diferenţe – cod 14-3-1A, în cazul bunurilor de natura stocurilor, şi alte documente prevăzute de lege, după caz.”).

  • Nu există persoană  desemnata cu atributii de înregistrare,  evidență  și urmărirea realizării contractelor; 

CONSECINŢE:

– Posibilitatea prejudicierii bugetului institutiei prin plata unor servicii pentru care nu exista contracte incheiate  si fara existenta prevederilor bugetare;

– Atribuirea necorespunzatoare a contractelor de achizitii publice de bunuri si servicii  nu asigură utilizarea fondurilor în condiţii de economicitate, eficienţă şi eficacitate;

-In exercitarea controlul financiar preventiv se inregistreaza anumite deficiente care afecteaza buna gestiune financiară prin asigurarea legalităţii, regularităţii, economicităţii, eficacităţii şi eficientei în utilizarea fondurilor publice şi în administrarea patrimoniului public;

-Lipsa evidentei angajamentelor bugetare si legale poate crea posibilitatea depasirii prevederilor bugetare anuale.

– Neasigurarea evidenței contractelor poate conduce atât la urmărirea defectuoasă a modului de realizare cat si la plata si inregistrarea eronata a cheltuielilor.

– Plata facturilor furnizorilor de servicii a fost efectuata fara respectarea fazelor executiei bugetare privind lichidarea si ordonantarea ceea ce a condus la incalcarea normelor legale in care se arata ca(Ordinului MFP 1792/2002):

Nu se poate efectua plata:

    – în cazul în care nu exista credite bugetare deschise si/sau repartizate ori disponibilităţile sunt insuficiente;

    – când nu exista confirmarea serviciului efectuat şi documentele nu sunt vizate pentru “Bun de plata”;

    – când beneficiarul nu este cel fata de care instituţia are obligaţii;

    – când nu exista viza de control financiar preventiv propriu pe ordonanţarea de plata şi nici autorizarea prevăzută de lege”.

– Plata  cheltuielilor fara documente justificative s-a facut cu incalcarea

art.54 din Legea nr. 273/ 2006 privind finanţele publice locale:    “………………………………………………………………………………………………….

(5) Instrumentele de plata trebuie sa fie insotite de documentele justificative. Aceste documente trebuie sa certifice exactitatea sumelor de plata, receptia bunurilor, executarea serviciilor si altele asemenea, conform angajamentelor legale incheiate. Instrumentele de plata se semneaza de catre contabil si seful compartimentului financiar-contabil.

    (6) Efectuarea platilor, in limita creditelor bugetare aprobate, se face numai pe baza de acte justificative, intocmite in conformitate cu dispozitiile legale, si numai dupa ce acestea au fost angajate, lichidate si ordonantate. …”

            – Lipsa controlului intern asupra operatiunilor patrimoniale si asupra fazelor executiei bugetare a condus la efectuarea de operatiuni economico-financiare cu incalcarea normelor si reglementarilor in vigoare.

-Modul în care autoritatea contractantă a dimensionat contractele de achiziţii publice nu a fost condiţionata de necesităţi, priorităţi, scopuri şi fondurile pe care le are la dispoziţie într-o anumită perioadă de timp. 

RECOMANDĂRI:

30-Ordonatorul de credite va lua masurile legale pentru ca derularea achizitiilor publice sa fie realizata cu  respectarea principiilor bunei gestionari si administrare corecta si eficienta a bugetului institutiei, in conformitate cu obligatiile asumate prin contractul de management;

31-Institutia, prin reprezentantii sai , va dispune luarea masurilor legale pentru stabilirea marimii si intinderii valorilor estimate ca abateri si recuperarea sumelor reprezentand plati nelegale pentru servicii nepresatate de intretinere aparate aer conditionat si servicii reparatii si intetinere aparate frigorifice , daca este cazul;

32-Ordonatorul de credite va lua masurile legale pentru ca plata tuturor cheltuielilor din bugetul institutiei sa se faca cu parcurgerea celor 3 faze ale executiei bugetare, respective angajarea, lichidarea si ordonantarea de care este direct raspunzator potrivit normelor legale in vigoare;

33-Managerul institutiei, conform atributiilor ce ii revin va asigura organizarea şi asigurarea funcţionalităţii controlului ierarhic si a controlului financiarØ preventiv propriu, în vederea atingerii dezideratului scontat (elaborarea şi dezvoltarea sistemelor de control), respectiv acela de a furniza managementului informaţii asupra eficienţei şi regularităţii activităţii  în cauză.

2.9. Legalitatea incheierii contractelor de achiziţie publica de servicii si a actelor aditionale aferente; acordarea vizei de c.f.p.; Receptia serviciilor, certificarea in privinta realitatii, regularitatii si legalitatii; acordarera vizei „bun de  plata”

CONSTATARE:

  1. Legalitatea incheierii contractelor de achiziţie publica de servicii si a actelor aditionale aferente; acordarea vizei de c.f.p.

Din analiza  contractelor de furnizare servicii de reparatii si intretinere pentru ferestre si usi din PVC incheiate cu furnizorul SC DISTRI COM SRL  derulate in perioada 2009-2017, s-au constat urmatoarele:

-In perioada 01.01.2010-31.12.2016, institutia  a avut un singur contract incheiat cu SC Distri Com SRL in anul 2010, respectiv contractul nr. 78/2012,incheiat pentru perioada 01.11.2012-31.12.2013, pentru suma de 3000 lei/luna.

Pentru perioada 2014-2016, institutia a incheiat acte aditionale de prelungire aplicabilitate perioada contract, respectiv :

–  AA 1/3391/28.02.2013 prin care se majoreaza tariful de la 3000 lei la 4800 lei/luna;

– AA nr.2/1239/0.12.2013 de prelungire contract pentru perioada 01.01.2014 –  31.12.2014;

– AA nr.3/19289/11.12.2014, de prelungire contract pentru perioada 01.01.2015- 31.12.2015;

– AA nr.4/24778/16.12.2015, de prelungire contract pentru perioada 01.01.2016- 31.12.2016.

Contractul si toate actele aditionale aferente au fost incheiate fara existenta necesitatii prestarii serviciului, respectiv fara fundamentarea reala a oportunitatii achizitiei in conditii de economicitate si eficacitate ,fara o asigurare ca repartizarea resurselor financiare s-a facut pe baza unor criterii obiective, fara a fi supuse vizei de control financiar preventiv si fara certificatrea legalitatii din partea compartimentului juridic.

Contractul a fost incheiat pe o perioada de 14 luni, iar  Actele aditionale s-au incheiat pe o perioada de 12 luni, contrar prevederilor legale care permit prelungirea duratei contractului pe o perioada de maxim 4 luni;

II Receptia serviciilor, certificarea in privinta realitatii, regularitatii si legalitatii; acordarera vizei „ bun de plata”

Din analiza Fiselor de cont pentru perioada 01.01.2010-31.12.2016 a furnizorului SC DISTRI COM SRL, se constata urmatoarele:               – Au fost emise si platite facturi pentru perioada in care institutia nu a avut incheiat contract, respectiv perioada 13.12.2010 – 05.11.2012;                – In majoritatea cazurilor lucrarile si serviciile prestate nu contin anexe cu specificatiile tehnice a lucrarilor efectuate (devize de executie, situatii de lucrari, proces verbal de receptie, de montare de punere in functiune, etc.), nu au fost receptionate de personalul de specialitate din cadrul institutiei sau de catre membrii comisiei de receptie constituite prin Decizia nr. 19/09.01.2014, nu se precizeaza locatia unde s-a efectuat reparatia sau modernizarea (sectia/compartimentul/biroul/serviciul) si nu au fost insotite de documente justificative care sa certifice realitatea prestatiilor efectuate. Exemplu de facturi pentru lucrari de intretinere si reparatii tamplarie termopan – ff 18/ 20.11.2012, 17/ 20.11.2012, 2013010/ 13.08.2013, 2014002/ 15.01.2014, 2015032/ 12.05.2015, 2013072/ 19.11.2013,  2014104/ 14.11.2014,  2014115/ 11.12.2014;               – Se monteaza tamplarie PVC fara a se acorda garantie lucrarilor executate iar in acelasi timp se deconteaza lunar servicii de reparatie a tamplariei PVC, efectuate de SC DISTRI COM SRL, fara a se specifica unde anume se efectueaza aceste reparatii (compartiment, birou, sectie, serviciu etc.) si fara receptia serviciilor de intretinere/reparatii realizate.

– In majoritatea cazurilor, facturile nu poarta viza de certificat in privinta realitatii, regularitatii si legalitatii si viza de „bun de plata „.

– In toate cazurile analizate contractele incheiate nu a fost insotite de PROPUNEREA  DE ANGAJARE a unei cheltuieli si de Angajamentul Bugetar prin care sa fie facuta dovada rezervarii creditelor bugetare aferente cheltuielilor generate de contractele incheiate .

In consecinta, valoarea estimativa a abaterilor de la prevederile legale constatate  este in suma de 285.565,66 lei  lei si reprezinta plati servicii  intretinere usi si ferestre pentru perioada 01.01.2010 – 31.12.2016.

CAUZE:

  1. Incheierea contractelor de achizitie publica / acte aditionale cu durata de derulare care depaseste anul bugetar, precum si neintocmirea Propunerilor de angajare a unei cheltuieli si a angajamentului bugetar, s-au facut cu incalcarea Ordinului nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenta şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale:

“Angajarea cheltuielilor se efectuează în tot cursul exerciţiului bugetar, astfel încât sa existe certitudinea ca bunurile şi serviciile care fac obiectul angajamentelor vor fi livrate, respectiv prestate, şi se vor plati în exerciţiul bugetar respectiv.

    Ordonatorii de credite nu pot angaja cheltuieli într-o perioada în care se ştie ca bunul, lucrarea sau serviciul nu va putea fi executat, receptionat şi plătit pana la data de 31 decembrie a exerciţiului bugetar curent, respectiv ultima zi de plata prevăzută în Programul calendaristic pentru derularea principalelor operaţiuni de încheiere a exerciţiului bugetar, cu excepţia acţiunilor multianuale.”

  1. Nerespectarea prevederilor art.6 alin.(3) lit.d) din Hotararea nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achizitie publica din <LLNK 12006 34180 301 0 45>Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii – cu privire la prelungirea contractului initial prin act aditional:

“Prelungirea contractului iniţial nu poate depăşi o durata de 4 luni de la data expirării duratei iniţiale de îndeplinire a acestuia”.

  1. Nu au fost respectate prevederile Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenta şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale aprobate prin O.M.F.P. nr. 1.792/2002 cu privire la angajarea cheltuielilor:

……………………………………………………………………………………

Angajarea şi ordonanţarea cheltuielilor se efectuează numai cu viza prealabilă de control financiar preventiv propriu, potrivit dispoziţiilor legale”…………………

  1. Persoanele nominalizate prin decizie interna care exercita controlul de realitate, regularitate si legalitate, nu si-au respectat atributiile in acest sens,respectiv nu a fost aplicata viza, din partea fiecarui compartiment al structurii organizatorice, incalcandu-se prevederile O.M.F.P. nr. 522/ 2003 si nr. 923/2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv:

“Controlul financiar preventiv al operaţiunilor se exercita pe baza actelor si/sau documentelor justificative certificate în privinţa realităţii, regularitatii şi legalităţii, de către conducătorii compartimentelor de specialitate emitente. Operaţiunile ce privesc acte juridice prin care se angajează patrimonial entitatea publica se supun controlului financiar preventiv după avizarea lor de către compartimentele de specialitate juridică şi financiar-contabila”

  1. Nu au fost respectate prevederile Ordinului MFP 1792/2002 referitor la faza de lichidare a cheltuielilor in care se arata ca “documentele care atesta bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sau din care reies obligaţii de plata certe se vizează pentru “Bun de plata” de ordonatorul de credite sau de persoana delegată cu aceste atribuţii”.
  2. Nu au fost intocmite procese verbale de receptie care sa justifice prestarea serviciilor, contrar prevederilor Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenta şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale aprobate prin O.M.F.P.nr.1.792/ 2002 cu privire la lichidarea cheltuielilor:

Este faza în procesul execuţiei bugetare în care se verifica existenta angajamentelor, se determina sau se verifica realitatea sumei datorate, se verifica condiţiile de exigibilitate ale angajamentului legal pe baza documentelor justificative care sa ateste operaţiunile respective.

  …………………………………………………………………………………………………

    Documentele care atesta bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sunt Factura fiscală

………………………………………………………………………………………………………………………. Determinarea sau verificarea existenţei sumei datorate creditorului se efectuează de către persoana împuternicită de ordonatorul de credite, pe baza datelor înscrise în factură şi a documentelor întocmite de comisia de recepţie constituită potrivit legii (Proces-verbal de recepţie – cod 14-2-5, Proces verbal de recepţie provizorie – cod 14-2-5/a, Proces-verbal de punere în funcţiune – cod 14-2-5/b, în cazul mijloacelor fixe, Nota de recepţie şi constatare de diferenţe – cod 14-3-1A, în cazul bunurilor de natura stocurilor, şi alte documente prevăzute de lege, după caz.”).

CONSECINŢE:

– Posibilitatea prejudicierii institutiei prin incheierea unor acte aditionale la contractele de achizitii publice fara existenta prevederilor bugetare;

-In exercitarea controlul financiar preventiv se inregistreaza anumite deficiente care afecteaza buna gestiune financiară prin asigurarea legalităţii, regularităţii, economicităţii, eficacităţii şi eficientei în utilizarea fondurilor publice şi în administrarea patrimoniului public;

-Lipsa evidentei angajamentelor bugetare si legale poate crea posibilitatea depasirii prevederilor bugetare anuale.

– Neasigurarea evidenței contractelor poate conduce atât la urmărirea defectuoasă a modului de realizare cat si la plata si inregistrarea eronata a cheltuielilor.

– Plata facturilor furnizorilor de servicii a fost efectuata fara respectarea fazelor executiei bugetare privind lichidarea si ordonantarea ceea ce a condus la incalcarea normelor legale in care se arata ca(Ordinului MFP 1792/2002):

Nu se poate efectua plata:

    – în cazul în care nu exista credite bugetare deschise si/sau repartizate ori disponibilităţile sunt insuficiente;

    – când nu exista confirmarea serviciului efectuat şi documentele nu sunt vizate pentru “Bun de plata”;

    – când beneficiarul nu este cel fata de care instituţia are obligaţii;

    – când nu exista viza de control financiar preventiv propriu pe ordonanţarea de plata şi nici autorizarea prevăzută de lege”.

– Plata  cheltuielilor fara documente justificative s-a facut cu incalcarea

art.54 din Legea nr. 273/ 2006 privind finanţele publice locale:

………………………………………………………………………………………………….

(5) Instrumentele de plata trebuie sa fie insotite de documentele justificative. Aceste documente trebuie sa certifice exactitatea sumelor de plata, receptia bunurilor, executarea serviciilor si altele asemenea, conform angajamentelor legale incheiate. Instrumentele de plata se semneaza de catre contabil si seful compartimentului financiar-contabil.

    (6) Efectuarea platilor, in limita creditelor bugetare aprobate, se face numai pe baza de acte justificative, intocmite in conformitate cu dispozitiile legale, si numai dupa ce acestea au fost angajate, lichidate si ordonantate. …”  

– Datorită neorganizării corespunzătoare a controlului intern, nu s-a urmărit respectarea principiilor de economicitate, eficacitate şi eficienţă în utilizarea fondurilor, fiind facute nejustificat cheltuieli,  fără realizarea unor analize de necesitate, oportunitate şi legalitate; 

RECOMANDĂRI:

34-Ordonatorul de credite va lua masurile legale pentru ca derularea achizitiilor publice sa fie realizata cu  respectarea principiilor bunei gestionari si administrare corecta si eficienta a bugetului institutiei, in conformitate cu obligatiile asumate prin contractul de management.

35-Ordonatorul de credite va lua masurile legale pentru ca plata tuturor cheltuielilor din bugetul institutiei sa se faca cu parcurgerea celor 3 faze ale executiei bugetare, respective angajarea, lichidarea si ordonantarea si numai dupa avizarea documentelor de „bun de plata”, avand in vedere ca este direct raspunzator de respectarea normelor legale in vigoare.

36-Institutia, prin reprezentantii sai legali, va lua masurile legale pentru analiza si recuperarea sumei de 285.565,66 lei ;  platile au fost  efectuate fara ca instrumentele de plata sa fie insotite de documente justificative ; suma s-a constatata ca si posibila abatere de la prevederile legale pentru perioada 01.01.2010-31.12.2016 in cadrul derularii contractelor de prestari de servicii intretinere si reparatii usi si ferestre PVC.

37-Organizarea conform legii a controlului intern şi luarea măsurilor reale de implementare a normelor proprii de control intern, precum şi acordarea atenţiei şi importanţei cuvenite activităţilor de control intern şi audit intern, a căror misiune este de a identifica, diminua sau elimina riscurile privind proasta gestionare a resurselor şi a patrimoniului, includerea cu prioritate în programele compartimentelor de audit intern, a unor misiuni privind activitatea financiar–contabilă;

2.10.Respectarea prevederilor legale privind atribuirea si derularea contractelor de achizitie publica privind serviciile de reparatii si intretinere a echipamentului medical COMPUTER TOMOGRAF OPTIMA 520Angajarea, lichidarea, ordonantarea si plata cheltuielilor, confirmarea legalitatii platii, mentiunea ”bun de plata si efectuarea receptiilor serviciilor prestate  

CONSTATAREA:               

In urma misiunii  de audit public intern efectuata la Spitalul Judetean de Urgenta Deva, s-a analizat derularea contractelor incheiate cu SC GENERAL ELECTRIC MEDICAL SYSTEMS ROMANIA SRL si platile efectuate catre acest beneficiar in perioada 01.04.2016-30.06.2017, constatandu-se urmatoarele:

A.   Derularea contractelor incheiate cu SC GENERAL ELECTRIC MEDICAL SYSTEMS ROMANIA SRL privind serviciile de reparatii si intretinere a echipamentului medical COMPUTER TOMOGRAF OPTIMA 520:                Pentru serviciile de reparatii si intretinere a echipamentului medical COMPUTER TOMOGRAF OPTIMA 520 din cadrul sectiei Radiologie si Imagistica Medicala s-a incheiat Acordul cadru de furnizare nr. 33/07.03.2016 pentru o perioada de 24 luni (07.03.2016 – 07.03.2018), la un pret unitar al serviciilor de 4.385,50 lei/luna fara TVA. Promitentul furnizor se obliga ca serviciile furnizate sa respecte cel putin calitatea prevazuta in propunerea tehnica, anexa la prezentul acord – cadru.

In propunerea tehnica se prezinta serviciile oferite si anume:“-inspectie preventiva de mentenanta trimestriala, inspectie tehnica de reparative de cate ori este nevoie pe durata acordului cadru, interventie in maxim 24 ore de la solicitare. Activitatea de service are ca scop remedierea de catre Prestator a defectiunilor accidentale si imprevizibile si se desfasoara in functie de constatrile reviziilor periodice sau la solicitarea Achizitorului …….; 

-prestatorul va executa verificari tehnice conform procedurii fabricantului echipamentului, la sediul achizitorului, finalizate prin teste, reglaje si demonstarerea functionarii in parametric normali a acestora, cu intocmirea unui raport scris semnat de executant si de reprezentantii achizitorului, ….. cheltuielile cu manopera si deplasarea specialistilor fiind incluse in tariful lunar de service;

confirmarea executiei operatiunilor de intretinere si verificarilor tehnice periodice sau reparatiilor se va face prin semnarea unei Fise de intretinere si verificare periodica a aparatului, ce va fi obligatoriu semnat de catre autoritatea contractanta, care are dreptul de a face propriile mentiuni pe marginea acestui raport;”

In baza Acordului – cadru s-au incheiat 2 contracte subsecvente si anume:

1.        Contract subsecvent nr. 1/07.03.2016 – servicii de reparatii si intretinere a echipamentului medical COMPUTER TOMOGRAF OPTIMA 520, pentru o perioada de 10 luni, pana la 31.12.2016, avand o valoarea lunara a abonamentului de 5.265 lei cu TVA. Prestatiile se executa pe baza unui abonament lunar platit de beneficiar, pentru interventiile planificate in luna respectiva, precum si pentru interventiile de reparatii executate in luna respectiva. Prestatiile vor fi executate de catre Prestator in conformitate cu Planificarea mentenantei –Anexa 2, la locul in care se afla instalat aparatul/echipamentul medical, …. si este urmata de intocmirea unui Proces verbal de service/intretinere si reparatii –Anexa 3, potrivit art. 3.1. din contract.

2.        Contract subsecvent nr. 2/03.01.2017 – servicii de reparatii si intretinere a echipamentului medical COMPUTER TOMOGRAF OPTIMA 520, pentru o perioada de 12 luni, pana la 31.12.2017, avand o valoarea lunara a abonamentului de 5.221,13 lei cu TVA. Prestatiile se executa pe baza unui abonament lunar platit de beneficiar, pentru interventiile planificate in luna respectiva, precum si pentru interventiile de reparatii executate in luna respectiva. Prestatiile vor fi executate de catre Prestator in conformitate cu Planificarea mentenantei –Anexa 2, la locul in care se afla instalat aparatul/echipamentul medical, …. si este urmata de intocmirea unui Proces verbal de service/intretinere si reparatii –Anexa 3, potrivit art. 3.1. din contract.

In perioada 06.04.2016-30.06.2017, SC GENERAL ELECTRIC MEDICAL SYSTEMS ROMANIA SRL a facturat servicii de reparatii si intretinere a echipamentului medical COMPUTER TOMOGRAF OPTIMA 520 in valoare de 83.976,81 lei, din care institutia a platit suma de 68.313,39 lei cu toate ca facturile nu sunt insotite de documente justificative prevazute de contractele incheiate.

Exemple:

– Cu ordinul de plata nr. 4824/26.08.2016 s-a platit suma de 5.265 lei, cu mentiunea ”F 673757/06.04.2016”, factura care lipseste, fiind insotit doar de Ordonantarea de plata nr. 1974/24.08.2016;

-Facturile fiscale nr. 673801/22.04.2016 (5.265 lei), nr. 0673890/23.05.2016 (5.265 lei), nr. 0674182/21.09.2016 (5.265 lei), nr. 0674265/21.10.2016 (5.265 lei), nr. 0674686/27.03.2017 (15.663,41 lei) si nr. 0674855/26.05.2017 (5.221,14 lei) au fost platite fara a fi insotite de Procese verbale de service/intretinere si reparatii –Anexa 3, conform prevederilor contractuale si nici de confirmarea executiei operatiunilor de intretinere si verificarilor tehnice periodice sau reparatiilor se va face prin semnarea unei Fise de intretinere si verificare periodica a aparatului, ce va fi obligatoriu semnat de catre autoritatea contractanta conform propunerii tehnice a SC GENERAL ELECTRIC MEDICAL SYSTEMS ROMANIA SRL, anexa a Acordului cadru de furnizare nr. 33/07.03.2016;

Facturile fiscale nr. 0673953/21.06.2016 (5.265 lei), nr. 0674350/22.11.2016 (5.265 lei), nr. 0674441/20.12.2016 (5.265 lei), nr. 0674769/27.04.2017 (5.221,14 lei) sin r. 0674962/26.06.2017 (5.221,14 lei) sunt insotite de un deviz in care se face precizarea ca “…. in luna …. nu au fost evenimente care sa conduca la interventia unui inginer pentru echipamentul  ….”, contrar prevederilor propunerii tehnice, unde se prevede ca: “prestatorul va executa verificari tehnice conform procedurii fabricantului echipamentului, la sediul achizitorului, …. “ 

Datorita acestor deficiente, estimam ca autoritatea contractanta a decontat  servicii nereale   in perioada 2016 – 2017 in  suma de 68.313,39  lei fara ca facturile emise de  SC GENERAL ELECTRIC MEDICAL SYSTEMS ROMANIA SRL sa fie insotite de documente  care sa certifice realitatea prestatiilor;

B.               Achizitia de piese de schimb de la SC GENERAL ELECTRIC MEDICAL SYSTEMS ROMANIA SRL – SOLARIX 350 TUBE FOR BS SELECT pentru COMPUTER TOMOGRAF OPTIMA 520:

Prin contractul de furnizare produse nr. 97/11.11.2013 se achizitioneaza de la SC MEDIST IMAGING &POC SRL un COMPUTER TOMOGRAF OPTIMA 520. Potrivit art. 10.2 alin (3) a contractului “primele doua tuburi se vor achizitiona la ½ din pretul de catalog”.              

Cu adresa nr. 7282/31.10.2016 a SC GENERAL ELECTRIC MEDICAL SYSTEMS ROMANIA SRL, se aduc precizari referitoare la interventia efectuata in data de 28.10.2016 de angajatul firmei pentru inlocuirea unor piese de schimb necesare funtionarii COMPUTER TOMOGRAF OPTIMA 520 si se aduce la cunostinta spitalului ca in urma verificarii secventei de pornire si circuitului de inalta tensiune a rezultat ca tubul RX ar fi defect. Oferta de pret pentru tubul RX este la un pret de 232.120,00 lei fara TVA.

In data de 01.11.2016, cu adresa nr. 7295, SC GENERAL ELECTRIC MEDICAL SYSTEMS ROMANIA SRL depune oferta de pret pentru un tub RX – SOLARIX 350 TUBE FOR BS SELECT – la un pret de 156.364,14 lei fara TVA.                Prin referatul de necesitate nr. 22480/14.11.2016, se aproba achizitia unui TUB RX pentru COMPUTER TOMOGRAF OPTIMA 520 la o valoare estimata de 156.364,14 lei fara TVA.

Se achizitioneaza de SJU Deva aceasta piesa prin factura nr. 0674503/25.01.2017 la pretul de 156.364,14 lei fara TVA, valoare totala de 186.073,33 lei, fara a se tine cont de prevederile contractului de achizitie nr. 97/11.11.2013, care prevedea ca ”primele doua tuburi se vor achizitiona la ½ din pretul de catalog.              

Avand in vedere oferta SC GENERAL ELECTRIC MEDICAL SYSTEMS ROMANIA SRL din data de 31.10.2016, unde se precizeza ca pretul pentru tubul RX este de 232.120,00 lei fara TVA, in opinia auditorilor pretul de achizitiei al primului tub RX trebuia sa fie de 116.060 lei fara TVA.

Fata de cele prezentate consideram ca tubul RX achizitionat de spital prin factura nr. 0674503/25.01.2017 este cu 40.304,14 lei fara TVA ( suma cu TVA = 47.961,93 lei) mai mare decat cel prevazut in clauzele contractuale de achizitiei a COMPUTER TOMOGRAF OPTIMA 520. 

Datorita acestor deficiente, estimam ca autoritatea contractanta a achizitionat tubul RX la o valoare mai mare cu 47.961,93 lei decat cel prevazut in clauzele contractuale de achizitiei a COMPUTER TOMOGRAF OPTIMA 520. 

CAUZE:

-Parcurgerea necorespunzatoare a fazelor de angajare, lichidare, ordonantare si plata a cheltuielilor, in cadrul carora trebuie verificata realitatea operatiunilor ce stau la baza efectuarii cheltuielilor, prin incalcarea prevederilor O.M.F.P.nr.1792/2002:

2)Lichidarea cheltuielilor – este faza în procesul execuţiei bugetare în care se verifica existenta angajamentelor, se determina sau se verifica realitatea sumei datorate, se verifica condiţiile de exigibilitate ale angajamentului legal pe baza documentelor justificative care sa ateste operaţiunile respective.     Documentele care atesta bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sunt Factura fiscală (cod 14-4-10/A) sau Factura (cod 14-4-10/aA) cuprinse în anexa nr. 1A “Catalogul formularelor tipizate, comune pe economie, cu regim special de tipărire, inseriere şi numerotare, privind activitatea financiară şi contabila” la <LLNK 11997   831 20 301   0 33>Hotărârea Guvernului nr. 831/1997 pentru aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiară şi contabila şi a normelor metodologice privind întocmirea şi utilizarea acestora, sau alte formulare ori documente cu regim special, aprobate potrivit legii.

    Determinarea sau verificarea existenţei sumei datorate creditorului se efectuează de către persoana împuternicită de ordonatorul de credite, pe baza datelor înscrise în factură şi a documentelor întocmite de comisia de recepţie constituită potrivit legii (Proces-verbal de recepţie – cod 14-2-5, Procesverbal de recepţie provizorie – cod 14-2-5/a, Proces-verbal de punere în funcţiune – cod 14-2-5/b, în cazul mijloacelor fixe, Nota de recepţie şi constatare de diferenţe – cod 14-3-1A, în cazul bunurilor de natura stocurilor, şi alte documente prevăzute de lege, după caz.)

…….documentele care atesta bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sau din care reies obligaţii de plata certe se vizează pentru “Bun de plata” de ordonatorul de credite sau de persoana delegată cu aceste atribuţii”. 

  1. Ordonanţarea cheltuielilor

  Este faza în procesul execuţiei bugetare în care se confirma ca livrările de bunuri au fost efectuate sau alte creanţe au fost verificate şi ca plata poate fi realizată. ………………………………………………………………………………………………

Ordonanţarea de plata va fi însoţită de documentele justificative în original şi va purta viza persoanelor autorizate din compartimentele de specialitate, care sa confirme corectitudinea sumelor de plata, livrarea şi receptionarea bunurilor, executarea lucrărilor şi prestarea serviciilor, existenta unui alt titlu care sa justifice plata, precum si, după caz, înregistrarea bunurilor în gestiunea instituţiei şi în contabilitatea acesteia”.

  1. Plata cheltuielilor

Nu se poate efectua plata:

    – în cazul în care nu exista credite bugetare deschise si/sau repartizate ori disponibilităţile sunt insuficiente;

    – când nu exista confirmarea serviciului efectuat şi documentele nu sunt vizate pentru “Bun de plata”;

    – când beneficiarul nu este cel fata de care instituţia are obligaţii;

    – când nu exista viza de control financiar preventiv propriu pe ordonanţarea de plata şi nici autorizarea prevăzută de lege”.

– Incalcarea  art.54 din Legea nr. 273/ 2006 privind finanţele publice locale:

“(1) In procesul executiei bugetare, cheltuielile bugetare parcurg urmatoarele faze: angajament, lichidare, ordonantare, plata.

    (2) Executia bugetara la orase, municipii, sectoarele municipiului Bucuresti, judete si municipiul Bucuresti se bazeaza pe principiul separarii atributiilor persoanelor care au calitatea de ordonator de credite de atributiile persoanelor care au calitatea de contabil.

    (3) Operatiunile specifice angajarii, lichidarii si ordonantarii cheltuielilor sunt in competenta ordonatorilor de credite si se efectueaza pe baza avizelor compartimentelor de specialitate ale institutiilor publice.

    (4) Plata cheltuielilor este asigurata de seful compartimentului financiar-contabil, in limita fondurilor disponibile.

    (5) Instrumentele de plata trebuie sa fie insotite de documentele justificative. Aceste documente trebuie sa certifice exactitatea sumelor de plata, receptia bunurilor, executarea serviciilor si altele asemenea, conform angajamentelor legale incheiate. Instrumentele de plata se semneaza de catre contabil si seful compartimentului financiar-contabil.

    (6) Efectuarea platilor, in limita creditelor bugetare aprobate, se face numai pe baza de acte justificative, intocmite in conformitate cu dispozitiile legale, si numai dupa ce acestea au fost angajate, lichidate si ordonantate lipsa controlului intern asupra operatiunilor patrimoniale si asupra fazelor executiei bugetare a condus la efectuarea de operatiuni economico-financiare cu incalcarea normelor si reglementarilor in vigoare.”

 

CONSECINTE:               

-Angajarea, ordonanțarea si plata  a sumei de 68.313,39  lei  reprezentând contravaloarea unor servicii de reparatii si intretinere a echipamentului medical COMPUTER TOMOGRAF OPTIMA 520 in perioada 2016-30.06.2017 fără prezentarea documenteleor  justificative care să certifice realitatea serviciilor  executate reprezinta cheltuieli neeficiente;

-Angajarea sumei pentru achizitionarea tubului RX la o valoare mai mare cu 47.961,93 lei decat cea prevazuta in clauzele contractuale de achizitiei a COMPUTER TOMOGRAF OPTIMA 520 reprezinta cheltuieli neeconomice;

-Lipsa controlului intern asupra operatiunilor patrimoniale si asupra fazelor executiei bugetare a condus la efectuarea de operatiuni economico-financiare cu incalcarea normelor si reglementarilor in vigoare.

RECOMANDARI:

            38-Ordonatorul de credite va lua masurile legale pentru ca plata  cheltuielilor din bugetul institutiei sa se faca cu parcurgerea celor 3 faze ale executiei bugetare, respectiv angajarea, lichidarea si ordonantarea de care este direct raspunzator potrivit normelor legale in vigoare, a contractului de management si a Regulamentului de Organizare si Functionare;

39-Conducatorul entitatii va dispune luarea masurilor legale pentru remedierea deficientelor constatate, stabilirea marimii si intinderii valorilor estimate de auditori ca abateri si recuperarea sumelor reprezentand plati nelegale pentru servicii prestate fara documente justificative, daca este cazul.

3.11. Legalitatea incheierii contractelor de achiziţie publica de lucrari de reparatii curente efectuate la Centrala Termina a SJU Deva si la PC Termic Ilia

Receptia lucrarilor, certificarea in privinta realitatii, regularitatii si legalitatii; acordarera vizei „bun de  plata”

CONSTATARE:

In perioada auditata s-a constatat ca institutia a efectuat cheltuieli pentru reparatia centralelor termice astfel:

  1. Lucrari reparatii curente efectuate la Centrala Termica –SJU Deva

TOTAL lucrari decontate = 220.703,56 lei din care:

-SC MIRAMON PREST SRL –ff 293/24.05.2012=67.990,50 lei –plata in 29.05.2012;

-SC MIRAMON PREST SRL –ff 1/21.01.2014=6.334,78 lei –plata in 26.02.2014;

-SC ROBOMET SRL –ff 269/20.06.2014=13.640,00 lei –plata in 29.07.2014;

-SC ELECTROSYST PROSERV SRL –ff 76/25.11.2014=68.200,00 lei-plata in 23.12.2014;

-SC ELECTROSYST PROSERV SRL –ff 76/25.11.2014=68.200,00 lei-plata in 23.12.2014;

-SC ELECTROSYST PROSERV SRL –ff 24/15.05.2015=4.522,28 lei-plata in 27.05.2015;

-SC ELECTROSYST PROSERV SRL –ff 41/03.07.2015=60.016,00 lei-plata in 30.09.2015, 14.10.2015, 16.11.2015, 18.12.2015 si 29.12.2015;

In anul 2014, prin adresa nr. 14593/20.09.2013 seful de atelier solicita achizitia unui nou cazan deoarece cel existent are o vechime de 30 ani si a fost avizat de ISCIR doar pentru 6 luni. Prin contractul nr. 17740/13.11.2014 incheiat cu SC ELECTROSYST PROSERV SRL se efectueaza lucrari de modernizare a cazanului cu abur ABA 2X8 bar in valoare de 68.200 lei. In data de 25.11.2014 sectia centrala termica efectueaza receptia lucrarilor realizate conform facturii nr. 76/25.11.2014.

In data de 27.05.2015 prin ordinul de plata nr. 2938 in valoare de 4.552,28 lei se achita contravaloarea facturii fiscale nr. 24/15.05.2015 emisa de SC ELECTROSYST PROSERV SRL, reprezentand lucrari de reparatie la cazan de abur.

Conform referatului de necesitate nr. 2972/11.02.2015 seful de atelier solicita repararea cazanului de abur 2T. Prin solicitarea nr. 10710/26.05.2015 aprobata de managerul spitalului, seful serviciului administrativ propune inlocuirea cazanului nr. 2. Se emite comanda nr. 1332/27.05.2015 catre SC ELECTROSYST PROSERV SRL, prin care se solicita reparatia unui cazan in valoare de 120.000 lei. Furnizorul emite factura fiscala nr. 41/03.07.2015 in valoare de 60.016 lei, factura neinsotita de documente justificative, avand inscrisa explicatia “Reparatie cazan transa 1”.

Din verificarea pe teren (faptica), echipa de audit a constatat ca in curtea spitalului exista un cazan de abur care nu a fost montat in centrala termica. Din discutiile purtate cu seful serviciului administrativ a reiesit ca acest cazan a fost achizitionat in anul 2015 si nu a fost utilizat pana in prezent.

In contabilitatea institutiei cazanul aflat in curtea institutiei nu este inregistrat si nu se poate identifica ca mijloc fix, in anii precedenti inregistrandu-se cheltuieli cu reparatii curente.

In consecinta, valoarea estimativa a abaterii constatate de la prevederile legale este de 220.703,56 lei  lei si reprezinta plati reparatii curente nereceptionate si neidentificate in perioada 2012 – 2015 precum si bunuri detinute fara a fi inregistrate in patrimoniu.

  1. Lucrari reparatii curente efectuate la PT Ilia –SJU Deva

TOTAL LUCRARI decontate = 34.994,87 lei din care:

-SC MIRAMON PREST SRL –ff 421/20.11.2013=15.000,01 lei –plata in 11.12.2013;

-SC MIRAMON PREST SRL –ff  2/21.01.2014=19.994,86 lei –plata in 31.01.2014;

Prin contractul de comodat –imprumut folosinta nr. 424/26.02.2013, Primaria Comunei Ilia pune la dispozitia SJU Deva spatiul situat in Ilia, str. T.Vladimirescu, nr. 1 in suprafata de 297 mp, in folosinta gratuita, pe intreaga durata de functionare a Unitatii de primire a Urgentelor Ilia.

In anul 2013 si 2014 institutia efectueaza reparatii curente la cazanul de combustibil solid 50kw de la punctul termic Ilia, in valoare totala de 34.994,87 lei, desi in contractul de comodat nu se face nicio referire ca s-ar fi predat SJU Deva si punctul termic.

Din devizul anexa la factura nr. 2/21.01.2014 precum si din pozitia nr. 2 inscrisa pe factura emisa de SC MIRAMON PREST SRL se constata ca se achizitioneaza un cazan de otel combustibil solid pentru Punctul Termic Ilia in valoare de 6.666,66 lei. Cazanul achizitionat de institutie nu a fost evidentiat in contabilitate ca un mijloc fix, inregistrarea facandu-se direct pe cheltuieli in contul de reparatii curente. Nu s-a efectuat receptia lucrarilor de reparatii curente si nici receptia mijlocului fix, in aceste conditii plata facturii s-a facut fara respectarea prevederilor legale privind lichidarea cheltuielilor.

In consecinta, valoarea estimativa a abaterilor de la prevederile legale constatate  este in suma de 34.994,87 lei  lei si reprezinta plati reparatii curente pentru perioada 2013 – 2014. 

CAUZE:

-Parcurgerea necorespunzatoare a fazelor de angajare, lichidare, ordonantare si plata a cheltuielilor, in cadrul carora trebuie verificata realitatea operatiunilor ce stau la baza efectuarii cheltuielilor, prin incalcarea prevederilor O.M.F.P.nr.1792/2002:

2)Lichidarea cheltuielilor – este faza în procesul execuţiei bugetare în care se verifica existenta angajamentelor, se determina sau se verifica realitatea sumei datorate, se verifica condiţiile de exigibilitate ale angajamentului legal pe baza documentelor justificative care sa ateste operaţiunile respective. Documentele care atesta bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sunt Factura fiscală (cod 14-4-10/A) sau Factura (cod 14-4-10/aA) cuprinse în anexa nr. 1A “Catalogul formularelor tipizate, comune pe economie, cu regim special de tipărire, inseriere şi numerotare, privind activitatea financiară şi contabila” la <LLNK 11997   831 20 301   0 33>Hotărârea Guvernului nr. 831/1997 pentru aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiară şi contabila şi a normelor metodologice privind întocmirea şi utilizarea acestora, sau alte formulare ori documente cu regim special, aprobate potrivit legii.

    Determinarea sau verificarea existenţei sumei datorate creditorului se efectuează de către persoana împuternicită de ordonatorul de credite, pe baza datelor înscrise în factură şi a documentelor întocmite de comisia de recepţie constituită potrivit legii (Proces-verbal de recepţie – cod 14-2-5, Procesverbal de recepţie provizorie – cod 14-2-5/a, Proces-verbal de punere în funcţiune – cod 14-2-5/b, în cazul mijloacelor fixe, Nota de recepţie şi constatare de diferenţe – cod 14-3-1A, în cazul bunurilor de natura stocurilor, şi alte documente prevăzute de lege, după caz.)

…….documentele care atesta bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sau din care reies obligaţii de plata certe se vizează pentru “Bun de plata” de ordonatorul de credite sau de persoana delegată cu aceste atribuţii”.

  1. Ordonanţarea cheltuielilor

  Este faza în procesul execuţiei bugetare în care se confirma ca livrările de bunuri au fost efectuate sau alte creanţe au fost verificate şi ca plata poate fi realizată. ………………………………………………………………………………………………

Ordonanţarea de plata va fi însoţită de documentele justificative în original şi va purta viza persoanelor autorizate din compartimentele de specialitate, care sa confirme corectitudinea sumelor de plata, livrarea şi receptionarea bunurilor, executarea lucrărilor şi prestarea serviciilor, existenta unui alt titlu care sa justifice plata, precum si, după caz, înregistrarea bunurilor în gestiunea instituţiei şi în contabilitatea acesteia”.

  1. Plata cheltuielilor

Nu se poate efectua plata:

    – în cazul în care nu exista credite bugetare deschise si/sau repartizate ori disponibilităţile sunt insuficiente;

    – când nu exista confirmarea serviciului efectuat şi documentele nu sunt vizate pentru “Bun de plata”;

    – când beneficiarul nu este cel fata de care instituţia are obligaţii;

    – când nu exista viza de control financiar preventiv propriu pe ordonanţarea de plata şi nici autorizarea prevăzută de lege”.

 

– Incalcarea  art.54 din Legea nr. 273/ 2006 privind finanţele publice locale:

“(1) In procesul executiei bugetare, cheltuielile bugetare parcurg urmatoarele faze: angajament, lichidare, ordonantare, plata…………….

    (3) Operatiunile specifice angajarii, lichidarii si ordonantarii cheltuielilor sunt in competenta ordonatorilor de credite si se efectueaza pe baza avizelor compartimentelor de specialitate ale institutiilor publice.

    (4) Plata cheltuielilor este asigurata de seful compartimentului financiar-contabil, in limita fondurilor disponibile.

    (5) Instrumentele de plata trebuie sa fie insotite de documentele justificative. Aceste documente trebuie sa certifice exactitatea sumelor de plata, receptia bunurilor, executarea serviciilor si altele asemenea, conform angajamentelor legale incheiate. Instrumentele de plata se semneaza de catre contabil si seful compartimentului financiar-contabil.

    (6) Efectuarea platilor, in limita creditelor bugetare aprobate, se face numai pe baza de acte justificative, intocmite in conformitate cu dispozitiile legale, si numai dupa ce acestea au fost angajate, lichidate si ordonantate lipsa controlului intern asupra operatiunilor patrimoniale si asupra fazelor executiei bugetare a condus la efectuarea de operatiuni economico-financiare cu incalcarea normelor si reglementarilor in vigoare.”

– Prin exercitarea defectuoasa a controlului financiar preventiv, au fost incalcate prevederile O.M.F.P. nr. 522/ 2003 si nr. 923/2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv:

“Controlul financiar preventiv al operaţiunilor se exercita pe baza actelor si/sau documentelor justificative certificate în privinţa realităţii, regularitatii şi legalităţii, de către conducătorii compartimentelor de specialitate emitente. Operaţiunile ce privesc acte juridice prin care se angajează patrimonial entitatea publica se supun controlului financiar preventiv după avizarea lor de către compartimentele de specialitate juridică şi financiar-contabila”;

 

-Nerespectarea prevederilor legale care la art.10 din Ordonanta nr.119/1999 privind auditul intern si controlul financiar preventiv prevede ca:

Viza de control financiar preventiv propriu se exercită prin semnătura persoanelor în drept, competente în acest sens potrivit prezentei ordonanţe, şi prin aplicarea de către acestea a sigiliului personal şi atestă îndeplinirea condiţiilor legale, a regularităţii şi încadrării în limitele creditelor bugetare sau creditelor de angajament aprobate, după caz, a proiectelor de operaţiuni supuse aprobării ordonatorului de credite.” 

CONSECINŢE:

– In exercitarea controlul financiar preventiv se inregistreaza anumite disfunctionalitati care afecteaza buna gestiune financiară prin asigurarea legalităţii, regularităţii, economicităţii, eficacităţii şi eficientei în utilizarea fondurilor publice şi în administrarea patrimoniului public;

– Datorită exercitarii necorespunzătoare a controlului ierarhic, nu s-a urmărit respectarea principiilor de economicitate, eficacitate şi eficienţă în utilizarea fondurilor institutiei, fiind facute nejustificat cheltuieli, in lipsa realizarii unor analize de necesitate, oportunitate şi legalitate.

 RECOMANDĂRI:

40-Ordonatorul de credite va lua masurile legale pentru ca plata tuturor cheltuielilor din bugetul institutiei sa se faca cu parcurgerea celor 3 faze ale executiei bugetare, respectiv angajarea, lichidarea si ordonantarea si numai dupa avizarea documentelor de „bun de plata”, avand in vedere ca este direct raspunzator de respectarea normelor legale in vigoare.

41-Conducatorul entitatii va dispune luarea masurilor legale pentru remedierea deficientelor constatate, stabilirea marimii si intinderii valorilor estimate de auditori ca abateri si recuperarea sumelor reprezentand plati nelegale pentru reparatiile prestate fara documente justificative, daca este cazul.

42-Directorul financiar contabil va proceda la inventarierea tuturor lucrarilor incadrate la art. 20.02 reparatii curente, efectuate in perioada 2012- 2017 care au drept scop modernizari, amenajari, reparatii capitale si achizitii de mijloace fixe, pentru a proceda la inregistrarea in contabilitatea institutiei, in conturile corespunzatoare a tuturor achizitiilor de mijloace fixe si lucrarilor de reparatii capitale, modernizari etc. efectuate la activele fixe corporale precum si recalcularea amortizarii aferente.

2.12. Respectarea prevederilor legale privind angajarea, lichidarea, ordonantarea si plata cheltuielilor, confirmarea legalitatii platii, mentiunea ”bun de plata” si efectuarea receptiilor bunurilor/lucrarilor/serviciilor prestate; acordarea vizei de c.f.p.  

CONSTATAREA:              

In urma analizei contractelor de achizitie incheiate de institutie s-a constatat ca pentru achizitia de bunuri, lucrari si servicii destinate Serviciului de medicina legala, institutia a fost reprezentata de seful serviciului, cu toate ca nu avea calitatea de ordonator de credite si nici delegare de atributii de la ordonatorul de credite, pentru acest scop.

A.In perioada 01.01.2009-30.06.2017 serviciile de telefonie au fost furnizate de VODAFONE ROMANIA SA in conformitate cu clauzele cuprinse in contractele incheiate si semnate in numele institutiei de dr.Dan Marculescu Ovidiu – sef serviciu Medicina Legala, astfel:

-act aditional nr. 2/02.07.2010 la contract nr. POS 1902333/28.12.2004;

-contractul nr.4620185/02.06.2016.

In baza contractului nr. 4620185/02.06.2016 s-au achizitionat subventionat urmatoarele echipamente:

-telefon Samsung Galaxy S7 32 GB 4 G negru – 2 buc,

-telefon Microsoft Lumia 650 negru – 3 buc.,

-telefon Samsung Galaxy S6 32 GB auriu – 1 buc,

-telefon Samsung Galaxy TAB A 9 7 16GB 4 G – 3 buc.

Din totalul de 9 aparate intrate, institutia a receptionat –NIR nr.109472, 109473 si 109474/ 07.10.2016 – si inregistrat in evidenta contabila un numar de 3 telefoane Samsung Galaxi  S7 32 GB in valoare totala de 3014,84 lei, diferenta de 6 telefoane nefiind  inregistrata in patrimoniu.

In perioada mentionata institutia a efectuat plati generate de aceste contracte/acte aditionale in valoare totala de 182.232,71 lei.

Referitor la aceste contracte de servicii am constatat ca:

-institutia nu a fundamentat si cuprins in PAAP pentru anii 2009 – 2017 valoarea tuturor serviciilor, cu toate ca existai elaborate proceduri operationale in acest sens;

-atribuirea contractelor cu furnizorii de servicii s-a facut fara nici o procedura de atribuire, incalcandu-se principiul transparentei si a tratamentului egal,

-contractul de servicii incheiat pentru Serviciul de medicina legala a fost semnat de catre seful serviciului, cu toate ca nu avea calitatea de ordonator de credite; semnarea contractului s-a facut fara existenta avizului de legalitate de la compartimentul juridic si fara avizul favorabil din partea serviciului financiar-contabilitate pentru disponibilitatea fondurilor;

  1. In anul 2010 s-a incheiat si semnat in numele SJU Deva de seful Serviciului de Medicina Legala-dr.Dan Marculescu Ovidiu –contractul nr. 6344/20.08.2010, furnizor SC UNITECH COMPUTER SRL, obiectul contractului fiind achizitia unui sistem de supraveghere video si securitate la Morga Deva, in valoare totala de 19.980,00 lei.

Propunerea de angajare a unei cheltuieli si angajamentul bugetar s-au facut din art. 20.01.30 – Cheltuieli cu bunuri si servicii; ambele documente poarta vizat de cfp si aprobarea ordonatorul de credite desi contractul este semnat de ”Dan Marculescu -Cumparator”.

Factura de achizitie nr. 137211/20.08.2010 in valoare de 19.980,00 lei, reprezentand sistem de supraveghere video si securitate, s-a inregistrat in contabilitate in contul 628 “Alte cheltuieli cu servicii executate de terti”, desi a fost achizitionat un mijloc fix.

  1. In anul 2011 SJU Deva – Serviciul Medicina legala in calitate de beneficiar incheie contractul de lucrari fara numar cu furnizorul SC DAN CONSTRUCT 2005 SRL la o valoare de 6.590,86 lei fara TVA,obiectul contractului fiind:

-prestari servicii cf deviz de lucrari –lucrari suplimentare- lucrari electrice, glafuri interioare si exterioare la ferestre, montare radiatoare fonta etc. si avand  termen de executie 11 zile incapand cu data de 25.02.2011; contractul a fost semnat si incheiat de Marculescu Dan –sef serviciu – serviciu aflat in subordinea SJU Deva, fara personalitate juridica.

Propunerea de angajare a unei cheltuieli si angajamentul bugetar s-au facut din art. 20.02– Reparatii curente; ambele documente au fost vizate de c.f.p. si aprobate de ordonatorul de credite desi contractul a fost semnat de ”Dan Marculescu -Beneficiar”.

Factura nr. 9/10.03.2011 in valoare totala de 8.172,67 lei, reprezentand contravaloarea lucrarilor efectuate la SJML a fost platita cu toate ca lucrarile respective nu au fost  receptionate de comisia de receptie.

In consecinta, valoarea estimativa a abaterilor de la prevederile legale constatate  este in suma de 210.385,38 lei  lei si reprezinta plati de  servicii, bunuri si lucrari efectuate in perioada 01.01.2009 – 30.06.2017.

CAUZE:

            -Au fost incalcate principiile stipulate de OUG nr.34/2006, care stau la baza atribuirii contractelor  de achizitii publice, respectiv:

  1. a) nediscriminarea;
  2. b) tratamentul egal;
  3. c) recunoasterea reciproca;
  4. d) transparenta;
  5. e) proportionalitatea;
  6. f) eficienţa utilizării fondurilor.

-Neaplicarea Procedurii operationale privind achizitiile publice- achizitia directă  (PO-BA-018), conform căreia : “Achizitia directă este organizată, initiată si derulată numai în baza Programului anual de achizitii publice si a unui document justificativ (Notă de fundamentare privind necesitatea si oportunitatea achizitiei) transmis către BA de Serviciile si cabinetele medicale, Compartimentele, Birourile si Serviciile din cadrul Spitalului Judetean de Urgentă Deva.”(neutilizarea formularelor Anexa nr.2-4 la PO-BA-01           –

-Nu s-au respectat principiile unei bune gestiuni financiare,  in special ale economiei si eficientei cheltuielilor, cu incalcarea prevederilorOrdinului nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea,ordonantarea si plata cheltuielilor institutiilor publice, precum siorganizarea, evidenta si raportarea angajamentelor bugetare si legale:

Operatiunile specifice angajarii, lichidarii si ordonantarii cheltuielilor sunt in competenta ordonatorilor de credite si se efectueaza pe baza propunerilorcompartimentelor de specialitate ale institutiei publice….    

 In toate actele juridice prin care se contracteaza o datorie a statului rezultata din contractarea unor imprumuturi interne sau externe sau o datorie rezultata dintr-un contract, comanda etc. trebuie sa se faca mentiuni cu privire la institutia care are prevazute in buget creditele aferente angajamentului respectiv si subdiviziunea bugetara la care sunt prevazute acestea si de la care urmeaza sa se faca plata. Sarcina inscrierii datelor respective revine compartimentelor de specialitate care elaboreaza proiectele angajamentelor legale.

    Inainte de a angaja si a utiliza creditele bugetare, respectiv inainte de a lua orice masura care ar produce o cheltuiala, ordonatorii de credite trebuie sa se asigure ca masura luata respecta principiile unei bune gestiuni financiare, ale unui management financiar sanatos, in special ale economiei si eficientei cheltuielilor”.

-Institutia detine bunuri neevaluate si neinregistrate in patrimoniu contrar prevederilor O.M.F.P. nr.1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea si conducerea contabilitatii institutiilor publice, Planul de conturi pentru institutiile publice si instructiunile de aplicare a acestuia, in care se arata:

“2.8. Reguli generale de evaluare

  1. a) Evaluarea la data intrarii in institutia publica

    La data intrarii in patrimoniu bunurile se evalueaza si se inregistreaza in contabilitate la valoarea de intrare, denumita valoare contabila (costul istoric), care se stabileste astfel:

   – la cost de achizitie – pentru bunurile procurate cu titlu oneros;

   – la cost de productie – pentru bunurile produse in institutie;

   – la valoarea justa – pentru bunurile obtinute cu titlu gratuit”.

CONSECINTE:

           – prin neînscrierea in Programul anual al achiziţiilor publice a unor achiziţii de servicii si neintocmirea referatelor de necesitate, fundamentate şi/sau aprobate, informaţiile furnizate de PAAP nu sunt adecvate si corecte, ceea ce conduce la  necunoasterea reala a volumului necesitatilor, luarea de decizii necorespunzătoare sau incapacitatea de a lua decizii în timp util;

-plati efectuate din bugetul institutiei, in perioada 01.01.2009 – 30.06.2017, pentru contracte amintite,  fara indeplinirea conditiilor de legalitate si regularitate .

  RECOMANDARI:

43-Managerul institutiei, potrivit atributiilor ce ii revin, va dispune compartimentului de specialitate –juridic- initierea masurilor care se impun in vederea recuperararii cheltuielilor efectuate in mod nejustificat  si nelegal in perioada 01.01.2009-30.06.2017.

44-Directorul financiar contabil va lua masuri in vederea evaluarii, receptionarii si inregistrarii in patrimoniu a aparatelor primite ca subventie, conform  clauzelor contractuale inscrise in contractul nr. 4620185/02.06.2016 .

2.13. Exactitatea şi realitatea datelor reflectate în situaţiile financiare;

Obligatiile patrimoniale generate de derularea contractelor incheiate

CONSTATARE:

In perioada auditatat, s-a constatat ca unitatea nu a respectat prevederilor legii privind finanţele publice locale cu privire la obligaţiile de raportare şi publicare a gradului de îndatorare a unităţii;

Astfel, in perioada 2009-2017, la nivelul institutiei au existat obligaţii de plată comerciale neraportate ca restante sub 90 de zile si mai mari de 90 zile  provenite din facturi privind achizitii de bunuri, lucrări, servicii, restante care nu au fost raportate prin situaţiile financiare şi anexele la acestea;

În bugetul de venituri şi cheltuieli al unităţii nu sunt prevăzute distinct creditele bugetare destinate stingerii plăţilor restante la finele anului anterior celui pentru care se întocmeşte bugetul, fiind constatate abateri de la dispoziţiile Legii nr. 273/2006 privind finanţele publice locale;

In acest sens, exemplificam :

In cursul anului  2010, s-au identificat restante mai mici de 90 zile in valoare de 1.452.529,34 lei si restante mai mari de 90 zile in valoare de 1.238.932,18 lei.

In cursul anului 2011, s-au identificat restante mai mici de 90 zile in valoare de 87.814,53 lei si restante mai mari de 90 zile in valoare de 77.715,66 lei.

La sfarsitul anului 2013, au fost identificate restante mai mici de 90 zile in valoare de 1.568.381,41 lei si restante mai mari de 90 zile in valoare de 142.475,52 lei.

La sfarsitul anului 2014, s-au identificat restante mai mici de 90 zile in valoare de 503.537,12 lei si restante mai mari de 90 zile in valoare de 221.072,86 lei.

La sfarsitul anului 2015, s-au identificat restante mai mici de 90 zile in valoare de 2.517.777,04 lei si restante mai mari de 90 zile in valoare de 206.105,40  lei.

La sfarsitul anului 2016, s-au identificat restante mai mici de 90 zile in valoare de 2.460.053,69 lei  si restante mai mari de 90 zile in valoare de 237.257,64 lei.

La data de 07.08.2017 institutia avea restante mai mari de 90 zile in valoare de 1.662.929,16 lei.

Aceste constatari sunt prezentate in Fisa de lucru –„Facturi restante la data de 07.08.2017 „si Fisa de lucru –Facturi restante in perioada 2009-31.12.2016” 

CAUZE:

Cauza principală a producerii acestor abateri o reprezinta insuficienta preocupare pentru asigurarea acurateţei datelor prezentate în situaţiile financiare;   în majoritatea cazurilor, managementul financiar nu este guvernat de buna gestiune economico-financiară, concluzie susţinută de faptul că bugetele de venituri şi cheltuieli, întocmite in anii 2009-2017 ca prim element al asigurării unei administrări eficiente, economice şi eficace a patrimoniului public şi privat al institutiei,  nu au fost proiectate şi elaborate prin analize temeinice, bazate pe date certe, atât din punct de vedere al resurselor financiare, cât şi din punct de vedere al necesităţilor reale ale unitatii;  afirmaţia este susţinută de  modificările frecvente ale prevederilor iniţiale  si de faptul ca nici intr-un an din perioada auditata, nu au fost  prevăzute distinct credite bugetare destinate stingerii plăţilor restante de la finele anului anterior celui pentru care se întocmeşte bugetul.

Abaterile de mai sus se datorează  neaplicarii  corespunzătoare a prevederilor Legii nr. 273 din 29 iunie 2006  privind finanţele publice locale, potrivit careia :

Art. 4^1 Măsuri pentru eliminarea arieratelor

  (1) În termen de 30 de zile calendaristice de la aprobarea bugetelor prevăzute la art. 1 alin. (2), precum şi de la aprobarea rectificărilor bugetare, ordonatorii de credite au obligaţia de a notifica prestatorilor, executanţilor şi furnizorilor cu care au încheiate contracte valoarea maximă în limita căreia se pot executa lucrări, presta servicii şi livra bunuri, valoare calculată ca diferenţă dintre creditele bugetare şi sumele aferente plăţilor restante.

  (2) Ordonatorii de credite au obligaţia de a întocmi şi de a actualiza, după caz, împreună cu prestatorii, executanţii şi furnizorii, graficele de execuţie/livrare atât fizice, cât şi valorice, anexe la contracte, aferente anului bugetar, în funcţie de valoarea maximă calculată conform alin. (1).

  (3) Se interzice ordonatorilor de credite recepţionarea de servicii, lucrări şi produse peste valoarea maximă calculată şi notificată conform alin. (1).”

………………………………………………………………………………………………..

            „Art 14 Reguli bugetare 

………………………………………………………………………………………………..

alin (6) La elaborarea bugetelor prevăzute la art. 1 alin. (2), ordonatorii de credite şi autorităţile deliberative au obligaţia să prevadă distinct credite bugetare destinate stingerii plăţilor restante la finele anului anterior celui pentru care se întocmeşte bugetul ;

……………………………………………………………………………………………..

  (8) Ordonatorii de credite au obligaţia ca în execuţia bugetelor prevăzute la art. 1 alin. (2) să asigure achitarea plăţilor restante prevăzute la alin. (6), precum şi a plăţilor restante rezultate în cursul anului curent. Ordonatorii de credite pot face noi angajamente legale, în limita prevederilor bugetare aprobate, numai după stingerea plăţilor restante înregistrate la finele anului anterior, respectiv a arieratelor din execuţia anului curent, cu excepţia celor provenite din neacordarea sumelor cuvenite conform contractelor de finanţare a proiectelor derulate prin programe naţionale.”

………………………………………………………………………………………….

               „Art 49  Principii în execuţia bugetară

…………………………………………………………………………………………………

  (13^1) Ordonatorii principali de credite ai bugetelor locale au obligaţia raportării, până cel târziu la data de 6 a fiecărei luni, către direcţiile generale ale finanţelor publice judeţene, respectiv Direcţia Generală a Finanţelor Publice a Municipiului Bucureşti a situaţiei plăţilor restante înregistrate la nivelul bugetului general al unităţilor/subdiviziunilor administrativ-teritoriale, la finele lunii precedente. În situaţia plăţilor restante se evidenţiază distinct plăţile restante provenite din activitatea instituţiilor publice finanţate integral din venituri proprii, din neacordarea sumelor cuvenite la care s-au angajat instituţiile publice din administraţia publică centrală prin semnarea contractelor de finanţare a proiectelor derulate prin programe naţionale şi cele determinate de implementarea proiectelor ce beneficiază de fonduri externe nerambursabile care nu se iau în considerare la aplicarea prevederilor alin. (13^2)-      (13^7). La situaţia plăţilor restante înregistrate la nivelul bugetului general al unităţilor/subdiviziunilor administrativ-teritoriale se anexează situaţia plăţilor restante pe fiecare instituţie publică de subordonare locală, finanţată integral din venituri proprii. Metodologia privind raportarea plăţilor restante se aprobă prin ordin al ministrului finanţelor publice.

………………………………………………………………………………………………….

       (13^2) Ordonatorii de credite ai bugetelor locale ale unităţilor/ subdiviziunilor administrativ-teritoriale care înregistrează arierate au obligaţia să diminueze lunar volumul acestora cu cel puţin 5%, calculat la soldul lunii anterioare.

…………………………………………………………………………………………………

  (13^8) Ordonatorii de credite ai instituţiilor publice de subordonare locală, finanţate integral din venituri proprii, care înregistrează arierate au obligaţia să diminueze lunar volumul acestora cu cel puţin 3%, calculat la soldul lunii anterioare, potrivit situaţiilor prezentate conform alin. (13^1) pentru fiecare instituţie în parte.

  (13^9) În cazul nerespectării prevederilor alin. (13^1) şi (13^8), unităţile teritoriale ale Trezoreriei Statului au obligaţia să nu opereze plăţi din conturile instituţiilor publice de subordonare locală, finanţate integral din venituri proprii, cu excepţia plăţilor pentru achitarea drepturilor salariale şi a contribuţiilor aferente acestora, respectiv pentru stingerea arieratelor, precum şi a plăţilor efectuate pentru implementarea programelor naţionale de sănătate…………….” 

               Situatia mentionata este generata de organizarea necorespunzatoare a evidentei operativ-curente a facturilor aflate in sold, evidenta care nu a asigurat furnizarea reala a informatiilor economice.  

CONSECINŢE:

Consecintele economico-financiare ale abaterilor de mai sus constau in reflectarea eronata prin bilant a datoriilor, situațiile financiare intocmite nerespectand principiile legalității și regularității, nu oferă o imagine fidelă a poziției financiare, a performanței financiare și a celerlalte informații referitoare la activitatea desfășurată de entitate

Neraportarea restantelor conform Legii 273/2006 si nediminuarea lunara a volumului  acestora cu cel puţin 3%, conduc la deficienţe și abateri în utilizarea fondurilor institutiei .

Organizarea defectuoasa a contabilitatii poate afecta eficienta si eficacitatea operatiunilor, respectarea regulilor si regulamentelor, protejarea bunurilor, prevenirea si descoperirea fraudelor.

Neorganizarea la nivelul unităţii a circuitului documentelor, care să asigure înregistrarea în contabilitate a tuturor operaţiunilor patrimoniale sau a modificărilor acestora, pe bază de documente justificative, în conformitate cu prevederile legale, coroborată cu exercitarea formală a controlului financiar preventiv propriu asupra acestor operaţiuni, precum si neorganizarea  activităţii de controlul intern, sau exercitarea defectuoasă a acestuia a condus la  neregulile financiare . 

RECOMANDĂRI:

45-Managerul institutiei va dispune măsuri concrete de înlăturare a neregulilor financiar contabile constatate precum și implementarea procedurilor de control ierarhic, astfel încât să se certifice că situaţiile financiare cuprind date reale, certe, sunt solide şi au fost întocmite cu respectarea prevederilor legale în domeniu;

            46-Elaborarea procedurilor scrise privind derularea activităţii financiar contabile si a procedurilor de control intern din care sa rezulte atribuirea responsabilitatilor personalului din structura organizatorica a institutiei;

47-Directorul financiar contabil va lua masuri in vederea realizarii unui control permanent al soldului furnizorilor, pentru a se identifica volumul acestora,  pentru a se stabili termenele de plata reale ale tuturor facturilor existente si neplatite, precum si  raportarea eventualelor restante conform prevederilor legale.

48-Directorul financiar contabil  va lua masuri pentru monitorizarea constantă a tuturor datoriilor unitatii, stabilirea si raportarea datoriilor restante în conformitate cu legislaţia aplicabilă,  plata acestora conform clauzelor contractuale pentru evitarea aparitiei arieratelor precum si întărirea controlului cheltuielilor prin care să se urmărească economicitatea, eficacitatea şi eficienţa utilizării fondurilor alocate pentru finanţarea acestora.

2.14. Modul de inregistrare in evidenta contabila a drepturilor si obligatiilor patrimoniale generate de derularea contractelor incheiate;

Nerespectarea principiului inregistrii  cronologice si sistematice a documentelor justificative.

Plati fara documente care sa justifice necesitatea si oportunitatea cheltuielilor efectuate.

CONSTATARE:

In urma verificarii documentelor financiar –contabile din perioada 2009-2017, echipa de auditori a constatat abateri de la respectarea principiilor contabile care au afectat calitatea gestiunii economico-financiare a patrimoniului.

  • Astfel, s-a constatat existenta unor facturi  inregistrate in evidenta tehnico-operativa in moment diferit de cel in care s-a prestat serviciul sau s-a ahizitionat produsul, iar in contabilitate nu s-au inregistrat in mod cronologic. De asemenea,  receptia produselor achizitionate ( reactivi, materiale sanitare) s-a facut la o data diferita de data intrarii produselor in magazia unitatii , denaturandu-se in acest fel realitatea stocurilor si implicit realitatea  datoriilor unitatii . Spre exemplu :
  • In anul 2017 au fost inregistrate in contabilitate facturi emise in anul 2014 si anul 2016:

-factura nr.246 din 30.10.2014 emisa de SC Drager Medical SRL in valoare de 9920 lei a fost inregistrata in contabilitatea unitatii in data de 15.05.2017;

-factura  nr.6327 din 08.12.2016 emisa de SC Steril Romania SRL in valoare de 8070 lei a fost inregistrata in contabilitatea unitatii in data de 31.05.2017;

-factura  nr.14581 din 18.10.2016 emisa de SC Coramed MP  SRL in valoare de 3195 lei a fost inregistrata in contabilitatea unitatii in data de 20.03.2017;

-in luna februarie 2017 au fost inregistrate si receptionate facturi emise de SC T&T Eurogrup SRL din lunile aprilie,august,septembrie si octombrie 2016 , facturi in valoare totala de 371189,55 lei.

   -In anul 2016 :

-factura nr.673890 din 23.05.2016, emisa de General Electric a fost inregistrata in data de 09.12.2016; – –factura nr.674441 din 20.12.2016 emisa de General Electric a fost inregistrata in data  19.01.2017;

-factura nr.1459 din 25.05.2016, emisa de Lazar Company SRL a fost inregistrata in data de 27.09.2016;

              -In anul 2012 :

-factura nr.1334 din 21.12.2011, emisa de Full Build SRL a fost inregistrata in luna martie 2012;

  -In anul 2011 :

-factura nr. 22404 din 16.11.2010, emisa de Bivaria Grup SRL a fost inregistrata in luna ianuarie 2011; – -factura nr. 1152901695 din 23.08.2011 a fost inregistrata in luna septembrie 2011;

-factura nr.1909 din data de 11.08.2010 emisa de CJAM Deva a fost inregistrata in luna martie 2011;

   -In anul 2010 :

-factura nr. 92083 din 30.06.2010, emisa de Optim Sig Instal SRL a fost inregistrata in luna iulie 2010;

-In anul 2009:

-factura nr. 750957 din 23.12.2008, emisa de Fresenius Kabi Romania SRL a fost inregistrata in luna ianuarie 2009;

-factura nr. 6359717 din 30.12.2008, emisa de Fildas Trading SRL a fost inregistrata in luna ianuarie 2009;

-factura nr. 5700 din 27.11.2008, emisa de Crio 2 SRL a fost inregistrata in luna ianuarie 2009

Toate aceste aspecte sunt prezentate pe larg in Anexa nr___ „Situatia facturilor neinregistrate cronologic in perioada 2009-2017”.

  • S-au identificat facturi de servicii care nu au fost inregistrate in contabilitatea unitatii:

Exemple : -factura nr 2399 din data de 02.03.2016 emisa de T&T Eurogrup SRL, in valoare de 2085,06 lei;

-factura nr.116 din 28.02.2017 emisa de CJAM in valoare de 536,06 lei;

-factura din 24.08.2016 emisa de General Electric in valoare de 5265 lei ;

-facturile nr. 196,197,198,199,200 si 201 emise de CJAM nu au fost inregistrate in contabilitate si nu au fost gasite documentele originale. Documentele au fost identificate in baza inregistrarilor din registrul de intrari –iesiri unde se regasesc sub numerele 6536 – 6541 din data de 31.03.2017 .  La data auditului facturile nu sunt inregistrate in contabilitate.

  • In perioada 2009-2017 s-au facut plati de bunuri si servicii desi nu indeplineau conditiile de legalitate si regularitate aplicabile categoriei de operatiuni din care fac parte.

Aspectul este prezentat in  “Fisa de lucru-Plati facturi bunuri si servicii 01.01.2009-30.06.2017” Anexa nr.__ , astfel:

-din  documentele auditate s-a constatat ca in majoritatea cazurilor , facturile emise de furnizorii de bunuri si servicii au fost platite fara a fi insotite de documente justificative din care sa rezulte ca bunurile au fost livrate, serviciile prestate ;

-in unele situatii contravaloarea facturilor de bunuri si servicii a fost platita fara a fi “Certificate in privinta realitatii, regularitatii si legalitatii” de către compartimentele de specialitate emitente si fara semnatura si mentiunea “Bun de plata”, prin care se atesta ca serviciul a fost efectuat corespunzator de către furnizor şi ca toate poziţiile din factura au fost verificate;

Exemple :-factura nr. 1089 din 17.06.2010 emisa de CJAM in valoare de 35000 lei nu are document legal care sa dovedeasca ca serviciul a fost prestat, nu are viza de “Certificat in privinta realitatii, regularitatii si legalitatii”;

-factura nr. 9 din 10.03.2011 emisa de SC Dan Construct 2005 SRL in valoare de 8172,67 lei, nu a fost vizata de CRLL, nu a fost insotita de documente justificative care sa ateste prerstarea serviciului, iar contractul s-a semnat de un sef de serviciu si nu de catre ordonatorul de credite; de asemenea contractul incheiat nu are viza de legalitate de la oficiul juridic  si nici de control financiar preventiv;

-factura nr. 188 din 13.12.2011 emisa de Asociatia Conativ Sectia Alis Unitate Protejata in valoare de 1991,50 lei reprezentand jaluzele verticale, nu a fost insotita de Nota de constatare si receptie, nu a fost  certificata in privinta realitatii si regularitatii si nici  de „bun de plata” de catre ordonatorul de credite; 

CAUZE:

Cauza principală a producerii acestor abateri o reprezintă nepreocuparea personalului cu atribuţii în domeniu, corelată cu necunoaşterea reglementărilor legale în domeniul financiar-contabil sau interpretarea eronată a acestora. Chiar dacă la nivelul institutiei au fost achiziţionate/implementate aplicaţii informatice pentru evidenţa financiar-contabilă, s-a constatat frecvent că acestea nu sunt exploatate în mod corespunzător, ca urmare a lipsei de interes a personalului desemnat cu utilizarea lor.

Abaterile de mai sus se datorează si neaplicarii  corespunzătoare a prevederilor Legii contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare și ale Ordinului Ministerului Finanțelor Publice nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea şi conducerea contabilităţii instituţiilor publice, cât şi ale Planului de conturi pentru instituţiile publice şi instrucţiunile de aplicare a acestuia, de către salariații cu atributii financiar contabile, dar  și lipsei de interes a directorului financiar contabil în ceea ce privește organizarea și conducerea contabilității.

Nu au fost respectate prevederile Legii nr. 82/1991, Legea contabilitatii: “Contabilitatea este o activitate specializata in masurarea, evaluarea, cunoasterea, gestiunea si controlul activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, precum si a rezultatelor obtinute din activitatea persoanelor prevazute la art. 1. În acest scop, contabilitatea trebuie sa asigure inregistrarea cronologica si sistematica, prelucrarea, publicarea si pastrarea informatiilor cu privire la pozitia financiara, performanta financiara si alte informatii referitoare la activitatea desfasurata, atat pentru cerintele interne ale acestora, cat si in relatiile cu investitorii prezenti si potentiali, creditorii financiari si comerciali, clientii, institutiile publice si alti utilizatori.

…………………………………………………………………………………………………

Orice operatiune economico-financiara efectuata se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ.

Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate, dupa caz.”

Nu au fost respectate prevederile OMFP 1917/20015 privind organizarea şi conducerea contabilităţii instituţiilor publice, planul de conturi pentru instituţii publice şi instrucţiunile de aplicare a acestuia:

”Deţinerea, cu orice titlu, de bunuri materiale, titluri de valoare, numerar şi alte drepturi şi obligaţii, precum şi efectuarea de operaţiuni economice, fără să fie înregistrate în contabilitate, constituie contravenţii la Legea contabilităţii, dacă nu sunt săvârşite în astfel de condiţii încât, potrivit legii, să fie considerate infracţiuni.

Instituţiile publice consemnează operaţiunile economico-financiare în momentul efectuării lor în documente justificative pe baza cărora se fac înregistrări în jurnale, fişe şi alte documente contabile după caz.”

Inexistenta oricarei forme de control la nivelul institutiei si in special al controlului legalitatii-justetei documentelor, principiul con­form caruia este necesar sa se respecte prevederile tuturor actelor normative. Acest control urmareste ca documentele sa fie intocmite cu respectarea normelor legale privind disciplina financiara, in acest scop continutul documentelor justificative se confrunta cu prevederile legale in vigoare si se stabileste concordanta dintre ele. Baza juridica a acestui control o constituie legile, hotararile de guvern, ordinele si instructiunile, alte materiale care servesc drept criteriu pentru stabilirea legalitatii si justetei operatiilor efectuate si a actiunilor personalului si pentru descoperirea eventualelor abateri in activitate. 

CONSECINŢE:

Prin neinregistrarea  cronologica si sistematica a documentelor finciar-contabile, sistemul de documente si evidenta,  sursa principala de informatii pentru controlul activitatii economico-fmanciare nu are posibilitatea asigurarii operative a informatiilor economico-financiare necesare managementului, ordonatorul de credite primeste informatii eronate  cu privire la la execuţia bugetelor de venituri şi cheltuieli, rezultatul execuţiei bugetare, patrimoniul aflat în administrare, rezultatul patrimonial (economic), costul programelor aprobate prin buget;

Operatiuni neconforme si fara documente justificative evidentiate in conturile contabile;

Datorită neînregistrării cronologice în contabilitate a operaţiunilor economico- financiare, care afectează patrimoniul entităţii, nu se poate urmări, în orice moment, identificarea şi controlul acestora;

Plata facturilor furnizorilor de bunuri si servicii fara respectarea fazelor executiei bugetare privind angajarea, lichidarea si ordonantarea poate conduce la neasigurarea surselor de finantare si depasirea prevederilor bugetare aprobate;           

RECOMANDĂRI:

49-Elaborarea/actualizarea procedurilor scrise privind derularea activităţii financiar contabile, parte a procedurilor de control intern, astfel incat din acestea sa rezulte atribuirea responsabilitatilor personalului din structura organizatorica a institutiei;

50-Corectarea evidenței contabile în ceea ce privește operațiunile neînregistrate sau înregistrate eronat, în condițiile legii; întocmirea situațiilor financiare astfel încât acestea să reflecte real și fidel patrimoniul instituției, cu respectarea prevederilor legale;

51-Directorul financiar contabil va proceda la realizarea controlului ierarhic asupra activitatii de elaborare a balanțelor de verificare lunare, a raportărilor financiare trimestriale și anuale urmarind permanent ca acestea să se facă cu respectarea  prevederile legale în vigoare;

52-Ordonatorul de credite va lua masurile legale pentru ca plata tuturor cheltuielilor din

bugetul institutiei sa se faca cu parcurgerea celor 3 faze ale executiei bugetare, respectiv angajarea, lichidarea si ordonantarea de care este direct raspunzator potrivit normelor legale in vigoare, a contractului de management si a Regulamentului de Organizare si Functionare. 

III. CONCLUZII : 

Pe baza analizelor si evaluarilor efectuate, apreciem ca sistemul de control intern/managerial de la nivelul institutiei este unul  DE IMBUNATATIT, si prezentam grila de evaluare a obiectivelor auditate:

 

Nr.

Crt.

 

OBIECTIVUL

                    APRECIERE
FUNCTIONAL          DE

INBUNATATIT

CRITIC

 

1. Atribuirea si derularea contractelor de achizitie publica X
2. Inregistrarea achizitiilor in contabilitate X
3. Platile si cheltuielile efectuate prin virament sau numerar X
4. Constituirea si raportarea creantelor si datoriilor X
5. Urmarirea si incasarea creantelor X
6. Inregistrarea in contabilitate a creantelor. X

 

 

Evaluarea are la baza constatarile si recomandarile auditului intern, apreciate ca fiind realiste si posibil de implementat in practica. 

Prezentul raport de audit public intern exceptional cu nr. 13852/04.10.2017 a fost intocmit in baza listei centralizatoare a obiectivelor auditabile, a constatarilor efectuate in faza de colectare si prelucrare a informatiilor si in baza documentelor justificative prezentate si cercetate. Toate constatarile  efectuate se sprijina pe documente si anexe intocmite pe care se bazeaza sustinerile. Anexele nr.1- 7  fac parte integranta din prezentul raport. 

Structura auditata are obligatia sa intocmeasca Programul de actiune si Calendarul implementarii recomandarilor, cu scopul implementarii recomandarilor la termenele stabilite  si sa le prezinte Serviciului de audit public intern din cadrul Consiliului Judetean Hunedoara, in termen de 15  zile de la data primirii raportului.

 

Auditori,

 

Plesa Mastici Octavia Gabriela 

Popa Andreea Carmen

4 răspunsuri

  1. Si daca din 2009, astia trecuti in raport, ‘haladuiau” ca pe mosia proprie, cine o sa ia masuri impotriva lor, acum?
    Oare chiar nu au stiut institutiile abilitate ce se intampla in spital?Greu de crezut!
    Cine i-a protejat si aparat pana acum, o sa o faca si in continuare!!!

  2. Pingback: Până la urmă, s-a putut! - Hunedoara Libera

  3. Interesant a trecut și alte controale pe la SJH , și mult mai competente ca așa zisa comisie de la CJH și a fost bine.
    Aici apar interesele politice locale ce ziceți domnule Președinte al CJH (ce incompetenți urmați sa puneți la conducerea SJH) Trăiască Corupția .
    Asta este Tara Noastră. Păcat.

  4. Sa vedem cine o sa faca un raport de audit cu privire la haosul, neregulile si abuzurile pe care la fac astia care se afla acum la conducerea spitalului?!
    Dar spitalul nu a avut un departament de control intern care sa sesizeze neregulile si jaful care s-au petrecut in anii mentionati? De ce s-au ascuns toate astea, de ce nu au fost luate masuri si nu au fost sanctionati cei vinovati, cine au fost beneficiarii acestor fraude,….., de ce se incearca si acum, trecerea sub tacere a acestor abuzuri?
    Cum o sa justifice conducerea CJ HD haosul creat prin numirile aberante in functii importante din cadrul spitalului a unor persoane complet iresponsabile?
    Si raportul prezentat e doar o parte din ceea ce s-ar putea numi: “Cum sa prabusesti un spital judetean cu sprijinul autoritatilor”!

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile necesare sunt marcate *

*

Inapoi Sus